中型建筑设企业在项目文件归档中的几点问题与思考.doc

1、1中型建筑设企业在项目文件归档中的几点问题与思考摘要：多年来中小型企业的档案工作的发展滞后，本文针对中型建筑设计企业浅谈一下企业档案中建设项目文件归档存在的问题和解决思路。 关键词：企业档案；建筑设计；项目文件；归档 中图分类号：TU2 文献标识码：A 文章编号： 引言： 国家档案局颁布的企业档案工作规范写到：“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。 ”“企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。 ”1这两句话明确了企业档案的作用和意义。随着社会进步和法律制度的

2、完善档案作为企业活动在证据、责任方面发挥不可替代的作用，同时在以知识、信息为主导的现代社会档案更为企业生产、经营、创新和持续发展积累着宝贵的经验和知识资产。企业档案工作已摆脱了过往只是收集过时材料的尴尬形象，逐渐受到越来越多企业的重视。但是与此同时企业档案工作开展的并不顺利，没能跟上时代发展的步伐，除了政府部门和大型企事业单位，多年来企业档案工作在中小型企业都被忽视，发展滞后。 2本人在建筑设计企业从事项目文件管理工作，所属图档室为保管项目文件的部门，此文以本公司及图档室的成长经历为例，针对中型建筑设计企业浅谈一下企业档案中建设项目文件归档中的问题和解决思路。项目文件指建设项目在立项、审批、招

3、投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。2要说明的是，本文讨论着重于设计单位在建设项目完结后企业自身的归档工作，并不涉及设计单位在项目竣工后向建设单位或受委托的承包单位移交项目文件方面。本公司是一家持有建筑工程甲级设计资质的中型建筑设计企业，成立 10 余年，业务范围包括文化、教育、办公、商业和大型住宅小区等，有方案室、建筑、结构、设备、园林景观 5 个专业所，现有 400 多位员工，负责项目文件管理的图档室共有 6 人。图档室的办公区约 100 平方米，库房约 500 平方米，能平放 A1 底图的约W1000*H2400*D600mm 密集柜 1

4、50 个，放 A4 档案盒的约W1000*H2400*D500mm 密集柜 50 个。以下浅谈项目文件归档工作存在的问题和解决思路： 一、档案意识不普及、员工档案责任感不强，档案员缺乏业务培训。1.1 以营利为主要目的的企业，档案工作大多不存在重形式轻内容、重晋级轻效能、为应付上级检查考评晋升档案管理级别的问题，企业档案工作更多的是为实际需要出发。对于建筑设计企业，每个项目的状况不尽相同，累积到的每一个经验都是企业宝贵的知识财富，对未来的生产、经营有着参考借鉴的实际价值。所以从档案意识来说现今企业还是3十分重视的，但只有上层领导认识到重要性是不够的，只有对广大员工进行档案意识的普及教育，强化员

5、工的责任感才能真正推动企业档案工作建设，让项目文件归档工作顺利开展。 1.2 中小型企业档案员大部分是兼任的，即使正职为档案员同时也会被安排不少兼职任务，严重影响日常档案工作。另外，企业大多不太重视档案员的业务培训，可是任何行业都需要从业人员自身不断进修去学习更先进的管理知识。企业应当在时间和经费上给予支持，鼓励档案员参加档案局等组织的专业培训，提高业务水平。 二、人力、物力、财力投入不足会让企业档案工作难以开展，影响项目文件归档。 2.1 建立一个相对完善的档案系统投入是很大的，这方面政府部门、事业单位、大型企业较有优势。一般来说政府部门和事业单位受到国家或上级部门的约束，档案工作有自上而下

6、的规章制度和业务指导。大型企业大多历史悠久，通常有沿用多年完善的规章制度，有较好的档案工作传统，还有比较强的经济实力能支持企业档案工作的建设。相比之下，中小型企业在企业档案工作上存在诸多制约。在寸金尺土的城市要增加一定面积专门存放档案的库房，要维持档案室日常运作，都要投入大量资金，要说服公司股东、管理者并不容易。在这一切的建立不是一蹴而就的，公司要有长远目光舍得投入，这点我们公司是很好的例子。公司成立之初便有图档室，当时面积很小，库房与办公区混合，档案员由行政人员兼任，单一保管底图。几年后公司员工发展到 200 多人，图档室有了单独库房，有专职档案员，对底图的保管设定了些规章。再后来公4司扩展

