1、浅析信息时代的档案管理摘要:在信息时代的新形势下,建立健全现代化的档案管理模式,利用档案自身的信息资源,为服务社会和帮助各级政府科学决策有着重大的意义。现对信息时代的档案管理工作的基本模式及构建加以阐述。 下载 关键词:信息时代 档案管理 资源 档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案资源是人类社会发展的历史记录,是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源,是国家政务建设中不可缺少的重要公共信息资源。在当今信息时代,政务信息的公开、大量电子文件的产生,使
2、档案信息化建设越来越成为电子政务建设的重要组成部分。 传统的档案管理制度相对落后,由于档案自身的复杂性,档案管理亦比较复杂,分散管理是其突出特点,在具体管理中难于实现标准化和统一化。同时档案管理的部门与部门之间缺少必要的协调机制,致使档案存在归档“终身”制现象,没有得到及时补充和修正,阻碍了档案的合理利用和流动,在档案管理手段上,档案管理人员基本还在采取手工编辑、检索,致使档案材料不能及时归档整理,存在档案资料不完整的情况。 早在 2000 年 12 月召开的全国档案工作会议上,中共中央办公厅主任王刚同志就明确提出了大力加强档案信息化建设的任务。国家档案局局长毛福民 2002 年 12 月在全
3、国档案局长馆长会议上提出把信息化作为档案基础业务建设的重点内容,要求加强对机关电子公文归档、电子档案管理的监督和指导工作,加速档案工作信息网建设,加快馆藏档案的目录数据库和必要的全文数据库建设进程。国家档案局制定的全国档案事业发展“十五”计划把档案信息化建设作为一项战略任务确定下来。2002 年 3 月国家档案局制发了全国档案信息化建设实施纲要,我局组织认真学习领会,明确了档案信息化建设的方向和任务。 当前档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,积极主动地为经济建设服务,为全面建设小康社会服务。在媒体时代的今天,通过计算机网络为用户提供服务,并加强各项事务管理,促
4、使档案管理现代化。 首先是创新服务手段。在当前信息化社会中,人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展,人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂,越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。目前,国内许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础,进一步加快档案信息资源数据库建设,尤其是电子文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。如:输
5、入目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索;档案棺(室)与宣传部门密切配合,可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于宣传和利用。 其次是加强横向联合,实现信息资源共享。随着信息时代的发展,人类的知识和信息总量在急剧增长,面对浩瀚繁杂的文献情报,任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势。而建立联合目录,实行资源共享,正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。档案部门与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立“电子文件(档案)数
6、据管理中心”。 档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高。 同时开展现行文件阅览服务。随着改革开放的不断深入,到档案馆(室)查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是随着我国经济体制改革的进一步深化和对外开放的不断扩大,公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要,希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求,进
7、一步转变工作职能,提高工作效率,通过建立城市化进程中新型档案管理的档案信息服务平台,实现档案信息资源共享,密切党和政府与人民群众的联系,维护广大人民群众的根本利益。 建立信息化新型档案管理架构,要体现“统一领导、分级管理”的原则。实行统一领导,分级管理是我国档案工作的宏观管理原则,实行统一领导,它包括统一规划、统一政策、统一规范、统一制度。所谓分级管理,就是分级负责的集中管理和保管。整个国家档案工作由全国各级档案行政管理部门分别进行管理,即一级管一级,层层有人管,层层有人抓,各负其责,分别把关,建立资料库,为信息化建设档案管理工作奠定坚实的基础。 在信息化社会的今天,从信息资源开发的角度看,档
8、案人员不再单纯是档案的保管员,还应是档案信息财富的拥有者和提供者;档案馆(室)也不再是单纯的收藏机构,还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆(室)的改革创新方向就是走信息化道路,在为社会提供档案信息服务的基础上,创建档案信息服务产业,建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。对于档案信息的开放和开发,档案工作者应当树立服务意识和产业意识,面向经济建设主战场主动出击。在汇编专题信息方面开发科技信息,帮助企业引进开发先进技术产品;开发经济信息,为企业结构调整服务;开发市场信息,为企业提供营销机会;开发法律信息,为企业维护合法权益服务;开发房地产信息,为城市改造和建设服务等。总之,信息时代的现代化档案管理,对政府部门依法行政、科学民主决策,服务社会和各级政府有着重大的意义。 (责任编辑:刘旭华)
