文书档案管理复习题整理高纲.doc

1、 1 / 1230462 文书档案管理 绪论1识记：（1）文档管理：社会组织的文书部门或业务部门，依据一定的原则和规范，通 过一系列科学有效的方法对文书和档案实施的管理，包括文书的拟制、 办理和管理，档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研、统计等内容的环节，大致相当于秘书实务课程中的办文工作和档案管理工作。2领会：（1）秘书文档管理的研究对象文书、文书工作、档案、档案工作（2）秘书文档管理的主要内容基础知识和工作流程（3） “秘书文档管理”与相关课程的关系3掌握：（1）文档管理工作的重要性文书、档案工作是国家管理的重要手段文书、档案工作是秘书工作重要的 组成部分文书、档案工作是其他

2、秘书 工作的重要辅助手段第一章 文书和档案1识记：文书、档案、文件、科技档案、专门档案、人物档案的概念。2领会：（1）文书、公文和文件三个概念的外延大小广义文件文书公文狭义文件（2）文书转化为档案需要具备的条件办理完毕的文书才能作为档案保存对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案（3）公文的种类按作用可将公文分为通用公文和专用公文两类。按行文方向可分为下行文、平行文、上行文三类。按来源和使用范围可分为外发文件、收来文件和内部文件三 类。按功能性质可分为法规性公文、指 挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公

3、文和奖惩性公文。按时限要求可分为紧急公文和普通公文。按机密程度可分为机密公文和普通公文。（4）档案的种类根据档案形成的历史时期，可将档案分 为古代档案、近代档案和现代档案。根据档案内容，可分为文书 档案、科技档案、专门档案和人物档案。按档案的载体形式分，有甲骨、金文、石刻、胶片、磁带等。按档案的所有者分，有国有档案、集体档案和个人档案。按档案的内容体式分，有公文、图纸、 账簿、家 谱、日 记、电稿、照片、磁带、胶片、光 盘等。3掌握：2 / 12（1）文书和档案的作用规范作用指导作用联络作用凭证作用参考作用教育作用（2）作为文字材料的文书的含义文书的作者是从事社会活动的人文书具有实用性文书的记

4、录方式为文字文书的载体形式多种多样文书具有广泛的社会作用文书是一个类别名词，一般指一 类文字材料，而不 单指某份或几份材料（3）档案的定义包括的要素档案的本质属性档案的来源档案形式的多样性第二章 文书工作和档案工作1识记：（1）文书工作：社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作，办理和管理， 为组织工作服务的工作。档案工作、文书档案连锁法（民国）：民国时期，为了提高行政效率，出现了文书档案连锁法。就是以集中统一的原则组织文书、档案工作，由总收发室统一进行分类和登记，分发至主办单位，各单位办完公文，随即由档案室进行立卷归档。也就是文书和档案统一

5、分类、统一登记、统一编号。文书工作组织机构：文书工作组织方式的概念。2领会：（1）文书工作的含义文书工作所指文书仅指公务文书。文书工作包含文书制作、文 书办理和文书管理三项基本内容，也是三项基本任务。文书工作具有法定的程序和严格要求。（2）文书工作的原则：及时、准确、安全、精简（3）文书工作组织机构的分类；（4）档案工作的“三性”：管理性、服 务性、政治性。3掌握：（1）档案工作的基本原则实行统一领导、分级管理的原 则， 维护档案的完整和安全，便于社会各方面的利用。（2）文书工作和档案工作的关系。文书工作与档案工作的联系：联系：对象有交叉；前后相继；相互影响；长期处于一体化状态。区别：工作对象

6、不同，一个是文 书一个是档案；工作任务 不同；服务对象和目的不同；工作机构不同。第三章 文书制作1识记：文书制作、交拟、核稿、签发、复核、文书体式、文稿、文本、修订本、存本的概念。2领会：（1）打字排版的注意点3 / 12打字排版以签发的定稿为依据，忠 实于原稿。版面设计要美观大方，严格按照文件格式 进行排版。打印排版要建立相应的登记制度，防止文件在 缮印过程中出 现丢失。（2）文件用印的注意点。以组织负责人签发为准；与文件制发组织相一致。印章端正、清晰地盖在文件落款处，上不 压正文，下要骑年盖月。3掌握：（1）文书制作的要求真实反映法定作者意图严格遵守公文格式要求准确把握公文写作特点严格控制

