浅谈电力企业档案管理中存在的问题及对策.doc

1、浅谈电力企业档案管理中存在的问题及对策摘要：作为企业生产经营活动的原始记录和原始凭证，档案管理是电力企业管理工作中不可或缺的组成部分，具有非常重要的作用。目前我国电力企业的档案管理还存在着许多问题。文章具体分析了电力企业档案管理中存在的问题，并针对性地提出了相关解决措施。 关键词：电力企业；档案管理；问题；对策 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 引言： 档案管理作为电力企业经营管理工作中的一个重要环节，对企业的发展有着重要的影响。随着电力行业的飞速发展和电力改革的不断深入，企业档案的管理工作出现了一些新的特点及变化。因此，如何有效开展电力企业档案管理工作就具有重要的现实意义，该

2、文从电力企业档案管理的重要性入手，分析当前存在的一些主要问题，并在此基础上提出相应的对策，以便能更好的为电力企业的建设与发展提供优质服务。 1.电力企业档案管理的重要性 电力企业档案管理是电力企业管理工作的基础部分和重要环节，对电力企业经济建设与发展具有十分重要的影响，是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。作为企业生产经营活动的原始记录和原始凭证，电力企业档案包含着许多内容，涉及到方方面面，范围广、门类多、信息容量大，是电力行业发展过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同载体形式的历史记录。档案是企业成长发展历程的真实写照，涵盖着丰富的科技资源和知识信息，是一笔不可估量的财富。

3、这些珍贵的档案保存得是否完好，直接影响着档案的保管寿命，制约着档案被利用的效果。因此，面对目前电力企业档案管理存在的问题，与时俱进，抓住机遇，做好电力企业档案保护工作，加快企业档案管理信息化步伐，不断拓展企业档案工作新领域，可为电力企业经济发展提供强有力的信息保障，同时对促进电力行业的发展具有无可替代的重要意义。 2.电力企业档案管理中存在的问题 2.1 规章制度、管理体系不健全，档案利用率低 档案管理工作是一项具有管理性、科学性的工作，需针对本单位实际情况制定一套科学、完整以及可操作性的管理规章制度。虽然目前大多数电力企业已经建立了档案管理制度，但不够健全，在档案的收集、保管、借阅、保密等方

4、面还存在着一些问题，如档案资料收集不全，信息缺失；借阅档案时不履行相关手续，经常有借无还；还有些档案人员随意涂改、销毁甚至出售档案资料，严重违反了档案管理的要求。此外，企业对档案的宣传力度不够，使得相关档案的利用率较低。实际上，档案信息资源的有效利用可以为企业带来巨大的经济效益与社会效益，然而，长期以来，企业一直重“藏”轻“用” ，缺乏有效的宣传，使得企业员工对档案的利用效益知之甚少，信息资源开发不足，造成档案利用率较低。 2.2 档案管理缺乏专业人员和专业部门负责 部分电力企业档案管理人员不懂档案管理，以为档案管理只是简单的收集、分类，人员的专业素质不高、责任心不强；有的电力企业没有设立独立

5、的档案室，有的电力企业甚至用库房兼作档案室。许多企业档案资料的归档和保管不统一，致使一些该保存的资料没有得到保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管，这严重增加了经营成本。有的电力企业档案管理极不规范，随意性强。例如，存在随意涂改现象，越往基层越乱；存在任意抽取档案资料案例的现象。 2.3 档案管理信息化建设滞后 信息化是档案管理工作的发展方向，也是提高档案管理水平的有效途径。目前，由于种种原因造成电力企业档案管理的信息化建设较为滞后，主要表现在以下几个方面：个别企业领导对档案信息化建设认识不够，未把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划，

6、致使档案信息化建设缺乏必要的资金投入；企业档案信息化相关政策、制度、标准不健全，实际开展过程中缺乏具体的措施和依据；很多企业虽配备了相关的数字化硬件设施，但利用率较低，数据录入量有限；对档案信息资源的开发利用不足，未能实现整个企业信息资源的网络共享。 2.4 档案意识不强，归档不及时、不准确 目前，企业员工对档案管理工作缺乏足够的认识，档案意识淡薄，对单位的各项文件、资料不够重视，归档不及时，资料流失、损毁的情况时有发生，文件材料的系统性、完整性、规范性以及准确性也难以得到保证，从而增加了档案收集的难度。此外，由于一些电力企业及职工对中华人民共和国档案法不甚了解，对电力档案也不够重视，存在重安

