浅谈学校文书档案管理与秘书人员的职业素养.doc

1、1浅谈学校文书档案管理与秘书人员的职业素养摘要：文书档案管理是对具有保存价值的文书档案进行集中管理的工作，这一工作的开展对文书档案使用单位有重要意义。秘书人员是学校日常管理中的枢纽，本文对其应具备的一些职业素养进行了阐述，指出提高文秘人员的职业素养，是做好学校文书档案管理工作的基础和保障。 关键词：秘书人员；职业素养；文档管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 秘书人员在学校的教学和管理工作中起着非常重要的作用。他是领导层的助手和参谋，为校领导的决策调查研究；是教职工的密切联系者，承上启下、协调服务；也是学校文书档案的管理者，用各种文献载体记录学校在各项活动中的历史印记。文档的

2、整理和利用情况直接反映了秘书人员的职业素养，我认为，要做好学校文书档案的管理工作，秘书应具备以下职业素养。 一、职业道德 道德是人们调整自身行为及相互关系的思想意识和行为准则。秘书的职业道德，则是在秘书职业活动中所必须遵守的，是社会道德在秘书职业活动中的具体表现。秘书人员与领导决策层接触最为频繁，得到信息的时间早，信息量也多，加之学校环境特殊，教职工文化程度和水平一般较高，遇事见解较多，学生群体基数大，若秘书人员不能把“德”2放在首位，随意透露领导的意图，将会给学校带来不堪设想的后果。秘书人员在从事职业活动中，必须注重职业道德素质的培养，遵守职业道德规范，注重诚实、守信、求是的工作态度，努力成

3、为一名具有高尚的职业道德素质的合格的秘书。 二、专业素质 1、文字水平与能力 古人称秘书为“常管文书并协助领导处理日常工作的人员” ，可见擅长书写文稿，是秘书人员最起码的专业技能和素质要求。起草文稿是秘书文字工作的重要环节，文稿的起草，通常是由秘书在领导的口授或提示下完成，即由领导口述文稿主要内容，经秘书加工整理；或者是由领导示意提纲，秘书搜集资料，草拟文稿再讨论修改。秘书在拟稿的过程中，要根据文稿主要内容，提出相应的见解或解决方案，这样形成的文稿才能反映基层群众的面貌，从而全面、真实的反映领导的意图和决策，真正发挥好助手和参谋作用。在编写文稿的过程中，对于文字的运用和把握直接反映出秘书人员的

4、文字水平和能力，因此，秘书不但要具备扎实的文字功底，同时还要有广、博、精、专的文化结构。秘书人员只有不断强化基础知识和专业技能的学习，拓宽知识结构，才能适应时代发展的需要。 2、做好领导的助手与参谋 秘书在学校的日常工作中，要真正发挥好助手和参谋的作用，首先要摆正自己的角色位置，领导与秘书虽说工作目标一致，但职责却是不同的。作为领导的助手、参谋，秘书要为领导编撰文稿，在一些场合为3领导讲话，但秘书的工作性质始终是辅助性、参与性、支持性的，绝不是命令性、指挥性、决策性的，这就要求秘书必须善于领悟领导的工作特点，思想上主动服从领导，行动上与领导步调一致。 其次要熟悉学校教学管理、学生管理流程中的各

5、环节，掌握其中的规律。学校文书档案的管理工作是为决策层提供辅助和服务的工作，它不仅可以协助学校领导和各业务部门做好信息的收集、传递和管理工作，为学校领导和各业务部门提供准确的信息和查询功能；还可以传达学校管理的方针、政策、制度，同时各部门的情况和问题也是通过文书工作的流程向上级报告、请示，按照如此的上下达情，左右疏通，学校的教学和学生管理工作才得以正常进行，保障了学校全面工作的顺利推进。 再次要深刻体会领导的意图，善于用直接或间接的方式，把领导的真正想法弄清楚，做到既能按领导意图正确发挥，又不自作主张、越俎代庖。在此基础上，通过敏锐的观察力透析事情的本质和关键，经过深思熟虑，形成有参考价值的意

