企业财务集中化实施操作浅谈.doc

1、1企业财务集中化实施操作浅谈随着我国经济发展，一大批企业不断开发新产品，拓展新的市场领域，形成了众多集团型企业。在财务管理方面，许多企业选择采用集中化模式，这是一种先进的管理方法，但在具体操作层面，可供企业参照的资料并不多，本文拟对在财务集中化落地实施过程中，面临的信息系统建设整合等具体问题做初步探讨，以期丰富财务集中化体系内容，方便有相关需求的企业做参考。 一、信息系统建设整合及维护 财务集中化管理模式是伴随着信息技术及物流业的发展而产生的，在过去手工记账、网络及存储技术不成熟、物流业传送效率低下的年代，即使有这样的思想，付诸实施的困难也相当大。从价值链分析的角度，信息系统属于企业基础设施的

2、部分，信息系统建设整合及维护是财务集中化实施的关键环节。 1.涉及的主要信息系统 一是核心记账系统。目前大多数企业的财务核心系统都是嵌在 ERP系统中的，属于企业资源计划的一部分，是会计核算工作的末环，在此生成最终的会计凭证及报表。有的企业选择将财务分析及预算的功能也叠加在 ERP 系统中，便于实时的控制分析。有的企业会构建相对独立的预算及分析系统，可以吸纳融合具体的经营数据，功能的扩展性更强；二是报账平台系统。报账平台属于记账系统的子系统，目前成熟的做法2是报账平台的报账单数据，经审批流转完成后，直接导入 ERP 系统，生成各类会计凭证。报账单的起草人是相关的业务经办人，经办人通常是非财务人

3、员，因此需建立本单位的业务活动与会计科目的映射体系，相关起草人不必了解财务 COA 体系，只需选择适应的业务类型，就可以实现财务信息收集，非常简便易行，促进了财务和业务的融合；三是银企互联系统。实现资金批量收付是会计核算日常的主要工作，支票等传统的转账方式已不适应处理大宗业务的需要，需要建设一个企业与银行自动化的收付渠道，目前各大银行基本都提供银企互联的业务，拥有相对成熟的电子银行服务体系。对企业而言，要做的是完成生产环境的准备工作，如果自身不具备相关的开发资源，就需要选择一个专业的企业财务软件开发商，完成接口及系统平台建设；四是客户及收款管理系统。目前大多数企业使用的 ERP 系统都具备应收

4、管理的功能，但是往往不一定能完全满足客户管理的多元需要。如果企业拥有大量的中小客户，建设专门的客户及收款管理系统更显得必要，除了便于对客户的管理及服务外，有利于将收款数据适当汇总传送至 ERP 系统，实现对信息的分级管理，满足不同层次决策及分析的需要；五是合同管理系统。合同是企业基本经济活动的载体，对其有效的管控，需贯穿从签订到执行的整个过程。成熟的合同管理系统应将合同有关工作各环节均纳入电子信息系统，并加强业务和法律全方位的管理。法律方面，要保证经济事项合规合法、合理保障公司利益，企业最好配备专职人员，负责法律事务，参与合同的管理。业务审核方面，主要关注相关经济事项是否符合公司内部的业务规范

5、要求，如开支标准、营销模式、预算控制等等。 32.系统整合：搭建系统间数据接口 通常企业在集中化前对子系统的建设相对已较成熟，但各系统由于开发时间、开发团队、数据库设计等等的差异，不能直接进行数据交换，需要搭建系统间数据接口，把多个数据库有机连接起来，形成有机循环的信息流。以报账平台和 ERP 系统为核心，大致是 ERP 系统管理维护供应商信息，同步给报账及合同管理共用。ERP 系统将付款凭证信息转换成银行系统可识别的支付信息，传送到银企互联系统对外支付，支付成功后，银行回写单据状态，并成生电子对账单；银企互联系统收集的收款信息，传送至 ERP 系统自动生成收款凭证。会计凭证号与银行收付款识别

