高速公路工程档案管理的思考研究.doc

1、1高速公路工程档案管理的思考研究摘要：高速公路工程档案是自建设项目立项开始直至竣工验收过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的真实历史记录，是对建设项目进行监管、验收、审计以及各类道路设施养护、维修的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证，对建设单位、使用单位日后进行运营管理有着重要作用。本文探讨了高速公路工程档案管理的措施。 关键词：高速公路；工程档案；管理；特点；措施 中图分类号：U412.36+6 文献标识码：A 文章编号： 高速公路工程档案，反映了高速公路建设管理状况与水平。在高速公路建设的各个阶段，都形成了大量的技术资料，这些技术资料凝聚了科技、管理、施工人员的智慧

2、和劳动结晶，具有很高的技术含量，这是高速公路档案潜在高价值的主要原因。高速公路工程档案，在高速路建设养护中起重要的基础保证作用。高速路建设过程，形成了大量的项目申报、设计、管理、施工、监理、竣工图表、竣（交）工验收和科研材料等八大类经济技术文件，按科学的方法对这些文件材料进行收集、整理、编目和管理，一方面是高速公路工程施工质量管理、竣工验收的重要凭证，另一方面对日后的养护和扩建、改建，提供准确可靠的基础性材料依据。 一、高速公路工程档案的特点 21、施工周期长。一个工程项目从项目立项、勘察设计、招标确定施工监理单位、工程施工、交工验收、试运营到最后竣工验收，一般最少要一年左右时间。 2、专业性

3、强。高速公路工程档案大部分内容是技术方面的，要做好高速公路工程档案工作，既要有工程方面的知识，也应具备档案管理方面的知识。 3、参建单位多。一个完整的高速公路工程建设项目，要牵涉到政府部门、业主、勘察设计单位、建设施工单位、运营使用单位、监理监督单位等，有的多达十多家。 4、施工队伍调动频繁。随着工程进度的变化，施工单位的工作地点、工作人员常常有变化，一项工程完工后，该项工程的施工人员会撤离现场，承建后续工程的新的施工队伍就会进场。文件资料如果不及时整理归档，一旦缺少，到交工验收时再补就非常困难，同时也不能给后续的工程建设提供服务。 5、内容丰富，载体多样 。高速公路工程档案内容包括工程立项、

4、设计、施工、竣工验收、使用等阶段产生的所有档案，周期贯穿于工程建设的始终，产生的档案量大，且内容丰富。由于施工监理单位往往不是一个，产生的档案相当复杂，载体形式多样，有图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等。 6、信息化管理水平要求高。 随着信息技术的应用，在高速公路设计、施工、管理、维护等各项工作中都不同程度地采用了先进的信息管理技术，如设计阶段的 CAD 技3术、施工阶段的数据管理、维护阶段的监测数据管理等。在不同的的工作环节和管理阶段，形成的档案对新时期高速公路工程档案管理提出了更高的要求。如何将传统载体档案与信息化条件下产生的档案整合在一起，建立统一、规范、可共享的高速公路工程档案数据库

5、，实现同一平台下档案信息资源的有效共享，已成为新时期高速公路工程档案管理的新特点、新要求、新课题。 二、做好高速公路工程档案管理的措施 1、 遵循真实建档原则, 强化档案基础建设 高速公路建设项目档案是高速公路工程建设过程的真实记录, 它包括各种施工组织设计、施工原始记录、隐蔽工程记录、工程质量检查、验收记录、测量量测、试验检测记录、报告;工程设计变更申请报告、批复; 开(交、竣)工申请、报告批准文件; 竣工图表等。真实是归档文件的生命, 是高速公路工程竣工验收的关键, 也是检验工程建设质量的基点。 在建设过程中坚持项目内业、档案工作与项目建设进程同步进行, 建立健全管理网络和档案管理制度,

6、实行统一管理 , 规范管理, 采取“三同时”的管理模式, 即在招投标的同时明确提 出档案管理要求; 在检查工程质量的同时检查档案形成积累情况; 在工程交工验收的同时验收档案的收集和整理情况。重视每一阶段、第一环节资料的收集工作, 注重日常点滴的收集, 重视基础性资料的积累与管理。在基础资料形成阶段, 采取分阶段、分步骤、按不同的规定要求对不同时期的工程资料进行齐全性检查, 确保应归档资料应收不漏。4使项目档案工作纳入工程建设和管理的每一个程序和环节, 强化档案业务基础建设,并将其覆盖到整个工程项目中, 做到档案资料齐全、真实。 2、高速公路档案管理人员逐渐实现专人专职，建立档案管理责任制 目前

