对企业人事档案管理工作的思考.doc

1、1对企业人事档案管理工作的思考摘要：随着社会经济的发展，近年来，企业人事档案工作的开展也取得了较为明显的进步。人事档案管理工作开展效率的提高，不仅能为企业人力资源的配置提供相应的指导，同时对于提高整个企业管理效率也有着积极的推动作用，本文主要围绕人事档案管理的重要性，现阶段开展人事档案过程中存在的问题展开相关的论述，就企业人事档案管理工作开展的有效措施进行了具体的探讨。 关键词：企业 人事档案 管理工作 重要性 现阶段问题 有效措施 Abstract: with the development of social economy, in recent years, the enterprise

2、 personnel archives work has made obviousprogress. The personnel file management work efficiency, not only for the enterprise human resources to provide appropriate guidance, and in order to improve the efficiency of enterprise management has a positive effect, this article focuses on theimportance

3、of the management of personnel files, at this stage to carry out the existing problems in the process of businessarchives related discussion, effective measures of enterprisepersonnel file management work are discussed. Keywords: effective measures of enterprise personnel file management work import

4、ance at this stage of the problem 2中图分类号: G271 文献标识码:A 随着市场经济的发展，企业在市场发展过程中面临的压力越来越大，加上互联网发展的冲击，仅仅依靠扩大企业规模的形式在竞争日益激烈的环境中去占据有利地位不容易,在现今复杂的市场环境下，人事档案管理工作的重要性却开始日益凸显出来，它不仅是企业文化的重要组成部分，同时也是企业培养自身人力资源优势的前提条件与基础。 一、人事档案的重要性浅析 就人事档案的建立而言，不仅是企业在发展过程中步入成熟的重要标志，同时也是市场经济发展条件下企业对其进行适应的重要体现。人事档案作为一种重要的文件形式，记录了以个

5、人为基本单位的社会个体的各项信息，包括基本信息、特点特长以及综合能力等多方面的内容。从这一层面对人事档案的重要性进行分析，我们不难看出，对于企业而言，它具有以下一些方面的功能：随着社会经济的发展以及全球化经济时代的到来，一些实力雄厚的企业在时代背景的推波助澜下，变得越来越强大，而他们发展得越是壮大，对人事档案管理工作的开展投入就越是巨大，在他们谋求发展的过程中，大部分企业甚至将人事档案工作当做重要的命题来进行，其中的原因究竟是什么呢？众所周知，企业越是发展到一定程度，其发展过程中的任何一个决策都可以上升到战略的层次，那么多企业将人事档案管理工作放在战略方针的位置来进行部署和计划必定是有他们的理

6、由的。俯瞰现今大型企业的特点，我们可以总结出来，他们绝大多数已经开始走上跨国经营的道路，作为大型的跨国企3业，他们需要在世界范围内去寻找合适的能够促成强强合作的伙伴，在这一寻求的过程中，他们深深的明白一个道理，那就是人才因素的重要性。高效的跨国经营实际上是存于卓越的管理技术以及经验之上的，而人才因素又是管理的核心元素。作为一名企业人来说， “优秀”一词的界定通常是企业所提到的“能力” 、 “品行”以及“背景”等方面，这些作为企业人的工作能力应当作为审核考察过程中的重要因素，统统都会体现在相应的人事档案中。因此，企业在选拔、聘用人才的过程中以及对职位进行调整的过程中，都离不开相应人事档案提供的参

7、考。详尽真实的人事档案不仅能为企业的布局以及调整提供相应的参考，同时也会为个人在谋求发展过程中提供一定的凭证。比如就某发电集团来说，他们对人事档案的关注程度在众多国企中是首屈一指的，在选用人才的过程中，人力资源部门在人才筛选的过程中会将人事档案作为人才录取的重要参考；在人才录取之后，相关部门也是依据相关人事档案对人员的特点以及具体资料进行详实的考察，从而确保每个人都能在各自的位置上发挥最大的价值。 二、现代企业中人事档案管理开展过程中存在的主要问题 从上文的相关叙述中，我们已经了解到，人事档案管理工作的开展不仅关系着企业的资源配置，同时还直接影响着企业的可持续发展。但是就现阶段企业人事档案管理

