浅议信息技术在政府部门办公自动化中的应用效能.doc

1、1浅议信息技术在政府部门办公自动化中的应用效能摘要：笔者从全球办公自动化趋势着眼，分析我国政府部门办公自动化的重要性，阐述政府部门应用 OA 系统的重要作用。通过分析信息技术与政府部门办公自动化之间的相互关系，对如何应用信息技术作了详尽分析。 关键词：信息技术；政府部门；办公自动化；应用效能 中图分类号：D625 文献标识码：A 文章编号： 随着网络信息资源的开发和利用,对我国企业公司、校园、政府部门、军事指挥等机构的办公自动化进程产生着深刻的影响。面对日趋先进的办公技术，信息技术无疑正在为提高效率和生产为目标的办公自动化时代创造条件。但是随着信息技术的不断完善，作为信息技术的应用之一的办公室

2、办公自动化将如何发展，这将成为新时代的一大重要课题。 信息技术助推政府部门办公自动化进程 信息技术是通过计算机进行相关数据或文字信息的处理，从而能够顺利完成信息采集、存储、加工、利用以及相关产品投入、技术开发、信息服务工作的一门新兴学科，这极大的提高了我们处理信息和进行决策的能力。 学者们常将应用计算机技术、网络技术、通信技术以及系统科学和行为科学等多种技术统称为办公自动化(Office Automation，简称 OA)，2这一技术不但逐步在某种程度上代替各类公务管理活动，而且在运用这一技术后能有效的将处理好的信息反馈给信息技术的使用者，最后由这些设备的办公人员构成可满足不同目标的人机信息处

3、理系统。 我国关于 OA 的发展起步于 20 世纪 80 年代末，经过 10 多年的发展，我国已逐步摆脱最开始单纯的提供面向单机的辅助办公产品的窘境，逐步向可以提供面向应用的大型协同工作产品，并且能够运用在政府部门、事业单位、各大企业中的目标前进。 政府部门管理中办公自动化的重要性体现 研究 0A 系统的组成与构建，是顺应技术发展这一时代潮流，通过分析，我们可以清楚的知道 OA 系统包涵工作流程、知识管理 、公文处理、协同工作、行政办公等诸多部分。在这个信息资源高速运转的时代，办公自动化所需的软件与日剧增，与其相关的信息资源也日趋增多，这在一定程度上有利于提升政府部门管理的核心效率。由此可知，

4、传统办公方式将迎来一次巨大的挑战，在这一挑战中办公自动化系统的合理有效利用将成为这一挑战成败的关键。 第一、在这个信息化时代，OA 管理系统的使用将为实现现代化政府部门管理创造必要条件。在激烈的市场竞争的环境下，很多因素会制约企业的发展，比如人才的缺乏、技术的落后、信息资源收集滞后等等。如何减少这类因素的负面影响，是我们这一课题讨论的问题所在。 正是通过 OA 系统，政府部门可以迅速收集信息，在及时有效的分析与处理信息后，将科学的信息反馈给所需信息的企业，使企业在做出重大的发展决策时有所依据，也为政府部门深入了解基层社会现状提供最3真实与最原实的第一手材料，进而为实现最广大的人民利益奠定坚实的

5、基础。 第二、在政府部门相关制度创新的过程中，OA 管理系统掀开了政府部门管理的新篇章。正如我们所知悉的，在日新月异的信息化时代，如何利用计算机信息技术，凭借新颖的思路，寻找适合我国政府部门的管理的新模式与新手段，是具有重要意义的。 在经济全球化的浪潮中，我国的对外开放水平逐步加大，社会生活的各个方面都或多或少的受到全球化的影响，OA 管理系统作为新兴的管理方式，是与传统的老式管理有着很大的不同，它将为我国在政府部门推广 OA 管理系统提供重大支持，这是我国政府部门走向办公现代化的极为重要的一步。OA 管理系统在政府部门的运用，将大大提高政府部门处理相关事务的效率，并能有效解决在决策过程中出现