7、全生产，轻管理的现象，造成档案管理的不规范，经常出现档案材料不完整、数量不齐全的情况，根本无法发挥档案管理的作用，也无法为企业提供优质、高效的服务。 3.做好电力企业档案工作的对策 3.1 建立健全的企业档案管理制度 当前，国家相继出台并制定了中华人民共和国档案法 、 企业档案管理规定 、 工业企业档案分类试行规则等一系列的档案管理法规。企业必须严格按照这些政策法规整理电力企业档案资料，同时根据企业自身实际情况建立和健全电力企业档案管理制度和实施规范，统一标准、统一规范，确保档案工作有章可循、有法可依。同时，还需建立和健全归档工作的约束、激励、监督机制并运用法律和经济等手段有效进行档案管理，着

8、重落实领导责任制，将档案工作纳入电力企业行政领导责任制进行监督，严格执行奖惩制度。 3.2 提高档案管理人员意识 在文件、图纸、资料等转化为档案工作者的活劳动和物化劳动过程中，企业进行了大量人力、物力的投资。但是在企业产权改革中，有些地方对档案资产的管理流于形式，存在着管理不善，使档案资产的开发利用效益没有充分发挥出来。没有认识到档案作为有形资产和无形资产的原始凭证和记录，其本身就是企业资产的组成部分。档案部门必须重宣传、重造势，在积极探索改制企业档案处置工作的同时，加大宣传工作力度，通过新闻媒体，强势宣传推介档案规范管理工作，引起领导的极大关注，赢得社会各界的大力支持和监督，为档案工作的顺利

9、推进创设良好的氛围。 3.3 进一步加强档案信息化建设 计算机和信息技术的快速发展，已经对电力档案管理工作产生了划时代的巨大影响，我们要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些方法和手段进行改革。企业领导要充分认识到企业档案信息化的重要意义，根据需要和可能将其纳入企业信息化建设规划，坚持档案信息化建设与企业信息化建设同步的原则，做到统筹规划，统一安排。档案行政管理部门要加强对企业档案信息化建设的引导，采取分类指导的措施，正确处理循序渐进与整体提升的关系。对于经济效益好、现代化管理水平高的企业，要全面开展档案信息化建设，包括建立健全电子文件的相关管理制度；实现对电子文件、电

10、子档案的全程管理；开展对非电子档案的数字化工作；深入研究档案信息资源的开发利用，建立网络服务系统，实现资源共享。对于经济效益不好的企业可以采取分步实施、逐步推进的方式开展企业档案信息化工作。务求企业档案信息化建设行之有效，真正服务于企业发展。 3.4 加强培训，提高档案管理人员专业素质 电力企业档案工作要发展，必须加强档案人员的业务培训，重视档案人才的教育和培养，激发和调动档案人员的自觉性、积极性，提高档案人员的工作能力。培训的方式因地因人而异，可以现场培训，将培训和实际操作相结合，使档案人员较快地掌握档案工作基本要领。在日益发展的新形势下，要想做好电力企业档案管理工作，必须建立一支有专业知识

11、，有文化素质，政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍，定期培训则是建立高素质档案工作人员队伍的重要途径。通过培训使档案专业人员更加适应信息技术和档案事业的发展，采取积极措施抓好知识更新、引进、消化，适应信息技术的成果，拥有更广博的知识，能用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。只有这些相应人才素质的拥有，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效的实施档案管理现代化工作，为企业服务。 4.结语 总之，当今社会管理方向发展的一大趋势就是信息化，它对档案管理工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。电力企业档案管理应以社会信息化为依托，运用现代先进信息技术，实事求是、与时俱进、开拓创新，尽快早日实现企业档案管理工作信息化、现代化和资源共享，使企业档案工作更好地服务于电力企业的建设和发展。参考文献： 1徐悦红对电力企业档案信息现代化管理及对策的探析J经营管理者，2011， 2于明佳电力设计企业实施档案知识管理的探讨J科技情报开发与经济，2010， 3杜勇电力企业档案管理中存在的问题及对策J企业技术开发，2011，30 4汤津行电力企业档案管理中存在的问题及对策J中国集体经济，2009， （6）：