7、公文制作程序（2）公文眉首部分的六要素：公文份数序号、秘密等 级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。（3）国家秘密的密级规定及保密期限；绝密三十年，机密二十年，秘密十年。（4）公文标题的三要素：发文机关名称、事由、文种。第四章 文书办理1识记：（1）文书办理的含义（广义、狭义）广义的文书办理：包括文书制作 、文 书处理和文书管理在内的所有工作。狭义的文书办理：按照国家的相关规定，通 过一系列前后相 继的环节完成文件制作、 传递、阅读、承办等工作，主要包括收文 办理和发文办理两个方面，一般不包括文书的保管和立卷、整理和归档等环节。（2）收文办理：接收外组织发来的文件并对其进行运

8、转和办理的过程。（3）拟办：社会组织秘书机构负责人对需要办理的文件提出初步办理意见，以供领导人批办时参考的过程。（4）注办：对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的过程。（5）注发：对文件制发情况予以简要注明的过程，即由文书人员于文件发出后，在 “发文稿纸”或“ 发文审批单”的“注发”栏内填写文件发出情况，以方便 查考。（6）内部文件：组织在日常行政办公活动中形成的用于内部信息流通的文件。2领会：（1）行文制度的三要素：行文关系、行文方式、行文规则（2）我国各级党政机关组织关系的四种类型：同一系统的上下级组织之间属于领导与被领导的隶属关系。同一系统中的上级主管业务部门与下级主管业务部门的业务指

9、导与被指导关系。同一系统的同级组织之间属于平级关系。不同系统之间不相隶属关系。（3）文件处理单的基本格式收文日期 文件号来文机关 文件日期文件标题 附件拟办意见批示意见处理结果4 / 12传阅时间 姓名 时间 姓名（4） 承办工作的注意点承办上级文件，首先要消化理解上 级指示的内容实质， 这 是完成承办任务的基础。其次，办文时不能照抄、照转，必 须注意结合实际情况具体加以贯彻。再次，上级文件指示的传达，要按照有关规定和领导批 办意见，不能只是念念就了事。最后，上级文件一经下达，要根据领导批办意见，及时检查贯彻执 行情况。承办下级的请求、报告，首先，对请示要着重审核所请事问题的事由、依据情况，要

10、求是否符合实际，是否正确。其次，根据上级有关规定和机会领导批办意见，对请示口头或书面做出答复，答复问题要明确、肯定。统筹规划、妥善安排。（5）内部文件的特点实用性、保密性、多样性。3掌握：（1）文书办理的特点：连续性、 时效性、保密性、集成性、规范性。（2）文件暂行保管阶段的主要任务：整理、保管、提供利用、处置、移交、销毁。（3）行文方式的六种类型：逐级行文、多 级行文、直达行文、越级行文、直接行文、联合行文。（4）行文规则的主要内容行文要尊重社会组织的隶属关系。行文要尊重组织职权。行文要考虑必要性。行文要明确发文权限。同级社会组织可以联合行文。经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文同等

11、效力。（5）两次签收的任务清点。检查。签字。（6）批办的要求：要准确领会发文意图，交代 办文的具体要求，科学合理地组织人力、分配任务，以求迅速处理文件。重要的，必须由社会组织主管 领导批办的文件，一定要由领导当面批办。文件准确送至文件所涉及主管领导处批办，避免出 现主管 领导批办不属于其职权范围的文件的现象。文件示经领导批办之前，不得将文件的内容和 拟办意见 随意透露级组织内部及外部的相关人员。批办过程保持联系，随时了解文件去向和 处理情况。领导不能依赖秘书的拟办意见，要仔 细阅读文件。（7）传递文件的主要方式邮局传递、机要通信传递、机要交通传递、电信传递、文件交换。（8）秘书部门开展档案咨询

