高校档案工作在新时期的挑战和展望.doc

1、1高校档案工作在新时期的挑战和展望【摘要】从思想和实践两个层面，初步探讨了高校档案工作目前遇到的一些困难，并提出了有针对性的解决手段和途径。 【关键词】高校档案 新时期 主观能动性 信息化高校档案是广大教职工在长期教育教学工作、高校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着高校的办学历史，而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针，深化高校内部体制改革，优化教师队伍，提高办学水平都具有重要的参考价值。高校档案还是高校教育教学活动的真实记录，它全面反映了高校最基本的职能活动，是评价高校综合办学水平的“窗口” ，是从事教育

2、教学活动、高校管理、教科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此，档案管理是高校管理工作的一个重要组成部分。一个高校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。然而，目前高校档案建设和发展仍面临许多困难。 虽然我们已经有一批较高素质的高校档案工作团队，已实现或基本实现了档案管理的初步现代化，在向现代化管理的更高目标前进。一些高校也已实现了多馆一体化的发展。但是，我们也要清醒地看到，我国高校档案工作虽然整体上实现了跨越式发展，但还不够平衡，还有许多高校，乃至高校的档案馆基础和力量相当薄弱，有些高校甚至连最基本的馆室都没有，更遑论档案的信息化建设了。 2以我校为例，目前遇到

3、的困难大致有如下五点：一缺足够的训练有素的档案人员；二缺乏现代档案工作必需的软硬件设备；三缺现代档案工作的技能与经验；四是经费投入少；五是校领导不够重视档案工作，工作难以开展，以致产生畏难情绪，在档案资源建设、档案工作现代化和档案信息化建设面前显得不知所措。 高校档案工作遭遇的一些困难和挑战，很大程度上是由于人们思想领域对档案工作的重视度不够造成的。 高等学校档案管理办法中明确规定“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划” 。但至今尚有不少学校档案员、校领导未重视到档案管理对高校建设发展起到的重要作用，以至于部分高校的档案事业的发展、档案馆的建设迟迟

4、得不到有力的支持。以下就思想层面谈谈高校档案事业的重要意义，以及如何从主观上发挥档案工作者的能动性，促进高校档案工作的发展。 首先，档案工作者本身必须清楚地认识到档案工作这项基础性工作的重要性。由于历史原因、客观条件的差异以及有些高校领导对档案工作支持力度的不够，造成少数高校档案工作发展比较迟缓，导致我们档案干部处于甘于落后、无所作为的思想状态，缺乏要求改变现状的进取精神。我们觉得，客观条件固然是重要因素，但“坐、等、靠、要”的思想可能是造成这些状况的根本原因。档案工作是一项需要耐心与积累的基础性工作，其重要性是不言而喻的。一个学校的档案可作为其自身形象和价值观建设的历史借鉴和参考。高校是生产

5、档案的主体，同时又是高校档案发挥效用的主要场所。高校自身建设和价值观的形成离不开3作为其载体的档案，档案是积累和丰富学校自身形象和价值观建设经验的有效手段。可以认为，学校的自身形象、价值观念、学校精神、学校优秀先进人物的榜样力量之所以能够不断得以传承，学校档案起到了重要的载体作用。 其次，档案工作者在工作中要积极发挥主观能动性。档案工作要发展，人的主观能动性还是主要的，机遇总是大于挑战，这些高校的档案干部只要有了良好的精神状态，开动脑筋，发掘智慧，充分调动大家的积极性，必能抓住许多发展机遇。任何一个部门或一项事业的发展都是靠自己抓住机遇，努力干出来的，档案工作出成效、作贡献更是如此。档案管理工

6、作者需要进行自我认识习惯与观念上的调整，要打破“从来如此”的观念，重新认识档案工作的重要性，做到自尊、自信，并通过努力，做到自强；善于用超前的眼光、集成的智慧、交叉的思路、创新的举措，把档案工作做实、做细、做好。 许多人一定还记得连战先生访问大陆时，北京大学将他母亲 70 年前在北大读书时的档案复制品作为特别的礼物送给他，连先生认为这是他收到的最有价值的礼物。这是基础档案资源得到发挥利用的一个典型案例。这也启示我们，在加强档案资源管理的同时，要做好基础性档案资源建设，要有前瞻性。 “名人”什么时候成为名人，不好预计，比如刘翔，十年前他刚入华东师范大高校门时，谁也不知道他会成为名人。当他一旦成为

7、名人，就凸显出日积月累的档案工作之重要性了。当然，这是建立在广泛有效的档案资料搜集整理基础之上的。 在具体措施方面，在健全档案管理的规章制度、努力提高档案工作4者自身素质的同时，如何紧跟信息化时代的脚步是亟需我们重视，并与之相适应的一大主题。下面就如何加强高校档案的管理工作谈几点粗浅的认识： 一、加强意识，健全规范制度 长期以来，由于各种原因，档案工作主要为政治服务，高校同样不例外。其档案管理方式主要以行政为主，根本没纳入法制管理、科学管理轨道。从库藏资料现状看，教学、科研和具有时代信息的科技含量高的档案材料所占比例很小，行政管理方面的较多，这种状况随着高等学校档案管理办法的颁布和实施有所改善

