试析新形势下如何做好高校档案管理工作.doc

1、1试析新形势下如何做好高校档案管理工作摘 要：随着现代科学技术的发展，信息技术已广泛的运用于各行各业。作为知识前沿的高校也不例外，信息技术广泛应用高校管理工作各领域，档案现代化管理和信息化建没，已成为当今社会档案管理工作的发展主流。 关键词:高校 档案管理 Abstract : with the development of modern science and technology, information technology has been widely applied in all walks of life. As the frontiers of knowledge in the

2、 university is no exception, the widespread application of information technology in university management in various fields, the modernization of the archives management and informatization construction, in todays society has become the mainstream of the development of archives management. Key word

3、s: University Archives Management 中图分类号 G271 文献标识码A文章编号 高校档案是学校发展的历史记录，是高等教育工作的重要环节，是国家档案事业的重要组成部分。规范档案管理，提高档案柜里水平如何在新时期里搞好档案管理工作？这是摆在我们面前的一项重要研究课题。2一、加强高校档案管理工作的必要性 1、规范档案管理是信息时代需要 当今时代是信息化时代，随着计算机广泛的应用于高校管理，数字化文件，数字化档案信息资源与日俱增。与此同时，校园网的开通，网上学校的开办，远程教育的发展，以及世界网络信息一体化发展使高等教育面临着来自国际上的竞争等等。这极大地拓展了档案的内

4、容，同时也为档案资料的收集、整理、贮存、使用带来了许多新情况和新问题，客观上要求档案管理工作必须与时俱进，提高档案的管理水平。 2、规范档案管理是档案管理工作的要求 档案管理工作的基础和前提，是档案资料的收集和整理。目前高校档案工作中普遍存在的问题是全员档案意识不强。从领导到教职工，对档案资料的收集、整理、建档、保管以及使用的重要性，普遍缺乏认识，在实际工作中不能摆到应有的位置。结果是许多重要的工作，甚至有重大影响的教学科研成果，只依稀地存在于人们的记忆，却找不到或难以找到主要历史资料，有的资料收集权又过繁过多，缺乏整理，没有质量。这些情况，既不符合档案收集的基本要求，也严重影响到档案作用的发

5、挥。因此，不断提高干部认识，坚决按照档案法规办事，只有这样，才能使高校的档案管理工作走上规范化的轨道。 3、规范档案管理是更好地发挥档案功能和作用的要求 档案是历史，但历史可以为今天和明天的借鉴。档案工作的目的，是为今天服务，为现实服务。但是相当多的高校档案的价值只停留在保存上，而不是为学校各项工作服务上。有些人认为，档案工作做得好不3好，主要是看其保存是否完整，而不是看其借阅频率，不看其实际发挥作用的大小。只有加强档案管理工作，特点是加强服务意识，让档案工作主动为教学、科研和学校建设发展服务才能凸显档案的功能和作用。 二、加强高校档案管理工作的具体措施 1、转变观念，注重现代管理 新形势下现

6、代的档案管理也就是使我们所说的电脑化管理。一方面，要将有价值的、该长期保存的、可以公开的档案通过电脑及相配套的软件进行管理。另一方面，要将高校各部门产生、形成的电子文件或资料通过电脑进行分类处理，从而形成电子档案。要形成统一的规范和标准，对档案尤其是电子档案加强信息化管理。电子档案管理过程中，一定要考虑到介质质量因素、人为因素等对档案信息的影响，采取有效措施进行保管。如把好质量关，多贮存一份；定期抽查、普查检测，加强病毒防范；适时转录、拷贝或迁移信息；重要信息采取再生性保护技术；加强有关电子文件的工作制定和管理制度；提高计算机人员操作水平、规范操作程序等，防止电子邮件信息的丢失。 2、有效配置