12、与提供服务的方式。针对组织工作重心和业务活动安排，提供相 应的文件资 料和数据支持。定期印发已归档保存的内部文件目录。主动编制相关的汇编产品，如 组织工作制度汇编、关于某项活动的文件汇编等。第五章 文书管理1识记：（1）文书管理：通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质量和运作过5 / 12程进行的监控和掌管。文书保管、文书清退的含义。2领会：保证文书安全的具体要求；保守文件机密的具体要求；文档管理工作的根本目的；在文书管理工作中处理好严格管理和方便利用的关系；阅文室的作用。3掌握：（1）文书管理的意义有利于提高文书工作的质量和效率有利于保证文书的安全为档案工作奠定坚实基础文书管理的

13、原则；文书保管的方法；借阅制度的主要内容；如何建设阅文室；现行文件汇编的几种形式；办好文件清理工作的注意事项。第六章 文书工作与档案工作的衔接1识记：（1）文书终极处理:就是对已经办理完毕的文书进行价值鉴定，以确定文书是否具有继续保存价值，并将没有保存价值的文书予以销毁，将有价 值的文书经过整理变成档案长久保存的工作。（2）立卷：文书部门或业务部门将处理完毕的，具有保存价值的公文，按照它 们在形成过程中的联系和规律进行系统整理编目，组成案卷的工作，它是整理与保管档案文件的一种重要手段。（3）案卷：由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和 统计的

14、基本单位。（4）档案收集：是接收、征集档案和有关文献的活动，就是按照国家规定，通过例行的接受制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各机关档案室和各级各类档案馆， 实现档案的统一和分组管理。（5）档案价值鉴定：按照一定的原则、标准和方法，甄 别 和判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并加以销毁，使保存的档案达到精炼的工作。归档范围、立卷类目、平时归卷、卷内备考表、通讯者特征的概念。2领会：（1）文书工作和档案工作的“分水岭”和“结合部”文书归档，意味着文书工作的 终结和档案工作的开始，是文书工作和档案工作的

15、“ 分水岭”和“结合部” ，也是文书部门和档案部门按不同的职能履行“交”与“接” 手续的过程。（2）文书处理部门立卷的好处便于发挥文书处理部门熟悉业务和文书处理过程的优点，可以维护机关活动的历史面貌，提高案卷质量和工作效率。由文书部门暂时保存当年的文件，方便承 办人员随时调阅 ，减少了 归档和调卷的手续。6 / 12由文书部门随时集中立卷，可以防止文件散失，有利于保证文件齐全及保护党和国家机密的安全。有利于档案室专门从事档案的整理、保管、利用等工作，改变机关档案部门“一年工作，八个月立卷”的被 动局面。有利于沟通文书部门和档案部门的联系，共同研究文 书处 理和档案中的有关问题，提高机关工作水平

16、。（3）确定文件材料归档范围的依据和指导（4）档案价值鉴定的原则；档案价值鉴定最基本的方法；我国现行社会组织档案鉴定工作的程序；机关文书档案的保管期限；文书立卷的要求；分类编号法的运用；案卷标题的拟写；案卷标题中的时间指向；装订案卷的“三孔一线法” ；归档章的标准格式；归档文件目录封面式样。3掌握：（1）档案收集的作用收集是档案工作的起点。收集工作是贯彻档案工作基本原则的首要措施。收集工作直接关系到档案工作的信誉问题。（2）档案价值鉴定的意义便于发挥档案的作用便于档案的安全保管便于应付突发事件现行机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定特点；具体档案价值鉴定工作的注意点；档案保管期限表的结

17、构；档案保管期限表的类型；文书立卷的步骤；立卷类目的组成；平时归卷工作的内容；卷内备考表；六个特征立卷法。第七章 档案的整理与保管1. 识记：档案整理工作、全宗的概念。2. 领会：构成立档单位的主要条件；全宗的主要形式；年度分类法中所属年度的判定；年度组织机构分类法；组织机构年度分类法；年度问题分类法；问题年度分类法；案卷目录封面；7 / 12档案保管工作的基本原则；档案库房建设的基本原则。3. 掌握：档案整理工作必须坚持的原则；档案整理工作的内容；全宗的三个基本涵义；跨年度文件处理方法；影响档案寿命的人为因素；档案保管工作的任务。第八章 档案的检索与利用1识记：（1）档案著录：通过对档案的内

