探讨工程档案管理存在的问题及解决方法.doc

1、1探讨工程档案管理存在的问题及解决方法摘要：本文分析了建筑工程档案管理的现状，并从管理维、人文维、技术维、经济维等方面探讨了其存在的问题，再提出了相关解决问题的方法。 关键词：建筑工程；档案；管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号： 工程档案是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容。一个优良的建筑产品,不仅要求其使用功能安全可靠,而且要求与之相关的工程文件、档案真实完整。但目前很多建筑公司内部有相当一部分管理人员在施工过程中忽视工程文件的收集与整理,只是在交工验收时凭记忆进行补充,出现了许多风马牛不相及的事。这些反复出现的问题不仅给建筑公司造成经济效益的直接损失，也给社会和个人

2、造成一定的经济损失。 1、工程档案管理的现状 随着以建立现代企业制度为目标的企业改革日益深化，企业档案，尤其是传统的工程档案管理工作面临新的巨大挑战，主要表现在以下几个方面： 1.1 文件收集不全，不符合成套性的要求 成套性是做好工程档案的基础。不完整、不成套的工程档案不能系统地、全面地反映工程状况。工程档案是否具有成套性主要看其是否可以反映工程的结构安全和使用功能，是否达到设计要求，满足工程验收2的需要。若过程记录不当，或过于简练，则不能反映施工全过程；若过于繁琐，就会增加工程技术人员的工作量，加大项目施工成本，严重影响工程项目的进度和质量。 1.2 文件内容存在失真现象 准确性是做好工程文

3、件的核心。工程文件的准确性取决于以下几个方面。如是否区分不同的分部或施工段,是否正确运用统计和非统计评定方法；在具体计算时,混凝土强度的平均值如何取值，标准差如何取值等等很多类似的细节问题；检验批工程质量验收的填写是否规范；主控项目和一般项目内容填写是否做到详细具体,是否常以“符合要求” 、 “满足规范”来概而论之等等。 1.3 工程文件归档范围混乱 工程项目的建设涉及很多不同性质、不同管理内容的公司、单位，每个单位、部门都有一套自己惯用的工程文件归档范围，在使用过程中，也难免会“再次灵活运用” 。也有的工程文件、档案管理人员对工程项目的性质、建设过程不了解，导致重要文件丢失。 1.4 保管条

4、件不能更好地实现对工程文件保管的要求 很多工程建筑公司不注重对工程文件、档案的保管，除了少数几个单位有独立的档案资料室外，大多数单位没有正规的、独立档案保管室，也存在装具、温湿度控制、其他技术条件、设备严重不足的情况。 2、工程档案管理存在问题的原因分析 工程档案管理是一项复杂的、巨大的系统工程，而这项工程之所以存在如此众多且反复出现的历史性问题，总体来说，可用下面的四维来3表示。 2.1 管理维 任何一个事物的发展，都需要对其进行管理。主要包括：战略规划、组织结构和人力资源管理。 第一，战略规划因素：工程文件、档案的收集、管理未纳入工程项目管理程序,未严格与工程建设进程同步。现在很多建筑公司

5、未根据工程技术人员以及工程管理人员的岗位职责，相应地提出工程档案管理工作的要求；也未掌握各单位、分部、分项工程的建设规模和时限，据此制定工程档案的管理任务书； 第二，组织结构因素：工程文件、档案管理机构具有很大的临时性工程建筑公司是一个职能分配交错的、内部多部门的企业，很多公司除了在总公司设立专门的档案管理办公室外，为了节省开支，很少在建筑施工地点设立工程文件、档案管理部门。即使有，也只不过是临时设立，即在具体实施一个项目建设时组建一个部门，负责管理工程建设中形成的文件。 2.2 人文维 组织文化和工程档案管理制度构成了“人文管理”的重要内容。首先，最首要的问题就是提高整个单位对工程档案的重视

6、。而现实恰恰相反，很多单位的工程文件、档案的信息观念滞后，档案价值未被充分挖掘和认识。其次，未建立有效畅通的交流与沟通渠道，难以培养有效的组织文化所谓有效的组织文化就是一个组织自上而下对信念、价值追求达成的共识。 42.3 技术维 知识时代的到来给企业敲响了警钟，工程建设公司更是如此。工程档案是其最宝贵的资源，也是其进行市场竞争的最有力的财富。然而，在工程项目建设单位，除了一些国家重点工程项目，工程档案的管理仍然以手工操作为主，只是用 word 进行档案目录输入的工程档案管理的工作，工作效率极低，对相关数据的查找、分析十分困难，即使最后能够成功，也造成时间、资源、成本的浪费。可见，在大多数的工

