第六章快速、规范地制作公文.ppt

1、1,第六章快速、规范地制作公文,2,学习目标：将10分钟录入的一篇文章，在1分钟内完成规范化修饰并打印出稿,学习重点：使用样式设置文档格式,3,本章学习的主要内容,“样式和格式”任务窗格创建样式修改样式管理样式快速应用样式的方法,4,第一节 简化重复性的修饰操作,5,内容： 认识行文修饰规律 确定快速修饰的方法 理解“样式”的概念,重点： 掌握“样式”功能快速、规范 处理文章格式的技巧,6,1、认识文档格式的规律,基本要求,文章各个段落有其固定的格式.从而使整个文体具有相对固定的风格.,什么是格式,格式是Word中字体、字号、段落、边框和底纹、页码、主题、对齐方式等对文本显示和打印方式进行规范

2、的特征值。,统一文档风格的修饰规律,在同一篇文章中，相同级别的段落应当具有相同的风格。（即“格式”）,传统行文方式的弊端,1、重复操作，浪费时间。2、同级段落的格式各异，缺乏统一性。,7,2、寻求简化操作的方法,命名的原理,原理的应用,将一组具备某种格式参数的文本，为其命名为具有唯一名称的样式。为以后修饰文本提供快捷的方法。,8,3、关于样式,什么是样式？,样式的内容,将修饰某一类段落的参数（包括：字体、字号、对齐方式等等）组合，赋予一个特定的段落格式名称，就称为“样式”。 例如公文样式,9,第二节 利用样式统一段落格式,10,重点： 掌握“样式”命名的几种方法,本节学习内容： 修饰法命名样式

3、 创建新样式 “正文”的处理技巧,11,1、“样式与格式”任务窗格,1）功能:,使用样式名称快速修饰段落格式创建样式名称修改段落样式更新样式样式的管理,12,1、“样式与格式”任务窗格,2）打开“样式与格式”任务窗格,打开方法 1、通过“格式”菜单中的“样式和格式”命令。 2、“格式”工具栏上的“格式窗格”按钮。 3、在“任务窗格”中选择“样式与格式”。,要点 注意观察当前光标插入点对“所选文字格式”和 “请选择应用的格式”两个框中内容的影响。,13,1、“样式与格式”任务窗格,3）用样式命名法快速修饰段落,目的在文稿中通过点名（样式名称）方法快速修饰特写段落的格式。,要点 比较使用两种方法的

4、特点。,使用工具 1、格式工具栏上的“样式”框列表。 2、通过“样式与格式”任务窗格。,14,2、用“修改法”建立段落样式,目的 通过一次性改变段落修饰参数的方法，保证 被命名同级段落格式的一致性。,特点 原样式名称不变，但其中的一组修饰参数不同。,方法 1、通过修改原有样式的参数。 2、在操作上修改原有样式，并通过“更新以匹配 选择”命令，将更新内容添加到原样式名称中。,适用范围 在统一标题类样式的基础上，批量更改同一级别段 落的格式。,15,3、用“命名法”创建个性样式,目的 用于建立个性化的段落格式（样式名）。,使用方法 1、通过格式工具栏上的格式框列表。 2、使用“样式和格式”任务窗格

5、。,两种方法的区别,16,4、关于“正文”段落格式修改,注意 1、修改正文格式应谨慎。 2、“正文”样式的改变对基于“正文”样式的修改 所形成的新样式的影响。,为什么要修改正文格式？,修改的方法 使用“样式和格式”任务窗格。,17,第三节 如何有效地管理样式,18,重点： 掌握“样式”管理的内容与方法,本节学习内容： 样式的删除与更名 默认样式的处理 为样式设置快捷键 样式与多级编号,19,1、删除样式,用途 用于删除多余、无用的自定义样式，也可以 删除某些保存在模板中的预定义样式。,使用工具 利用“任务窗格” 中相应样式旁的“删除”命令。,删除样式后的影响 任何使用了该样式的段落自动恢复基准

6、样式。 （即“正文”格式）,Word不允许删除“正文”及“标题”样式,20,2、建立新样式,主要用途 将新建样式指定给模板，使用户能在多个文档中应 用新建的样式。,添至模板的作用,建立的方法 任务窗格中的“新样式”命令，在对话框中设置。,自动更新 应谨慎使用，某些微小改动，可能会改动所有其他 使用相同样式的段落格式。,21,3、为样式添加快捷键,目的 用快捷键快速修饰文章段落。实现一边写 作，一边修饰。,添加原则 标题1（F2），标题2（F3）、标题3 （F4）、 落款（F9）,设置方法 通过“修饰样式”对话框中的“快捷键”处理 。,其他设置快捷键的方法,22,4、更改默认的段落字体,目的 更

7、改文档默认状态与使用的段落字体格式。,更改方法 “格式”菜单中的“字体”命令，修改后点击“默认”。,对其他文档的影响 它不仅影响“正文”样式，而且还影响基于“正 文”样式创建的所有样式。,23,5、样式与多级编号,目的 将样式与多级编号联合作用，快速、规范的 处理长文章格式。,使用工具 通过“修改样式”对话框或者“项目符号与编辑” 对话框均可处理。 （使用同一对话框）,作用 使编号格式规范、排列顺序整齐。 使段落既有层次感，又能保证相对固定的格式。,24,第四节 快速修饰文章的段落格式,25,重点： 掌握几种使用样式功能行文的方法,内容： 几种用样式处理文章的方法； 批量调整文章段落格式的技巧

8、,26,1、快速统一同级别段落的格式,目的 完成文章输入后，集中修饰文章格式的工作环境。,1）用“点名法”快速修饰段落格式,使用工具 1、利用“格式”工具栏中的“样式”框来修改。 2、使用“样式与格式”任务窗格。,27,1、快速统一同级别段落的格式,目的 完成文章输入后，集中修饰文章格式的工作环境。,2）使用快捷键快速修饰段落格式,特点 双手操作，且手不离键盘就可以完成段落修饰。,前提条件 确定已完成样式与相应的快捷键的设定。,“正文”段落不用设置快捷键，因为默认状态 下所有段落都是“正文” 。,28,1、快速统一同级别段落的格式,目的 快速修饰相同格式的段落，适用于临时性的 小批量重复修饰.,3）用“格式刷”复制段落格式,格式段落的选择与定位,使用工具 格式工具栏上的“格式刷”。,使用特点 复制一次与多次的操作特点。,29,2、批量修改同级别段落格式,目的 一次性修改文章中同一级别的全部段落格式。 用于快速规范文章整体风格。,使用工具 任务窗格中的“更改以匹配选择”。,30,本章小结,学习内容回顾 样式的功能 样式的创建 样式的修改 样式的管理 样式的应用,31,为文章的一至三级标题设置样式设置通用的样式，使每次打开的新文档均可使用删除无用的旧样式用“点名法”修饰标题段落用“弹琴法”快速修饰各级段落格式批量修改同一级标题格式,本章练习,