18、容和形式特征分析选择并记录下来，形成条目。（2）档案标引：赋予著录对象分类标识或主题词标识，赋 予分类标识的过程为分类标引，赋予主题词标识的过程为 主题标引。2领会：（1）档案检索的两大部分档案的检索分为两大部分-档案信息的存储和档案信息的查找。档案信息的存储阶段具体由著录和标引完成，并由此形成了不同的 检索工具。档案信息的查找实际上是通过对各式各样检索工具的利用来获得需要的线索，然后根据这些线索去寻找对应的档案实体或档案信息。（2）存储过程的两大环节：档案著录标引和编制检索工具。（3）档案检索效率的查全率和查准率查全率=（检索出的有关档案/全部有关档案）*100%查准率=（检索出的有关档案/

19、检索出的全部档案）*100%互逆关系。（4）档案著录与标引的依据档案著录的依据是档案著录规则(DA/T 18-1999)标引的依据是中国档案分类法、 中国档案主题词表、 档案分 类标引规则、 档案主题标引规则。（5）档案检索语言的两大类分类语言，即中国档案分类法 主题语言，即中国档案主题词 表（6）档案提供利用的方式阅览服务外借服务展览与陈列服务复本制发服务制发证明服务目录信息服务 咨询服务。3掌握：（1）档案检索系统的三要素档案信息档案检索技术设备档案检索语言与方法（2）档案检索的地位与作用档案检索是档案管理中重要的环节和内容档案检索是提高档案管理水平的重要手段档案检索推动档案管理的科学发展

20、档案检索促进了档案及其信息的利用档案检索促进档案人员业务素质的不断提高（3） 档案著录规则的主要内容著录项目、标识符号、著录条目格式、著录用文字、著录信息源和著录项目细则 。（4）档案检索工具的作用8 / 12桥梁作用交流作用管理作用第九章 档案的编研与统计1. 识记：（1）档案编研：档案编辑研究工作，是指以 馆（室）藏档案 为主要依据，主 动提供和报道档案信息，为社会、组织机构或有关方面服务的一项工作。（2）大事记：又称年表、年谱 、大事件 纪年等，是以档案记载为主要依据，按时间顺序简要记述一定历史时期的重大事件和重要活动的史料型参考资料。（3）组织沿革：也称为组织机构沿革，是全面、系统地记

21、述和反映某一地区、某一系统、某一单位组织机构演变的参考材料，其主要作用是为人 们查考、研究某一主体的组织变革和历史发展提供客观的基础性信息。（4）档案统计：用表册、数字的形式，对档案和档案工作诸多现象的数量关系进行调查、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程、 现象及其一般 规律工作。2. 领会：（1）档案编研的意义档案编研工作是高效、优质 地满足社会对档案信息需求的有效方式档案编研工作是保护档案原件永久保存的重要途径档案编研工作是衡量档案馆（室）工作水平的重要标准（2）现行档案文件汇编的编写要求适当的选题恰当的选用档案实事实是的编研态度注重效率与效益的提高（3）大事记的结构：题名、前言、目录、

22、正文、附注（4）组织沿革的结构总题名、总序、目录、正文、附 图3. 掌握：（1）档案编研的主要内容编写档案参考资料编纂出版档案汇编或在报刊上公布、 发表档案史料编史修志、撰写学术著作和文章（2）现行档案文件汇编的特点全面性、可参考性、可替代性（3）现行档案文件汇编的结构汇编名称、目录、文件原文。（4）大事记的种类组织工作大事记；专题大事记；组织职能变更大事记。（5）组织沿革的形式文字叙述：以文字表述的形式记述社会组织与负责人职务变化的基本情况，其中社会组织性质与主要职能、隶属关系、人 员编制、内部机构设置、负责组成这五个要素为必备要素。组织系统图：用于介绍一段时期内社会组织的职能部门设置与负责