7、资源，注重服务质量 在知识经济时代，高校档案的服务功能应该得到更大加强。 中国加入 WTO、信息技术的高速发展，网上政府、远程教育的出现，越来越多的档案将直接通过网络为学校的发展服务。学校的相关信息准不准确，内容丰不丰富，质量高不高，与档案管理水平也有很大的关系。因此，档案工作者要在发挥“管好”档案职能的同时，要更好地发挥“用好”档案的职能。要在保证真实可靠的前提下，将有价值的，可以公开的学校4相关信息通过一定的加工、处理后公之于众，加强对学校各项工作的宣传，提升档案的服务水平，变被动提供查阅为主动提供信息，提高档案的价值，使其发挥更大的作用。可以说，在院校里，更好地发挥档案的服务功能，就是要

8、发挥其资源作用、凭证作用、宣传作用、教育作用。此外，要加强对档案管理的效果评估，将其作为检验档案管理效益和效率的基本途径，通过正式与非正式评估、内部与外部评估、事前事中和事后评估、量化与非量化评估，达到有效配置资源、提高服务水平的目的。 3、发挥现代技术作用，注重业务创新 创新在新时期的高校档案管理工作中显得尤为重要。档案工作者在系统地掌握档案学、管理学等相关知识的同时，要加强对计算机知识的学习和运用，特别是要在如何利用网络平台提升服务功能、拓展宣传手段上下功夫，争取成为聚合与集成数据处理人员、电子工程师、人事官员、市场营销专业、计算机程序、战略规划者、记录管理者、档案馆员、图书馆员和情报专家

9、等功能的复合型档案管理人才。在业务上，要把继承和创新有机地结合起来，对我们多年来形成的好传统、好作法必须坚持，同时面对变化了的新形势、新情况，必须不断探索和总结新的实践经验，进行新的理论概括，使档案事业的工作思路、工作对策和工作方法随着时代和实践的发展而发展。可以说，网络为档案工作者开辟了新的工作天地，同时也为人们提供了许多创新的机会。要将档案管理过程中的新的经验和好的方法加以总结，要学会用计算机网络开展档案工作研究，提高自己的业务水平。 三、加强技术管理，优化档案系统设置 5现在高校都普遍配备了计算机等现代设备，但大多数高校是采取单一的微机进行档案目录管理，至多著录一些档案的摘要、主题词等，

10、不同学校各自编制了一些应用软件，这就造成了一些不容忽视的问题。部分学校的档案管理系统仅仅用来打印卡片目录、案卷目录和日常文件等；有些管理系统和档案数据库只能供档案管理人员使用，对于用户来说仍须工作人员来检索，这与手工检索并无区别；也有的高校由于处理的信息量过大，只能针对卷内目录、案卷目录来管理，这极大地限制了计算机的使用效率。为此，我们要充分利用现代信息技术，加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备，为利用者提供远程服务。宽带互联网的开通，使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革，表现出强大的优势。联网出现的文档一体化，为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、

11、整理，转化为电子档案，使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。 在利用信息网络管理档案的过程中，应注意以下几点： 1、档案信息的保密 制度作为一项重要工作，在网络条件下必须根据实际情况准确地把握。在档案信息直接上网的条件下，必须对用户权限进行控制，影响集体利益，影响稳定与安定团结、涉及个人秘密的档案，因其合法的权益受到法律保护，均属于限制利用的范围。由于档案信息有别于图书、资料，有一定的特殊性，因此对网上能查阅的档案应区分内、外部档案，不能公开的档案信息应按保密法，严格界定使用权限。 2、提高档案管理人员素质 6为适应新形势下档案工作的需求，对档案工作人员要进行必要的培训，学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，逐渐掌握计算机和其它有关方面的知识、技能。同时各院校应培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员，只有这样才能适应档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。 参考文献: 1高等学校档案管理办法(教育部、国家档案局令2008第 27号) 2孙碧平谈高校教学档案的价值体现J.兰台世界，2008（4）：31-32. 特约编辑：刘明忠推荐 联系地址：山东省滨州市惠民县孙武镇中学 邮编：251700