6、号一一对应，因此可以实现企业日记账与银行对账单进行自动对账，自动生成银行存款余额调节表，实时掌握每笔资金收付的状态和银行存款余额变动情况。 报账单链接合同系统的相关合同，记录合同执行情况，并实时反馈到合同管理系统，更新合同状态。通过设置系统控制，确保报账单支付频率及金额与合同中的付款计划保持一致。报账单记载的各类经济事项信息，通过接口导入 ERP 系统，生成会计凭证。报账平台记录的供应商及客户的收付信息与 ERP 系统保持一致。 搭建系统间数据接口，将各分散的子系统有机联结， 实现多系统的数据同步，可以发挥企业信息系统的协同作用，提高财务及经营管理效率。财务分析和预算控制等综合性强的职能，也可

7、考虑融合到各个系统应用中，但是系统建设的难度会加大，企业可以逐步实施。 3.关注信息质量及维护 4企业应配备信息系统维护人员以保证系统平稳运行、数据安全，其日常工作主要是系统备份维护、应急事件处理、应用培训及疑难操作问题解答等。企业可培养自己的系统顾问队伍，也可和软件开发商协商，由其派驻相关人员负责部分后续服务工作。在这里特别提醒关注的是供应商信息维护，如果信息维护不准确，容易造成大量的银行退票，直接影响核算工作效率。目前较成熟的做法是：经办人员提交维护工单时，除应有的导入模板外，还应提供对方单位开户许可证的复印件或扫描件，对于个人供应商，需拿到存折的复印件或扫描件，以便维护人员核对，保证信息

8、的准确。这样可以做到从源头控制，避免传递中的人为失误。企业还需关注非常规业务的信息传递，比如核算会计会因为各种原因，撤销已生成的付款凭证，在操作过程中会产生一正一负对抵凭证，这部分数据也会通过接口传送到银企互联系统，对于负数的凭证系统容易辨认，可以直接设置为作废状态，但对应的正数付款凭证，一般的系统无法自动识别，需要专门规定相关的控制流程，人为更改单据在银企互联的状态，保证及时作废，避免因疏忽导致的重复支付。 二、员工配备与培养 财务集中化的核算人员可以通过公司内外部招聘实现，通常企业会充分利用现有的人力资源优势，优先考虑从内部选拨，吸引分部熟悉业务的优秀员工来到总部，参与设计和实施相关流程及

9、规范。企业要根据自己的实际情况配备合适的人才梯队。处于快速扩张期的企业，人力资源需求大，倾向于对外招聘合适的人员；成熟期的企业往往希望保持员工数量的相对稳定。企业要建立良好的员工成长培养环境。有些管理者5认为，随着业务的标准化、流程化，核算会计类似处于流水线上，在企业管理中起到的作用有限，这是观念上的误区。要看到财务集中化，一方面是会计核算的集中化与标准化，另一方面是财务与业务的融合，财务的触角延伸到业务的起始，从业务活动一开始便有机结合在一起，可以发挥更多建设性的作用。 财务核算是项综合工作，可以为企业管理提供有价值的信息和支撑，如果被界定成机械的内容，不仅有碍于企业健康发展，也不利于培育和

10、发掘人才潜能。充满朝气与活力的员工队伍是企业发展壮大的动力所在，有财务背景的综合管理人员是企业组织中不可或缺的有机部分。 三、充分发挥分部财务职能 财务集中化后，有些企业会选择将分部财务归并到综合部门，不再设专门的财务部门，其实这种做法有欠妥当。财务集中化后，虽然分部财务不再参与 ERP 系统的记账工作，但并没有降低对初核会计的能力要求，所有的报账单都会流经分部财务进行初核，这一环节对后续的核算质量及效率起到相当关键的作用。变化的地方是原来的记账环节分离出去，分部财务的职能更清晰，工作重点更突出。分部财务可以集中力量做好资产、预算、内控、风险管理等工作，配合地方性财政税收检查，参与资费及营销方案制定，深入开展业财分析，为生产经营决策提供有力的支撑和保障。 （作者单位：中国移动通信集团山东有限公司）