8、工作开展的现状来说，效果不尽人意。 （一）领导重视程度不够 随着经济发展速度的加快，一些企业规模在不断的扩大，但是相应4企业领导层面对人事档案管理工作的开展却没有引起足够的重视，他们认为人事档案管理工作的主要任务以及主要目标就是防止人事档案的丢失，而对于依据人事档案对相应人力资源进行有效的配置和管理，通过人力的重组为企业带去新的发展力方面却没有下足够的功夫，引起足够的重视程度，这一现象造成的直接后果就是企业在发展的过程中显得过于松散，相应的人事管理部分并没有发挥相应的职责和职能。 （二）档案管理缺乏条理性 在上文的相关叙述中，我们已经提到了现阶段企业人事档案管理工作开展过程中存在的第一个问题，

9、然而第二个问题与第一个问题之间有着极大的关联性，那就是管理缺乏条理性。对这一问题追根溯源的话其实不难发现，正是因为领导重视程度的缺乏，相应部门在进行管理的过程中才没有完全尽力，造成整个档案工作开展秩序的混乱以及工作中不负责任现象的存在，大家都抱着一种“事不关己，也没有过问”的心态去开展相应的管理工作，实际上给企业的人力资源配置造成了极大的损失。 （三）对档案保护工作开展的不到位 除了上文中提到的管理秩序混乱之外，企业相关部门在进行人事档案管理的过程中，还存在对相关档案资源保护不到位的现象。首先，管理秩序的混乱就会直接给人事档案的有效性带去一定的阻碍，比如有时在人员调动的过程中，需要尽快的提交人

10、事档案或者人事相关信息，但是由于平时管理的混乱，在提取人事档案的过程中极有可能出现延误或者错调的现象，这一问题实质上是对人事档案有效性保护的不力；其次，5随着互联网的发展，人事档案管理信息化的实现指日可待，这将为人事档案管理工作的开展带去极大的便利，但是就现阶段企业人事档案的保存状态大多数还停留在文件形式，如果不及时对档案的存储环境进行检查的话，极有可能受潮、霉变、虫蚀。加上不期的挪动，在转移的过程中可能会因为人为等因素产生遗漏、错放甚至丢失等情况。 三、企业人事档案管理工作高效开展的有效措施 通过上文的相关阐述，我们已经大致了解了企业人事档案管理工作开展的重要性以及现阶段人事档案工作开展过程

11、中存在的一系列问题，基于此，企业的人事档案管理工作究竟应该从哪些方面入手，采取有效措施提高人事档案管理工作的效率呢？ （一）领导层面足够的重视程度 就企业人事档案管理工作的有效开展来说，首先需要引起注意的就是企业领导层面足够的重视程度。上文中对相关内容已经进行了必要的论证，此处就不再赘述。 （二）人事档案管理信息化步伐的推进 随着信息技术的发展以及互联网时代的到来，许多领域的发展步伐都已经步入到信息化大军中，人事档案的发展也不例外。随着生活步调的加快，时间就意味着金钱，传统人事档案的存档模式已经越来越不能适应社会的快节奏发展。数字化形式的数据存储，不仅能有效简化手工操作，提高人事档案数据的准确

12、性，同时还能有效保证人事档案数据的安全性以及保密性。一旦企业对人事档案管理工作进行信息数字化的操6作，不仅能有效提高使用人事档案的效率，大大节省查阅时间，同时还能为企业人力资源的配置提供最大的便利。上文中提到的管理秩序混乱以及档案保护工作不到位的问题，也都能迎刃而解。 四、总结 综上所述，我们可以看到，人事档案在企业的发展过程中虽然发挥着直观重要的作用，但是由于认识程度不足等方面的原因，企业在对人事档案进行管理的过程中，还存在管理混乱以及管理无效等方面的问题，针对这些问题，建议企业采用积极的方式去应对，从而更好的去促进自身可持续发展的实现。采用信息化技术对人事档案进行管理这一措施，不仅能有效解

13、决现阶段企业人事档案管理工作开展过程中的各项问题，同时还能为企业的发展注入新鲜的血液和能量。 参考文献： 1徐艳. 经济环境下企业人事档案管理的发展途径J. 中国-东盟博览,2013,10:339. 2王彦芳. 企业人事档案管理工作更好地适应企业发展需要的思考J. 机电兵船档案,2013,03:16-17. 3徐君. 加强企业人事档案管理工作的几点建议J. 人力资源管理,2013,04:145. 4阎玉红. 新时期企业人事档案管理的创新思考J. 河南科技,72013,09:228. 5吴学哲. 论信息化时代加强企业人事档案管理的思考J. 兰台世界,2013,S2:67. 6刘延玲. 企业人事档案管理工作新思考J. 档案管理,2013,04:88. 作者简介：姬兴发，男，1968 年元月生，大唐淮北发电厂党委工作部工作，高级政工师