浅谈建筑工程档案建设与管理.doc

1、1浅谈建筑工程档案建设与管理摘要：介绍了建筑工程档案的分类和特点，对代建工程档案建设和管理中出现的主要问题进行了阐述，并提出了解决办法和相关意见。 关键词：建筑工程档案；建设；管理 Abstract: this paper introduces the classification of the construction project files and characteristics of the construction project file construction and management of the main problems appear, and also puts

2、forward the solutions and relevant advice. Keywords: building project files; Construction; management 中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号： 建筑工程档案即指承建方在代建项目管理，以及改建、扩建项目管理等活动中形成的档案文件，是建筑工程项目管理的重要组成部分，直接影响工程的质量和企业的经济效益。 一、代建工程档案建设 1、档案的分类 建筑工程档案是指在项目管理过程中，根据项目管理特点及建筑企业实际情况, 通过各种活动直接形成的，对企业有保存价值的，由各种2不同载体而形式的历史记录，根据

3、其载体的不同，分为纸质档案和电子档案两种，其中电子档案一般是由光盘、移动硬盘、软盘等电子设备为载体的文字、图像和声音文件。 而根据工程档案保管期限的不同，档案的范围可分三大类。档案员为了方便工作，一般都会将档案按照永久性保存档案，长期性保存档案和短期性保存档案对档案进行划分。因此，对承建方而言，明晰工程档案的类别是代建工程档案建设的前提。 （1）永久保存的档案 需要永久保存的档案是档案资料中最重要的一类文件，它包括代建服务合同、招投代建服务标文件、结算文件、地质勘察文件、工程验收文件、代建工程总结文件。 （2）长期保存的档案 长期保存的档案一般是指保存 50 年的档案，一般是指代建项目管理部文

4、件、代业主招投施工标、合同文件（中标施工单位） 、土建专业的单位工程综合管理文件、土建各分部的施工技术管理文件、设备专业的综合管理文件、总平面竣工图、室外专业竣工图、建筑、结构竣工图、消防竣工图等； （3）短期保存的档案 需要短期保存的档案在重要性上相对较轻，但数目却十分繁多，它包括监理的质量会议纪要、桩地基工程的施工质量文件、电梯工程施工质量文件、设备各分部的施工技术管理文件等。比如，承包集团因项目而制定的各种管理办法和施工规则，统计报表的工作要求和项目工地会3议纪要等等。短期档案要求的保管年限为 15 年。 2、代建工程档案的特性 代建工程档案建设是贯穿工程投标到施工建设，再到工程竣工的整

5、个过程，从项目准备阶段文件开始，到监理文件、施工文件，以及工程竣工验收文件，时间上具有较强的顺序性。因此，了解建筑工程档案的特性会让工程档案建设事半功倍，某种程度上，这亦可称之为档案建设的过程。 （1）档案的独立性 独立性是工程档案与其他类档案最明显的区别，根据承包公司对工程项目的不同，工程档案要求每个工程都会形成独立的档案整体，即一个建筑工程便会有一个对应的工程档案与之对应。 这主要是由建筑工程承包工程的地域性差异造成的。因为不同的地域，项目工程建设的要求也不同，比如由广州工程总承包集团有限公司承包的广交会项目建设，除了要依据国家建设部的建设工程项目管理试行办法外，还要满足广州市政府投资建设

6、项目代建制管理试行办法以及广州市建筑工程文件的整理及档案移交规定 、 广州建筑工程档案编制指南 （试行） 、 广州市建设工程档案预验收规定等要求。 同时，不同地域的经济水平也参差不齐，这就导致了相关的工程材料的价格也有所不同，所以一项工程一定要有单一的工程档案。 （2）档案的可操作性 工程档案不是单纯的会议记录，也非各种形式的合同报告，它还包括数目庞大的可操作性文件。比如，经政府各相关部门审批的关于消防、4环保、卫生等文件，以及工程地质、水文气象等文件，这在建筑工程实施中有着较强的针对性；同时，土建工程或者是水、电、设备安装工程的施工文件，以及各种竣工图文件在施工建设中都具有实际操作性。 同时