7、到一定规模，搬迁到新址，档案人员增加到 5 人，密集柜陆续添加，对项目文件管理逐步规范，除了底图外开始接收文件资料和电子文件。现今当公司员工增加到 400 多人，原有的库房已不堪重荷，公司租用临近办公楼让库房面积增加一倍，档案员增加到 6 人，包括了底图、文件资料和电子文件集合一起完整的项目文件档案已基本建立，除此之外还承担着图书借阅、项目蓝图晒印和派送等业务。 2.2 库房从无到有，人员从兼职到专职专业，从资源有限谈不上管理到建立日益完善规范的管理手段，从单一只保管底图到覆盖文件资料和电子文件的管理，从手工检索到借助专门的档案管理软件，这一切都是随着公司的成长一步步探索辛苦建立的。从本公司和

8、图档室的成长轨迹可以看出，建筑设计企业要做好项目文件归档工作必须具备长远目光、有档案意识、有持续的投入，档案员要有专业知识、有破釜沉舟的毅力，根据企业发展的每个阶段，坚定朝目标不断调整、踏实前进。 三、执行力不强，管理手段不够先进。 3.1 在执行力方面上存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。虽然公司归档制度日渐完善，可是具体操作起来特别是收集方面缺乏有效监控，出现设计人员归档积极性不高、文件缺失及准确性不高的问题，有部分设计人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理。针对这些情况，公司通过增加图档室督促处罚的权限使用经济手段管控，同时加大宣传力度提高重视，用双重手段确

9、保项目文件顺利收集以便归档。 3.2 建设项目工期较长，因此项目文件也会跨越较长时间，更迭也多，5资料分散面广，人员流动性高，相关责任难落实，导致不少重要文件损毁、丢失，有时会因项目历时久远难以判断文件新旧真假，所以要求管理更细致、责任更明确、把关更严格。本公司以项目文件归档范围为依据，明确当中每类文件的收集时间，选取各设计阶段结束的产值申请、工程竣工验收和设计人员离职这 3 大时间点进行并严格把关。另外，明确并加重项目负责人和专业负责人在项目文件归档中肩负的责任。每个设计阶段结束后，要求项目负责人组织各专业申报产值，规定申报产值时必须附带上交本阶段最重要的项目文件，减少重要文件在项目建设周期

10、长下的损失。而剩下的大部分项目文件则留在设计人员手中，通过自然更迭，保留有用的去掉无价值的。期间设计人员离职时，图档室会监督项目负责人和接手的设计人员做好交接工作，以免项目文件流失。在项目全面竣工后，由项目负责组织各专业设计人员对要移交图档室的项目文件进行汇总和初步筛选，提高准确性，杜绝后补现象。另一方面，现今计算机的普及和广泛使用，让项目文件里的电子文件所占分量越来越重，在上述 3 大时间点更要强调电子文件收集，确保项目文件归档的全面完整。 四、积极介入，主动服务 图档室这几年不断强化服务意识，积极开发档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等的现代化。让设计人员感觉资料存放在图档室更安全

11、方便，查找起来更迅速、准确，逐渐的设计人员愿意把项目文件都移交到图档室集中保管，图档室也能顺利收集到更完整的项目文件。6以上是本公司图档室在项目文件归档工作中碰到的问题及解决思路，档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等的具体操作在此不详细叙述。企业档案工作任重道远，建设项目文件只是企业研发、生产、经营、管理众多档案中的一小部分，需要和文书、科技、照片、会计、实物、电子等类型档案合在一起才能真实完整反映企业全貌，为企业长远发展服务。推动企业档案工作的开展，需要企业全体员工、领导和专兼职档案员热爱企业、着眼未来、增强责任感、提高档案意识、并且不懈努力共同创造！ 参考文献： 1 DA/T42-2009 企业档案工作规范. 2 DA/T28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范.