1、如何强化医院档案管理提要 医院档案是医院在各种工作和活动中形成的具有保存价值的各种材料，是医院宝贵的无形资产，而强化医院档案管理对于维护医院历史真实面貌、促进医院健康、持续发展具有重要意义。但目前医院档案管理中存在管理体制混乱、标准化建设水平偏低、数据库建设滞后、主管领导及各业务主管部门对档案管理工作认识不够，以及档案管理人才缺乏等问题。针对这些问题，应采取措施强化医院档案管理，以实现医院档案管理的优化与改善。 关键词：医疗；档案；管理；强化 中图分类号：G271 文献标识码：A 收录日期：2013 年 9 月 12 日 医院档案管理是医院各项管理工作重要组成部分之一，对医院的建设与发展具有重
2、要作用。医院档案是医院在各种工作和活动中形成的具有保存价值的文件、簿册、图表、声像等各种门类、各种载体的材料，是医院管理人员和全体医务工作者辛勤劳动和集体智慧的产物，是医院极其宝贵的无形资产。因此，强化医院档案管理工作，对于维护医院历史真实面貌、促进医院健康、持续发展具有重要的现实意义。然而，现代信息技术快捷、高效、准确、便利的优势，深刻地影响着新时期档案管理工作，它不仅给档案管理工作带来了机遇，也使传统的档案工作面临着前所未有的严峻挑战。因此，必须强化医院档案管理工作，使医院档案信息资源发挥最大的效益。 一、目前医院档案管理中存在的主要问题 一是体制的难题。医院档案所需材料由人事科、科教科、
3、护理部、医务部分别收集，各自保管。每个科室按本科室的方法整理利用，但是这些材料都是相互独立、不联通的，条与条、条与块之间的信息不能共享，变成了一个个信息“孤岛” ，收集材料时比较困难，也难以保证信息收集的完整性。 二是标准化建设水平偏低，数据库建设滞后。当前，我国医院档案管理工作还比较薄弱，尚处于逐步建立、完善和提高的阶段，医院档案管理工作缺乏统一的标准和编码。科室都是各自为政，不同科室使用不同的信息系统，从而使档案编码各不相同。由于各科室信息系统的数据标准不同，那么就将导致档案数据无法通过网络进行交换，各个科室之间信息资源不能共享难以满足数据交换与深层次的应用需求“信息孤岛”现象严重。 三是
4、主管领导及各业务主管部门对档案管理工作认识不够。医院长期以来专注与医疗主业有关的各项工作，有意无意忽视了档案管理工作，在实际工作中往往出现档案管理放任自流的情况。领导和业务主管部门对档案管理不够重视，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。 四是档案管理人才问题。人才是档案管理工作的动力，是推动工作的主导力量。经调查显示，医院档案管理人员绝大多数是由医院其他部门的工作人员转过来的，他们的知识背景比较单一。随着档案管理建设的深入开展，现有的专业技术人才无论在数量还是质量上都不能满足需要。目前，我国医院档案管理工作过程中，既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型高水平的专业人才
5、十分缺乏。 二、强化医院档案管理的方法 （一）医院档案管理工作要打造成为“一把手工程” 。只有领导高度重视，亲自决策、亲自推动，才能在人力、物力、财力上得到保障，保证工作顺利进行。为切实加强档案管理工作的组织领导，医院应成立以院长为组长，主管院长为副组长，各相关部门负责人为成员的信息化建设工作领导小组。领导小组结合医院的办院思想和发展战略，制定医院档案管理工作模式，指导档案管理工作的发展和完善。 （二）管理标准要统一。档案管理工作必须坚持“统一标准、统一规范、统一标示、统一接口”的原则，保证档案信息的标准化、规范化和开放性、实用性及安全性。在此基础上，加强各业务系统信息资源的整合和信息公开，促
6、进信息资源共享和信息系统的互联互通。只有统一和规范各业务系统档案管理的标准，才能实现对全院档案的标准化和集成化，从而提高档案管理水平，充分发挥档案的效益。 （三）在面对档案管理专业技术人员问题上，医院管理者要给予必要的重视。对于人才引进、工资福利问题，要提到医院的日常事务上来，从而推动医院的档案管理工作稳定、快速发展。医院档案管理工作必须打造一支技术过硬的人才队伍，可主要通过以下两种方式来实现：一是引进卫生档案学专业的学生。该专业学生既具有医学基础知识和卫生管理理论又具有良好的档案专业理论知识，对医院的档案管理工作而言是基础条件较好的人才，有利于后期培养；二是加强档案管理人员的培训。不论原来所
7、学的是医学专业还是档案专业，都要强调一专多能的终身学习，以岗位培训和继续教育为重点，促进多学科综合交叉全面增长业务管理知识、信息技术知识、数据分析知识、医学科技知识。培育出一批精通档案管理技术和卫生业务的复合型人才。在培养档案管理人才的同时还要营造医院文化氛围，加强医院全体职工的档案管理意识，提高认识水平。 （四）加大资金投入，实现档案管理现代化。目前，有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准；传统的档案管理，采用机械记录和模拟记录的方式记录信息，这种方法已不适应现代社会的快节奏、大容量的要求，并且这种方法还存在费纸、费时、占地等问题；档案管理设备陈旧，管理技术落后，也
8、制约了档案事业的发展。一方面要及时配备档案现代化所必需的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐；另一方面要提高档案保护设备的配备，档案库房管理需要有“七防” （即防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防霉）设施，以维护档案安全。 总之，将档案管理工作纳入医院整体建设的规划和方案，应加强领导、加大投入、提高配备，充分利用计算机进行档案管理，从而进一步提高档案管理工作的效率和质量，实现档案管理的自动化、现代化，不断满足医院长期发展的需要。 主要参考文献： 1史向霞，牛耕.浅析医院档案管理中存在的问题及对策.山东档案，2008.4. 2李伟.档案信息化建设的途径浅析.管理科学，2010. 3程绍发.强化对医院档案的管理.兰台内外，2012.1. 4王凤霞.如何做好医院档案管理工作.黑龙江档案，2012.1. 5付善锋.医院档案管理标准化.中国医学创新，2012.10.