7、，工程档案要求实事求是，因为它是监理部门、质量监督部门竣工验收的重要依据，是验收实际工程结果的凭证。 （3）建筑工程档案建设应注意的主要问题 档案管理员在工程档案建设中，应明确一些具有法律效力的档案资料，比如中标通知书、合同书、投标文件、图纸、设计变更、设计联系单及设计文件、技术规范以及承、发包双方达成的有关工程承包的补充协议、会议纪要、备忘录和施工现场签证等等。 尤其是当一些文件涉及到补充或者变更时，比如因为质量、工期等方面的原因而出现的补充协议和相关的会议纪要、现场签证、竣工结算书等等更应及时纳入合同，并做好记录。 二、代建工程档案管理中存在的问题 1、档案管理部门缺失 据了解，许多建筑工

8、程公司的文书、文秘或者助理都监管档案工作，或者管理，有些公司甚至将档案工作交由其他业务部门，这便导致一些公司档案资料杂乱不堪，甚至严重缺失，直接导致工程实施效率低，影响公司的经济效益。 2、缺乏复合型档案管理人才 综合性档案管理人才的缺乏是影响建筑工程公司档案工作的重要因素。很多建筑工程公司都存在着档案资料的系统性不强，资料不清晰、5不规范、不完备的问题。这种情况即便是具有专门档案管理部门的公司也不能避免，造成这种情况的主要原因就是复合型档案管理人才的缺乏。三、对代建工程档案管理问题的解决办法和建议 1、提高对建筑工程档案管理的重视度 公司领导应充分认识到工程档案管理的重要性，在经营过程中让各

9、个部门在思想上对档案管理给予充分的认识，指令各部门协调好档案部门人员的档案工作，这是工程档案建设和管理的前提和重要保障。 2、建立专门的建筑工程档案部门 工程档案部门是档案工作的具体执行部门，是保证工程进度和质量的重要机构。对此，缺失该部门的公司应及时设立。不仅如此，对已设立档案管理部门的公司，应明确档案工作部及相关部门的档案职责。 作为档案部门，在做好项目档案材料收集、整理和归档工作的同时，还应制定相应的档案管理制度，以监督和指导其他有关单位的档案管理工作。 比如，合同签订的责任部门计划经济部，应严格执行其规定竣工档案资料收集、整理和归档的要求，从而确保及时移交档案的完整性和准确性。对于项目

10、档案产生及负责各施工单位档案过程管理监控的项目管理部，在资料收集、整理和归档的基础上，还应与其开展定期或不定期的施工单位现场档案工作检查，以保证档案资料的真实性和具体实施过程中的实践性，从而保证了工程质量。 与此同时，应与公司结算拨款的主控部门财务部达成一致意见，对6未经过档案验收签字的施工单位坚决不予拨款。 如此，才能保证施工建设档案资料的完整性，以及档案建设的科学性，从而提高了公司的档案工作效率，为工程施工质量提供了保证。 3、培养或聘请复合型的建筑工程档案管理人才 众所周知，21 世纪最缺的是人才。建筑工程的档案建设与管理涉及的内容庞杂，涉及的方面多样，所以只有复合型的档案管理人才才能使

11、档案管理工作更加规范化、科学化、系统化，事实证明，档案建设和管理中出现的问题大都源于档案员的不专业，因此培养或挖掘复合型档案管理人才是档案工作的重要保证。 4、及时减轻档案工作的负重 对于到期的档案，承包企业应及时销毁，减轻档案管理工作负重。档案销毁鉴定工作应严格按照当地档案工作业务建设规范执行，并由企业专门的档案鉴定小组进行鉴定。对于需要销毁的档案，应登记入册，然后遵循审批流程，待得到审批手续后进行销毁。 5、注意建筑工程档案的安全 建筑工程档案的保管也是档案管理中的一个重要环节，因此应给予足够的重视，以便发现问题时及时采取措施。比如，需要备份的档案应做好备份或双备份，对于电子档案应每满 4 年进行一次抽检。 总结： 在当今竞争激励的建筑工程市场，规范而成熟的代建工程档案建设，以及与之相适应的科学管理方法是保证工程质量、提高企业经济效益的重要依托。 7参考文献： 1徐英浩.浅谈施工档案在工程管理中的作用J上海煤气，2004（5） 2范书杰.浅析林业工程档案管理存在的问题及对策J河北林果研究,2011(4) 3邓家枢.浅谈如何做好高校基建工程档案管理J商品与质量：学术观察，2012（2）