浅谈基建工程档案信息资源共享.doc

1、浅谈基建工程档案信息资源共享摘要：建筑工程档案是社会和企业不可缺少的重要信息资源，随着我国经济建设的快速发展，城市的基础建设不断扩大，以及计算机网络技术在基建工程管理和档案管理中的应用和普及，使得基建工程档案的管理与应用有了新的发展。文章就基建工程档案信息资源共享的可行性与应注意问题进行分析，并就实现基建工程档案信息资源共享应抓好的工作谈谈自己的观点，以供同仁参考。 关键词：基建档案；信息资源；共享 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 一、前言 近年来，随着信息高速公路的崛起，各种信息在互联网上的交融，已成为信息社会的一种态势，被人们所接受，而档案信息作为社会重要的信息资源形态，

2、逐渐受到到人们的重视，而信息技术在档案领域中的广泛应用，档案数字化、网络化建设的全面推进，给人们提供了网络信息形态中获得档案信息资源的条件。档案管理者的使命也由档案的保管者向档案信息提供者、档案信息导航者逐步过渡，实现档案信息资源共享已指日可待。文章就基建工程档案信息资源共享的可行性与应注意问题进行分析，并就实现基建工程档案信息资源共享应抓好的工作谈谈自己的观点，以供同仁参考。 二、基建工程档案资源共享可行性分析 基建工程档案是指工程建设过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、影像等不同载体的文件材料。在基建工程建设形成的基础资料中，有的具有时效性，既仅在特定的时期内可以使用

3、，比如环境监测、社会经济等，有的则没有时效性，比如水文、气象是长期观测的系列，短期的变化并不明显，而地质条件更是长期比较稳定的。因此，基建工程建设中在相同或相邻地区的后续勘察设计工作完全可以在先前的档案资源中选取可用的基础资料，不仅节省勘察设计的时间，也节省相应的费用，具有共享的需求性。同时，基建工程档案还是城市规划、勘测、设计、施工和企业房屋确权、维权、维修、改建、解决纠纷、宣传教育、修史编志、应对突发事件等方面不可缺乏的重要的依据和凭证，是城建档案的基础，也是企业档案的重要组成部分，具有社会的共享性。随着计算机技术和网络技术在基建工程管理和档案管理中的应用和普及，给人们提供了网络信息形态中

4、获得档案信息资源的条件，基建工程档案信息资源共享指日可待。 三、基建工程档案资源共享应注意的问题 （一）注意知识产权的保护。目前，世界各国纷纷制定各种信息政策和信息法律，以确保信息资源共享的有效进行。而工程设计、建设成果是技术资产，凝聚了技术人员的智慧和才智，特别是有的项目是经过编制人员的辛苦努力和开拓创新获得的成果，是工程建设单位的技术优势和竞争资本，应该作为本单位的知识产权加以保护，不应该轻易地提供给他人。档案管理部门要对包括单位核心技术的档案建立特别的保管、借阅、引用制度，确保本单位的知识产权不受侵害。 （二）注意做好保密工作。严格按照保密法的规定，对涉密工程建设档案实施相应的管理，涉密

5、档案不能上传到网络平台提供给其它单位使用，防治泄密情况的发生。 （三）努力消除档案资源共享的障碍。消除基建工程建设档案资源共享的主要障碍是部门利益和系统管理。我国的基建工程建设单位分别属于不同的系统和部门管理，不同部门和系统之间的技术交流存在诸多障碍，现实共享的前提是合理处理好部门利益，共同为档案资源的社会化服务做出贡献。 （四）建立档案共享信息平台。计算机网络技术的发展，为基建档案软件在基建档案管理中运用提供了技术支撑，基建档案管理网络版可在一个单位内部或多个网络用户的环境下，由不同的角色完成基建档案的整理、鉴定、利用、编研等工作，并通过系统管理的权限设定以及用户身份验证，实现基建档案的信息

6、资源共享。基建档案资源信息网络服务体系应有由基于外网档案资源信息集群化共享服务平台和基于内网的档案管理系统以及内外网联动系统、数据传输设备以及安全应用支撑平台共同构成。基建档案共享平台应能完成不同网络用户的权限配置和身份验证，在支撑基建档案资源信息数据管理、查询服务、数据输出等功能的同时，保证基建档案共享平台数据库电子档案不失密、不泄密，为基建工程档案资源信息提供良好的网络基础。 实现基建工程档案信息资源共享应抓好的工作分析 （一）增强意识，健全基建工程档案信息资源共享的管理体制。随着信息数字化和网络化程度的不断提高，任何信息资源的重复建设都将变得毫无意义。因此，档案工作者应当树立科学的档案信

