网络环境下档案为企业服务研究.doc

1、1网络环境下档案为企业服务研究摘要：当今世界信息化不断的发展，信息技术在新的世纪应用的更加广泛，当代信息技术革命的特点是网络技术的应用、使用数据库和多媒体技术。随着信息技术革命的出现，网络技术下的传统档案管理模式得到了改善。通过了解网络技术在档案管理方面的不断发展，有利于把握档案资源管理的服务模式。 关键词：网络环境 档案 企业服务 当代社会，信息资源已经变成了一种重要的战略资源，也成为一个现代社会发展的三大支柱的其中之一。档案信息资源属于一种重要的信息资源，所以需要开发和利用。网络的发展提高了得到信息资源的方法，通过互联网的查询，人们可以很容易地获取各种信息。所以为了更好地提供服务档案资源，

2、档案机构应符合时代潮流，通过网络促进资源共享和发展。网络环境下的档案信息资源开发利用是集信息收集、整理、汇编为一体，借助网络服务，最大化的实现价值和功能的一种方式。比传统服务模式提供了更多的多样化服务方式，服务主体也向多元化方向发展。开发利用档案信息资源呈现出了的新特点。想要开发和利用好档案信息资源，就必须首先了解档案信息资源在网络环境下开发和利用的新特点，然后才可以更好地开发和利用档案信息。 一、网络技术促进了档案资源工作的发展 1.网络技术为档案管理服务提供了新的方法 2我国的电脑文件管理应用程序自 1980 年以来，经历了几个发展过程。在发展的过程中，经过广大档案工作者的努力付出，不仅计

3、算机管理应用程序出现了，还已取得了可喜的成就。网络的出现改变了人们的传统思想和实践。计算机网络也从美国快速发展到世界各地，开始了全球发展。 2.网络技术丰富了档案的内容 网络技术可以在较宽的范围和在较短的时间内获取许多的档案信息资源，大大提高了信息服务的效率，信息资源更容易被大量采用，所以也极大地丰富了信息的内容。 3.网络技术改变了档案内容的形式 在信息时代下，档案不仅仅写在纸上，更多的是通过电脑和网络传递信息，现代多媒体技术、视频和摄影将抽象的档案变得形象和生动了。近期出现的虚拟数字档案馆、开通政府文件网站等，促进了档案工作的开展，进一步加大了档案的开发以及爱国主义的教育，为档案工作开辟了

4、新的渠道和空间。 4.网络技术提供了多样化的服务 通过信息网络和计算机来从大量的资料中找到需要的资料的档案资源服务，大大提高了工作的效率和质量。例如通过我公司的宽带局域网，领导和职工就可以立即查到各部门以及档案室提供的信息资料，既方便快速的得到了所需的信息，也减少了社会及经济成本。 二、在网络环境下企业档案信息资源开发的新特点 1.开放性 3传统的档案管理基本上停滞在封闭的模式中，它的特点是能够自给自足，员工是大都缺乏合作和团结群体的想法， 同时也没有与周围人广泛交换意见的观念。作为一种新的信息环境，网络是具有开放性的，网络可以超越时间和空间，让人们实现实时通信。考虑到网络档案信息资源的开发和

5、利用，因为网络有开发性的特点，而且其本身也具有一定的开发和利用功能。网络环境下，面对档案信息、文件信息用户、文件信息来源、文件使用方面广泛开放的特性。在社会信息化的今天，档案信息系统同时也与书有着很大的关系，他们已经成为一个统一的整体。在传统档案的利用中，通常倾向于将文件保存在一个固定的的档案室里，一次只能有一个人使用。但在网络环境下，信息和载体是可以分离的，档案信息可以脱离原来的载体，同时也可以根据需要进行各种形式的显示、输出，还可以借助光盘等工具来实现转移信息，也可以通过电子邮件、即时通讯软件等工具来传递档案信息，使一份文件可以同时在不同的地方使用，充分实现档案信息资源共享。 2.多样性

6、由于各种现代信息技术的支持，档案信息的形式是多种多样的，例如文字、图片、图像、视频等，这些多种多样的形式充分体现了文件信息的内容和功能。传统的档案管理工作中，不同的文件转化成网络信息时，仍能保持其原来的性能特征。例如，在世界建筑档案馆里的许多照片、声音、图像，都可以用多媒体来表达，通过这些形式可以让人们充分体会到本土知识信息的各种性能和特征。多媒体文件的格式作为检索入口，可以实现检索方式多样化，进而保证检索结果的准确性。通过多4媒体形式和存储形式保存的文件信息，极大地拓展了档案信息的发展空间。 档案信息的多样性和档案宣传工作可以变成一种生动的表达方法，改变人们心目中对文件僵化没有亮点的印象。而

7、那些展馆的珍贵档案可以实现在线展览，让人们知道的更多。同时，历史数据的总结也可以在网上发布，也可以提出各种形式的社会热点问题，或发布相应的收集不涉及机密的珍藏，吸引更多的人们重视档案的利用。 3.交互性 网络的一个特征是交互性。网络是一种双向活动的服务手段，是最具发展潜力的知识经济时代的大众媒体。网络的一个最大的优势是改善了人们的沟通方式，网络出现的各种论坛，贴吧，使在人与人、部门和部门之间的沟通变得更方便，更人性化。人们通过网络交流可以不受时间和空间的限制。相比传统的档案信息交流方式，网络档案信息开发有很强的互动性。档案工作者和档案学专家可以及时交换意见，实现信息交换。 三、利用网络技术为企

8、业档案资源工作服务 档案资料能被合理利用才能发挥他们的最大价值，在不同时期，信息资源利用都有不同的特点，所以档案管理系统就要有时代性和浓缩性。它必须符合以下的几个条件 1.加强信息的组织 在当今的网络环境下，档案管理服务已经不存在思想封闭的思维误区。传统的档案管理要实行数字化建设，按照标准运行档案信息网络。5档案信息网络管理服务的基础是统一的数据格式的标准，也是实现档案资源共享的基本要求。 2.加强知识和信息管理能力 档案资源管理在网络环境下是一种知识的管理，与传统的档案管理不同，档案信息资源都是以数据库的形式存在和出现，除了纸张，档案信息网络还有文本、图像、视频和其他多媒体信息技术。因此，档

9、案管理的对象在网络环境条件下将更加多元化，智能化，管理的范围会更大，知识管理、信息管理将更加和谐。 3.提高档案工作人员的综合素质 档案工作是一个专业性很强的工作，因为时空跨度大，而且又涉及到各个领域，类型和载体就会呈现多样性复杂性，管理技术和管理方法不断变化。所以对档案人员要求在业务知识、技术和管理技能等方面较高，这样他们才能满足现代化的档案管理工作。首先，档案工作人员应参加教育，学习专业理论知识，多渠道，多方面的培训，更新计算机和网络通信的知识，其次，档案人员要一定水平的英语能力，最后，还应该有能力整理网络环境下的档案信息等。 总结：现在，我们已经进入网络信息时代，计算机的发展日新月异，不断进步，对人们来说更加方便、快捷。对档案管理人员来说，机遇和挑战是并存的，要不断学习不断发展，培养创新发展的精神，跟上时代发展的步伐。利用档案资源，促进企业和社会的发展。 参考文献 1杨德胜.网络环境下档案信息资源的开发与利用.科技信息J.62011（11）. 2江梅.网络环境下档案服务模式的探索与创新.档案学咨询J.2010（4）. 3孙晓峰.浅谈网络环境下档案如何为企业服务.学术论坛J.2012（5）. 4钟影琪.论网络环境下档案资源的管理服务.教育研究J.2009（6）.