23、人、工作人员安排等情况所采用的图形方式。组织系统表：将文字表述的五大要素以表格形成表现出来。（6）组织沿革的体例：年度内容法；部门年度法；问题-阶段- 部门法（7）档案统计的步骤：档案统计调查、档案 统计资料的整理、档案统计资料的分析。（8）档案利用效果登记簿。9 / 12日期 单位 姓名 案卷或文件题名利用目的利用效果第十章 电子文件管理1识记：电子文件、文本文件、电子文件技术鉴定、双套制的概念。2. 领会：（1）常用电子文件存储格式；（2）电子文件的双重鉴定：一是判断电子文件信息的有用程度，即内容 鉴定；二是判断电子文件信息的有用程度是否有实现的可能，即 检查电 子文件的技术状况，即技 术

24、鉴定，二者合称为双重鉴定。它是电 子文件鉴定工作的核心内容。（3）电子文件内容鉴定的步骤：制订电子文件保管期限表将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护归档鉴定期满鉴定（4）电子文件利用的特点共享性、复用性、交互性、多样性、开放性（5）电子文件在线利用的具体方式网上浏览、网上复制、网上咨询（6）电子文件非在线利用的具体方法单机浏览、提供电子文件拷贝 、缩微阅读3. 掌握：（1）电子文件的三要素：内容、 结构和背景。（2）电子文件处置工作的内容：保存、 销毁、迁移（3）电子文件技术鉴定的具体过程分析影响文件技术状况的因素以及应当采取的相应措施检查保障措施的实施结果根据检查的结果，判断文件技 术

25、状况（4）电子文件保管的特点电子文件的保管贯穿于整个生命周期电子文件管理成本增加电子文件的内容信息安全是电子文件保管的重要内容结构的复杂性影响文件的真实性、完整性和系 统性（5）对电子文件载体保护的具体措施控制温湿度，推荐温度 18，相 对湿度 40%。防止灰尘防止外来磁场防止机械震动防止光线（特别是紫外线）和有害气体加强日常管理维护工作。（6）电子文件信息保护的技术措施加密身份认证备份防火墙物理隔离入侵检测（7）电子文件内容信息保护的管理措施。加强安全意识和保密意识建立健全电子文件管理制度完善电子文件信息安全的法律法规体系10 / 12第十一章 企业文档管理三、考核知识点和考核要求1识记：企

26、业文档“三低一少”：水平低、受重视程度低、技术手段低、经费投入少，是中小企业文档管理的现状。2. 领会：（1）企业文书工作的基本原则企业文档工作的基本原则：实事求是、精简、高效、准确、安全企业档案工作的基本原则：集中统一管理企业档案；维护企业档案的完整系统与安全；确保企业档案的有效利用（2）企业档案人员的要求遵纪守法、忠于职守、具有专业知识，档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历，档案人员应具备大学专科以上学历或同等学历水平，档案人员应定期接受档案业务培训。企业档案信息提供利用时应注意的问题；选择企业文档管理软件时通常考虑的因素。3. 掌握：（1）企业文档的作用是企业管理工

27、作的重要依据和凭证是企业深化改革的第一手资料是企业实现可持续发展的必要保障（2）企业档案工作的基本原则集中统一管理企业档案维护企业档案的完整系统与安全确保企业档案的有效利用（3）大型企业文书工作机构层次和人员分布组成文书工作中心机构文书工作分支机构文书工作专门机构（4）企业文件材料归档的基本要求归档的文件必须完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合质量要求。归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。（5）企业档案信息开发利用的形式在企业内部实行档案开架阅读编制并交流档案目录对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、市场信息、用户反映、国内外同行生产情况介绍等。（6）企业文档管理信息化的优越性文档管理信息化增强了企业文档部门的工作效能，在管理效率明显提高的同时劳动强度显著降低。文档管理信息化促进企业将文档一体化管理和文件级管理等先进的管理方法、管理理念汲取到企业文档管理中。文档管理信息化还改变了企业传统的文档管理和利用模式，轻点鼠标就能这实现对