7、程建设公司，对工程档案管理的信息技术的开发和应用已迫在眉睫。 2.4 经济维 经济因素是使工程档案管理困难的又一重要因素。市场、产品服务、资金等资源的投入则构成了经济维的三大要素。 第一，市场因素：市场竞争日益激烈对工程档案管理的挑战 日益激烈的市场竞争致使建筑公司不得不在资金、人员的分配过程中减少对工程档案部门的投入，追求更多的经济效益。当前，许多企业实行“组织结构扁平化” ，精简机构，削减管理层次从而提高企业运转效率。档案管理机构因为未充分化发挥应有的作用，甚至丧失独特的价值，往往成为被精简的对象，甚至一些企业干脆撤销了专门的档案部门。 第二，产品服务因素：传统的档案服务不能满足需求 传统

8、的档案服务模式是工程项目建设竣工后，档案部门开始全面开展工程建设项目的档案管理工作，对于项目竣工前的工程文件在形成、归档、整理过程中，档案部门并不直接参与，而只是起到监督和指导的作用。 5第三，资金等资源的投入不足 经济是基础，是推动一个事物前进发展的必要条件。各种资源是构成经济的重要因素。资金更是重中之重。由于工程档案整理未受到领导的重视，资金投入不足严重阻碍工程文件、档案管理工作的顺利开展。资金投入不足导致工程文件、档案管理仍以手工操作为主，未真正实现工程档案资源的信息化建设，工作量十分繁重；人是劳动力中活的因素。3、构建工程档案管理系统 3.1 建立与完善组织内部，尤其是工程文件、档案人

9、员与档案形成者间交流的网络系统 工程建筑公司要建立完善的沟通渠道，包括自上而下、自下而上以及不同系统、不同部门间的沟通渠道，进一步开拓交流平台，如建立工作日志、电子邮箱、召开各种会议等等，无论哪种渠道和平台，都必须加强管理和维护，保证交流畅通。工程文件、档案人员要与档案形成部门、形成者保持良好的协作，在档案形成前，要与形成部门、形成者进行沟通，确定形成档案的种类、数量、整理的标准和规范，并写入合同。在工程项目进行过程中，工程档案人员要时刻与形成者保持联系，在宏观上做到集中统一的管理，了解所形成的所有工程文件、档案，并为形成者提供业务支持。 3.2 全员参与，树立“人人都是兼职工程档案管理员”的

10、理念 树立“人人都是兼职工程档案管理员” ，全员参与工程文件、档案管6理是提高工程的文件、档案管理工作水平的重要手段。由于工程文件、档案的形成者、保管者缺乏工程文件、档案管理意识和管理知识，仅以会议形式还不能完全保证每个相关人员提高工程档案的重视。因此，必须根据企业的实际情况，工程文件、档案人员身先士卒地把档案意识贯彻下去，加大宣传，通过自上而下、自下而上的全面的认识过程，经过多次循环，深入具体地进行下去，才能深入人心，从而，实现全员参与，人人都是工程文件、档案管理员。 3.3 完善监督、反馈体系 监督、反馈体系的建立对于建设高效的工程文件、档案管理团队具有非常重要的意义。良好的监督、反馈机制

11、应该是多角度、双向的、多级别的。应该在工程文件、档案管理组织机构内部建立全方位的沟通机制，保持沟通渠道的畅通，包括反馈流程、反馈登记表的设计。信息反馈目的是检验我们输出的信息是否符合需要和准确无误，对于深入开发工程文件、档案信息资源具有重要意义。这就要求我们运用科学的方法，对用户实行跟踪服务。工程档案信息开发利用后，各类用户的意见通过借阅制度登记、信息反馈调查等形式收集、汇总、统计，进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”的定量、定性分析，及时调整开发利用计划和方向，使工程信息服务减少盲目性，增强信息输出准确度，取得工程档案信息资源开发的最佳效果。工程档案工作者还要进一步研究用户需求与利用状况，及时处理反馈意见，关注社会，提供更有效的满足个性需求的信息。 参考文献： 71郭文辉.高速公路工程资料过程控制及工程档案管理信息化研究J.技术：123-128. 2李培建.浅谈新时期如何做好建筑工程档案的管理控制J.城建档案.2003(3):22-23. 3侯建亚.加强重点建设工程档案管理之我见J.档案学通讯.2001(6)：58-60.