7、息服务理念，变追求各自信息资源的完备为追求全社会信息保障体系的完备。彻底打破各自为政的局面，加强基建工程档案信息资源建设过程中的联系与合作，把建设高质量、特色化、满足用户多元化利用需求的工程档案信息资源“集合体”作为追求的目标，将分散的工程档案信息资源融入整个社会的信息资源体系之中，提高档案信息资源“共享”水平，促进档案信息资源储备为社会各项事业发展服务。 （二）抓好基建工程档案信息化和社会信息化、电子政务建设结合工作。目前，我国的社会信息化已经初见成效，电子政务建设也全面展开，并且趋近成熟。工程档案信息化既属于社会信息化的重要内容，又和电子政务联系密切，所以“档案信息化建设不仅要紧紧跟上社会

8、信息化和电子政务建设的步伐，而且应该适度超前。对一些关系工程档案工作发展的重要问题要有前瞻性的思考，要适时采取积极对策，如工程档案管理部门如何在信息社会和电子政务环境下提供服务的问题、新型数字载体的保存和保真等问题，都要积极探索，主动开展工作。实现办公自动化(OA)系统与工程档案管理信息系统对接起来，从而达到工程档案信息化与社会信息化、电子政务建设的紧密结合。 （三）抓好统一规划协调，建立基建工程档案信息资源网络共享体系。实现基建工程档案信息资源网络化的基础是要构建统一的档案信息平台，它由各个地区、各企业、各个专业系统的档案信息资源指引库、现行文件中心、电子政务中心为基本组成部分，将这些物理上

9、分散的档案信息资源，逻辑上联系起来组成统一的档案信息资源网。这个网络把分布的系统连成一体，传输文字、图像、声音、影视等多种媒体，提供多种新型信息服务。实现工程档案信息资源的共享，应以档案局网站为龙头，逐步与专业档案网站实现链接，最终构建由龙头网站向下辐射的上下贯通、纵横交错的工程档案信息网络体系。这样就能更有效地提高工程档案的利用率，使基建工程档案资源真正地为经济建设和各企业服务。 （四）提高素质，奠定档案信息资源共享的人才基础。在网络环境下，基建工程档案信息服务的方法、手段与模式都发生了很大变化，计算机技术、通讯技术、网络传输技术已被广泛应用于信息的采集、组织、加工等业务环节，对基建工程档案

10、信息管理人员的知识水平、业务技能等均提出了更高的要求。工程档案信息管理人员面临着知识更新、继续教育以及优胜劣汰的压力与挑战，档案工作者必须建立起危机意识、竞争意识、创新意识和信息意识，通过自主学习、技能培训、检查交流等灵活、有效的途径，不断提高和更新自身的知识结构，掌握先进的网络通讯技术、计算机技术、信息加工处理技术和一定的外语知识，以实现根据工程档案信息的自身特点、结合传统的档案利用工作经验，依托网络环境的优势，与计算机技术人员共同探索解决网络档案信息资源传递、交流、利用的安全性与可靠性问题，积极开展网络环境下的档案信息资源共享机制建设实践。 （五）抓好工程档案安全管理。基建工程档案工作的服

11、务性决定了档案要尽早致力于开发档案信息以便提供利用档案信息，以达到档案信息利用功能的最大化，实现档案信息资源共享。然而共享和安全是一对难以调和的矛盾，在基建工程档案信息开发过程中档案人员必须提高保密意识。认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严密审查、严格管理。同时加强对计算机档案管理系统的管理，确保系统安全。还要进一步完善安全防范措施，除采用身份识别、数据备份、访问控制、防火墙技术处，采取专用核心密码加密系统进行数据加密，在有安全保障的前提下才使有密级的信息在网上安全传输。 结语 总之，当今信息社会，国际互联网热潮冲击着整个世界，对人类社会生活方式、工作形态都带来了极大的影响，人类社会正步入一个利用计算机和网络技术的信息化全新时代。基建工程档案信息资源的共享作为高层次的信息资源模式，为人们所期待。工程档案信息资源共享是一项庞大的系统工程，不仅需要得到社会各方面的支持，更要依托于整个国家信息化水平的提高。 参考文献 1陈炜.档案信息数字化与档案信息资源的开发利用团.科技进步与对策，2006(2):101. 2马长林,宗培岭.档案馆信息化建设探论M.上海:上海社会科学院出版社，2006:116. 3档案基础数据库建设及其对提高数字化档案利用效果的在用.中国档案，2006(11).