试论高校学生档案管理的数字化网络化.doc

1、1试论高校学生档案管理的数字化网络化【摘要】随着我国社会主义市场经济的进步和发展，高校学生的档案管理工作在高校发展中发挥着越来越重要的作用。高校学生档案记录着各个学生的成长之路，我国各大高校必须要高度重视学生档案的管理工作，保证档案的完整性和准确性，并对档案资源进行合理的开发，最大限度的发挥其在教育事业中的作用。本文就针对如何在新时期实现对学生档案的数字化、网络化管理进行研究分析。 【关键词】高校；学生档案；管理；数字化；网络化 学生档案是教育单位必不可缺的重要资料文件，其档案内容对于学校领导的决策有着非常重要的指导作用。自改革开放以来，我国高校的招生规模不断扩大，学生档案的数量也随之增加，档

2、案类型也呈现出多样化的发展趋势，这大大的增加了高校学生档案管理工作的难度。在这种背景下，如何才能提高学生档案管理工作的效率和质量，提高对档案资源的利用效率，这是众多高校必须要高度重视的问题。就目前的科技水平以及经济发展状况而言，实现档案管理的数字化网络化是高校管理学生档案的必经之路。只有通过科学技术才能实现对学生档案的高效管理，才能保证档案的准确性以及完整性，才能最大限度的降低档案管理人员的工作强度。本文首先分析了为何要实现高校学生档案管理的数字化网络化，然后分析了实现高校学生档案管理数字化网络化的具体措施。期望通过本文的分析，能够帮助读者对我国高校学生档案管理工作有更2加深刻的认识。 一、为

3、何要实现高校学生档案管理的数字化网络化 就当前我国高校学生档案管理的现状而言，实行数字化网络化管理是其发展的必然趋势，其原因可从两个方面进行分析：其一是高校学生档案的传统管理方式中存在很多不足。随着高校招生规模的扩大，学生档案的数量不断增加，管理难度也不断扩大，传统的档案管理方式已经无法满足数量庞大的档案管理的需要。首先，在传统的学生档案管理中，档案资源的录入、检索、管理、修正等很多工作都必须依靠人工作业才能完成，档案管理的任务量极大，给档案管理人员造成了极大的工作压力，降低了工作积极性。同时，传统的档案管理方式效率低下，人为失误众多，使得档案资源的质量难以提升。而且，传统的档案资源管理与利用

4、会受到地域空间、时间等因素的制约，严重的影响到了档案资源的利用和开发。其二，实现学生档案数字化网络化管理的好处。与高校学生档案传统的管理方式相比，实行数字化网络化的管理可以打破时间上以及空间上对档案资源利用的限制，通过信息网络，使用者可以在任何地区、任何时间通过计算机平台调取档案，大大的提高了档案管理工作的效率。同时，实行数字化网络化的管理可以极大的减少档案管理人员的工作量，提高档案管理工作的效率，这对激发管理人员的工作积极性有着巨大的作用。另外，数字化网络化的档案管理模式彻底改变了传统档案管理中存储档案的方式，将档案以电子文档形式进行存储不仅可以大大的缩减存储空间，同时还方便了档案转移工作。

5、 从上述分析不难看出，在高校档案管理中实行学生档案管理的数字3化网络化是有着很大的必然性的。随着社会的发展，人们对档案资源的重视度越来越高，越来越多的人要求提高档案资源的管理和利用效率。鉴于此，必须要在高校学生档案管理中实行数字化网络化管理。 二、实现高校学生档案管理数字化网络化的具体措施 （一）提高档案管理的意识，重视信息技术的应用 要实现高校学生档案管理的数字化网络化，首先必须要提高学校领导层以及档案管理人员的信息化意识，让其意识到实行数字化网络化的必要性。领导层要为实现数字化网络化管理提供良好的政策环境，档案管理人员必须要严格执行上级部门的相关决定。同时，高校要重视对信息技术的应用，加快

6、高校学生档案管理的数字化网络化进程。档案管理人员必须要积极学习信息技术知识，提高自身的科学素养，确保能够适应新时代档案管理工作的需要。另外，高校学生档案的管理人员必须要树立起开放、创新的意识，创新档案管理方式，实现对档案资源的全面开发和利用，实现档案信息共享，提高档案资源的利用效率，发挥档案资源的最大作用。 （二）完善档案管理数字化网络化的相关制度 高校要根据自身教学工作的特点，以本身的实际情况出发制定完善、符合要求的学生档案管理数字化网络化的相关制度，并将这些制度措施贯彻落实到位，保证档案管理工作的顺利进行。电子档案比之于纸质档案虽然有很多突出的优势，但是因为网络的开放性使得其安全度和保密性

7、远远不及纸质档案。鉴于此，为了保护电子档案的安全，必须要建立起完善的档案管理制度，对各种违法调取档案的行为进行严格的处理。4同时，还要在档案管理人员的思想上树立起保密意识以及安全意识，提高其责任意识。另外，档案管理人员必须要做好档案资料的备份工作，避免因为硬件系统故障导致档案信息资源丢失，形成不可挽回的损失。 （三）加强档案管理数字化网络化相关软件、硬件的开发 随着科学技术的不断发展，与档案管理相关的各种软件、硬件不断的得到改进和完善，大大提高了档案管理工作的效率和质量。高校要重视对档案管理相关软件、硬件的更新换代，与时俱进，重视对新技术的应用，以此保证学生档案管理的质量。另外，还必须要做好对

8、现有软件和硬件的维护和管理，做好档案管理的系统检测，及时发现故障隐患并排除；做好硬件系统的除尘、防腐、防水、防电等诸多管理措施，确保硬件系统的正常运行，保证档案管理工作的安全性。同时，学校要积极鼓励档案管理人员根据自己的实践经验开发和研究新软件，对原有的档案管理软件进行改进，提高其利用效率。 三、结束语 总而言之，随着高校在新时期的不断发展，学生档案资源在学校建设的过程发挥着越来越重要的作用。我国各大高校必须要高度重视学生档案的管理工作，实现高校学生档案管理的数字化网络化，提高档案管理的质量和利用效率。 参考文献： 1周春霞.高校继续教育学生档案规范化管理的对策及其意义J.湖北大学成人教育学院学报，2010，28（5）：1415，19 2蔡靖.浅谈高校学生档案管理的问题及解决途径J.中国科技纵5横，2011， （12）：15 3周春霞.高职院校学生档案规范化管理的对策及其意义J.武汉交通职业学院学报，2010，12（4）：3335，49 4夏慧.高校学生档案管理现状与对策思考J.肇庆学院学报，2013，34（1）：7678