6、的迟缓问题，这就在一定程度上减少了在工作流程中大量不必要的耗时，给我们的政府工作带来了信息的便利性与时效性。在此同时，政府各个部门间也加快了信息交流与分享，使我国政府部门形成反应快、决策准的现化管理体制。但是并不是说政府部门的 OA 管理系统，只是简单的服务于有限范围内的特定部门。如果只为有限的职能部门所使用，它的应用面就会显得十分狭窄。因此，我们必须将它和其它相关业务应用系统融合，从而使政府部门能够在有限的信息资源下，更好的实现预期目标。 OA 管理系统存在着诸多优点，这体现在管理运用过程中它扮演的不同的角色，比如它在领导者需要决策时，及时提供相关的关键信息，犹如领导者的得力助手般，为决策的

7、科学性提供佐证；在日常管理活动中，4它是最普通的管理信息系统或是业务处理系统，处理着最为繁琐且极为重要的信息，它是中层干部、业务人员和一般工作人员工作中不可或缺的“工作伙伴” 。 提高办公自动化在政府部门的应用效能 如何将 OA 管理系统与我国政府部门工作相结合，使之充分发挥提高政府部门办公自动化的应用效能，是我们现在面临的一大重要问题。在不断推进政府部门办公自动化的过程中，我国政府已经做出了许多积极的尝试，通常的做法有购置相应的办公自动化的设备，完善相关办公软件。但是由于我国政府部门在办公自动化的进程中，起步晚、相关配套设施不健全、办公经费拮据、专业人才缺乏、应用软件不完善等因素的存在，阻碍

8、了我国政府部门办公自动化的发展。我们急需普及政府部门办公自动化的现代化信息意识，改变传统的办公理念，积极着手于解决办公自动化的应用效能等问题。 第一、我们需要改变传统的办公理念，树立现代化的信息化的自动办公意识，提升运用信息技术处理日常工作的积极性。在这一过程中，对领导层的培训显得极为重要，在培训中我们需要强化自动化是实现政府部门办公现代化、传输网络化、信息资源化和决策科学化的首要选择。使领导层逐渐形成运用自动化系统办公的习惯，成为遵守自动化运行的相关管理规则的一员。在通过领导层的觉醒后，使之影响其下的基层员工，从而达到在政府部门从上到下推广办公现代化，提高 OA 系统的应用效能的目的。 第二

9、、办公自动化的应用少不了员工的参与，这就需要我们加强对5政府部门员工的培训，提升员工整体素质。首先应从办公室主任、部门领导、系统管理员和文档管理员的培训入手，确保最终实现全员培训的顺利开展。其次是制定办公自动化的管理制度，使员工在运用自动化过程中按照有关规定办事，从而养成一种积极使用 OA 系统的生活方式和一种工作习惯。同时完善软件系统运行的规定和制度，明确自动化系统管理、维护和应用的责任和应用的责任划分，界定各类信息发布模块，明确工作处理中每一个环节的工作标准等。其中在办公自动化应用中显得的犹为重要的是加强政府各个部门、各个岗位间的协同工作的流程，使企业 OA 系统有效的应用在政府部门之间，为政府工作添砖加瓦。我们在政府部门办公自动化的进程中不仅需要加大对办公自动化的硬件设施的投入，还需要更加重视相关应用软件的研发与技术人才的培养等方面，这一系列的举措将为政府部门 OA 系统高效、安全、便捷的发挥应用效能创造条件。 参考文献 1张锐昕，张玉春.办公自动化概论(第一版)M.北京：清华大学出版社,2012. 2尤霞光.信息技术基础M.北京：中国电力出版社,2007. 3马永涛.现代办公自动化M.北京：机械工业出版社,2007. 作者简介：张茜，女，广西贵港人，助理工程师，学士，从事征地拆迁工作