7、我国高速公路档案管理工作绝大部门是由工程人员兼做，虽然有懂得专业知识从而利于管理的一面，可是从整体的、长远的角度来看，弊是大于利的。随着高速公路事业的不断发展，高速公路工程档案也在向着现代化、信息化、网络化迈进高，应用计算机对高速公路档案进行管理将是普遍现象，现代化的管理手段得到大范围的推广应用，这使得高速公路档案管理工作的专业化趋势日益增强。兼任多职的档案管理人员无论是从时间和精力上，还是从专业技能等方面都无法适应此种专业化的需求。因此应选择认真细致，具备一定专业技能、现代化管理技术的人员专门从事高速公路档案的管理工作，使高速公路档案管理逐步实现人员的专人专职。高速公路工程建设必须在工程初始

8、起步时，严格按照规定建立档案管理责任制，配置专门的档案室，有专人严格履行档案工作各项制度。实践中，要先充分学习、研究有关工程档案制度和有关国家、行业档案规章，然后制定自己的实用的工程档案工作制度 、立卷工作制度 、 归档工作制度 。 3、加强人员业务培训, 构建档案信息数字化平台 在工程建设的开工阶段, 应有计划、有措施、分期分批对高速公路工程管理人员、监理人员、施工单位有关人员进行档案业务知识、工程质量标准知识的培训, 详细介绍工程项目档案工作的法规和工程质量标准要求, 学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法, 竣工5资料整编、工程项目验收的基本要求, 使工程项目管理人员、监理工程

9、师、施工技术人员、竣工资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时, 掌握档案业务和工程质量标准, 明确项目档案的管理分工职责, 主动参与项目档案的管理控制。工程项目一开始, 就要用规范和标准来严格要求, 杜绝施工过程中出现不规范的原始施工资料和文件, 确保一流的工程、一流的竣工档案资料质量。 4、应用信息数字化, 提高档案管理功效 高速公路项目的专业涵盖面多, 档案数量巨大,其档案资料不同于一般的历史资料, 对高速公路工程的运行、安全、养护有直接影响。在工程建设时期搜集与管理好档案资料的同时, 在运营期应增强服务意识, 注重运用、发挥好工程档案, 实现档案管理由封闭型向开放型、由保管型向利用型的

10、转变, 在档案的利用与服务中体现档案价值, 提高工程项目档案的利用率, 为高速公路今后在运营过程中所进行的养护、维修和普查提供最便捷、最大限度的档案资源。档案信息数字化是提高档案利用功效的最直接的手段, 可一次投入, 多次产出, 可改变信息加工工作受时间与经费限制的局面, 使高速公路建设档案能准确、快捷、方便地服务于项目决算、项目审计和后期的运营期管理, 更好地服务于经济建设, 充分发挥档案的应有作用。 总之，高速公路档案管理工作是一项立足现实面向未来的事业，必须树立起长远的观念，将高速公路档案管理工作和现代经济、科技发展以及高速公路管理部门的长期发展相结合，使用计算机技术、网络技术等现代化的

11、管理手段对档案进行管理，才能开拓高速公路档案管理的新6时代，使高速公路档案管理顺应高速公路的快速发展，与正在高速发展的高速公路系统同步发展。我们一定要紧密联系实际，正确理解和运用档案服务的工作条件和方式，实现高速公路档案的利用价值，为工程建设、管理服务，使其创造出更大的社会效益和经济效益。 参考文献： 1 郑秀珍. 新时期提高高速公路工程档案科学管理水平的途径和方法J. 科技档案. 2005(03) 2 马杰. 浅议新时期高速公路工程档案管理工作J. 黑龙江档案. 2010(05) 3 李秋香. 谈高速公路工程档案管理工作J. 山西档案. 2011(04) 4 黄文锋. 建好重点工程档案初探J. 浙江档案. 2005(10) 5 杨长明. 施工企业工程档案管理存在的问题与对策J. 铁道工程企业管理. 2006(04) 6 曲文莉. 谈高速公路档案管理与行业文化建设J. 山西档案. 2010(06)