6、见。在这里要指出的是，协助领导参政尤其要把握好“度” ，参政过度，将原本是在幕后工作的秘书放到台前的方法是不可取的；再是不能给领导“馊主意”,帮倒忙, 造成工作上的被动。3、文书档案管理中的保密 秘书是最贴近领导身边的人，不仅熟悉领导的工作习惯、工作作风，更能掌握领导的最新指示和信息。因此，秘书必须保持很强的保密意识和责任感，稍有疏忽就会带来严重的后果。这就要求秘书人员在任何时间、任何场合，要严格遵守规章制度和保密守则，自觉形成保密习惯，4不该问的不问，不该说的不说，不该听的不听，做到“有些事情只做不说” 。 三、创新素质 创新素质是指人在先天遗传素质基础上后天通过环境影响和教育所获得的稳定的

7、在创新活动中必备的基本心理品质与特征。创新素质包括创新品质、创新思维和创新能力。 秘书人员面向人群的层面广，承担工作量大，要求标准高，并且不能出差错。所以秘书人员要在具体工作中求新、务实，在工作方法上有所创新，在思维方式上有所突破。在做任何事情时，秘书人员要学会做有心人，将点滴事务记录下来，提炼出自己的态度和看法，储备起来。在对待事情上，要有自己的思想，防止人云亦云，结合工作经验对客观事物进行主观分析，提炼确当的观点，积极稳妥的处理事件。在看待具体问题方面，秘书人员必须客观、实际的深入事实调查研究，坚持站在理性、创新的角度分析和解决问题。能从联系的角度看待问题，从多层面对待问题，不断寻求创新的

8、工作方法，明察秋毫，举一反三，这样秘书的工作效能就会大大提高了。 四、心理素质 秘书工作是一个清高而辛苦的工作，劳心劳力又伤神，随时面对急事、要事、难事；有些事情处理起来时间紧、任务重、要求高，处理不到位还可能会受到领导的责备；别人下班后可以任意支配自己的业余时间，秘书人员可能正在熬夜加班写稿子；他人在节假日陪家人共享天伦之乐时，自己还在单位值班，坚守岗位。工作中秘书是无名英雄，不计5个人的名利得失，不畏工作的艰难险阻，兢兢业业、任劳任怨。秘书工作性质决定了秘书人员要具备一颗平常心，宠辱不惊，泰然处之，工作做的好，领导赞赏乃分内之事，理所应当；工作有失误，虽被领导责备，但要及时总结、调整偏差，

9、调节好自己的心态，不要因为领导的责备而灰心丧气，怀疑自己的能力，对工作失去信心。 五、提高秘书人员职业素养，促进文书档案的科学管理 文书档案的科学管理取决于专职人员的知识、素质和能力，提高秘书人员的素质是档案管理科学化的关键。首先要加强业务学习，树立质量管理意识。严格执行质量管理制度，学习档案有关法律法规和管理制度，学习文书档案的识别、鉴定、分类、归档的知识，不断提高业务能力。其次要顺应科学技术尤其是信息技术的发展对文书档案工作提出的新要求，充分发挥积极性和主动性接受新知识，强化学习新业务，坚持终身教育的理念，将信息技术和现代管理等知识相结合，努力将自己打造成为技术型和管理型的综合人才。最后是要强化服务意识。归根到底，档案是为学校教科研、广大师生员工服务的，秘书人员只有正确认识到这一点才能将档案管理作为一种事业对待，热爱本职工作，以精湛的业务能力、极大的服务热情投入到档案工作中。 综上所述，学校的秘书人员一定要以积极热情的工作态度，诚实守信、实事求是的工作作风，刻苦钻研业务，开拓创新，力争为学校的发展、学校领导和师生员工提供更加专业、高效的服务。 参考文献： 1程正方.现代管理心理学M.北京师范大学出版社，61991,1（108-113）.2汪小琴.关于高校文书档案管理改革的思考J.铜陵学院学报，2010， （1）. 3安忻.秘书工作概论与实务M.中国档案出版社.2000.