8、，但是与高校的实际发展相比还相差甚远。档案工作首先要得到高校领导的高度重视，把档案工作列入高校工作的议事日程，深入持久地组织好高等学校档案管理办法学习与宣传活动。结合实际，领导带头学，做贯彻落实高等学校档案管理办法的带头人，通过学习与广泛宣传，使教职工能增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护高校档案工作。建立健全的管理机构和管理网络，成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组，配备一名专职档案员，高校各科（处）室都设有兼职档案员，建立综合档案室，从组织上保证档案工作的顺利开展。 建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科（处）室

9、做到职责明确，使归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标，这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。 综合档案室工作职责 、档案人员工作职责 、 档案库房管理制度 、 档案保密制度 、 档案5利用制度 、 档案鉴定、销毁制度 、 档案室管理制度等制度的制定，促使各科室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使高校档案工作保质保量限期完成。 二、强化业务、积极培养档案人才 档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员，真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实

10、”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任高校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使高校的档案工作跟上办公自动化步伐，为高校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。提高人员素质的根本途径是抓好培训和继续教育，要将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案，加大计算机知识的培训力度，强化与图书馆学、情报学等相关学科的联系，重视网络

11、知识的运用，并适当设置档案专业的课时，传授有关档案工作的新知识、新技术、新技能，使档案工作人员及时了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代信息技术在档案工作中的运用，进一步拓展学习领域，更新知识结构。 要开创高校档案管理工作的新局面，需大力加强人才队伍建设。当前高校档案馆（室）被某些人视为“养尊处优”之所、视野相对狭窄、6开拓创新能力不强的状况亟待改变。档案馆（室）要由养人部门向效能部门转变，提高档案工作人员的素质和能力是当务之急。通过培养、引进人才，优化档案馆的队伍结构，建设一支具有较高专业素质和综合实力，管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队是把档案管理事业做大做强的重要基础

12、和有力保障。 三、调整思维，加快信息化建设 面对现代信息技术和应用技术对文件和档案管理的全面而深刻的影响，以往“抄抄写写、剪剪贴贴、装装订订”的传统的小作坊式的档案管理模式已很难适应新形势、新情况的要求，换言之，长期以来以纸制文件为基础建立的传统档案管理思想、管理原则、管理方法正面临飞速发展的信息技术带来的严峻挑战。 挑战不仅仅来自外部，往往也来自于我们自身。比如，澳大利亚的世界地图就与我们习以为常的世界地图不同。这张地图调换了南北半球的位置，改变了北半球在上、南半球在下的格局。这样，原来处在地图下方的、已被我们习惯性地接受了的澳大利亚，就处在了地图上方的中心位置。换个角度看世界，澳大利亚便“

13、身居要位” ，这种看问题的方法和角度，对我们档案工作者也是一个启示。 档案信息化建设要以档案的信息资源为核心，以档案的网络建设为基础，以扩大档案信息资源的开发利用为目标。换言之，资源建设是基础，现代技术是手段，开发利用是目的。档案的信息化，实际上也就是资源建设要搞数字化，现代技术方面要搞标准化，开发管理要搞网络化，科学管理要实现现代化。具体而言，当前要加快档案信息化建设的设施7建设，加快数据库的建设，加强标准和规范的管理，建设数字化档案馆或档案室。 高校在档案信息化建设中，特别要注意三个方面的问题：一是建设跨高校的档案信息资源共享平台，以资源共享弥补资源的不足；二是做到馆藏档案数字化和现代文件

14、归档的电子化，建设高校电子文件中心；三是积极探索实现档案信息化建设和高校校务政务建设有效衔接的途径，使档案信息资源与高校公共信息平台的信息实现对接。 做好档案信息化建设，要争取高校的大力支持，信息化建设的投入只有起点，没有终点。要在实施档案信息化建设的同时，积极开展档案信息资源的开发与利用，把档案信息资源的开发与利用纳入到高校、教育部门和国家的信息化建设规划中去，为高校、教育事业和社会提供优质高效的服务。同时要拓宽服务方向，拓展服务内容，丰富服务品种，主动服务，做好档案的编研加工、宣传陈列、网络服务等，争取得到社会各界的大力支持。 总之，高校档案管理工作是高校基础工作的重要组成部分，我们在做好

15、档案的收集、整理、归档工作的同时，又做到主动提供服务。使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把高校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。新时期的档案工作要以实现“两个转变” 、建立“两个体系”为目标，积极发挥主观能动性，建立起更广泛切实的档案体系，调整思维，努力实现档案的信息化使档案信息资源发挥8最大的效用。 参考文献： 1顾明远，孟繁华.国际教育新理念.海南出版社，2001. 2罗滦.浙江档案.2010， （3）. 3美保罗.A.萨缪尔森.经济学（中）M.商务印书馆，1982. 4朱小怡.数字档案馆建设理论与实践M.华东师范大学出 版社，2007. 5高等学校档案管理办法.2008.