档案信息化在航道工程档案管理中的运用.doc

1、档案信息化在航道工程档案管理中的运用摘 要在建筑企业施工过程中，会形成各种各样的文档材料和图纸材料，标书、施工图、施工过程记录、合同、监理记录、竣工验收记录等，这些资料对工程质量评定，竣工工程的管理和维护，具有非常重要的价值，是企业进行技术与管理创新的基础，是企业参与新项目竞标投标的资本，直接影响到企业的发展与存亡。因此，建筑施工企业的档案管理工作的重要性是毋庸置疑的。本文结合笔者档案工作中的实际情况谈谈几点体会。 关键词档案；管理；信息化；建设 中图分类号：G275.3 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）42-0333-01 一、航道工程档案管理常见问题 （一）重工程建

2、设，轻档案管理 由于经济利益或赶工期等原因，往往重建设、轻管理，重竣工、轻保存的问题，致使工程档案管理的机构、人员、经费、库房等得不到有效落实。 （二）管理制度不健全，且管理执行不到位 工程档案收集齐全完整难；档案整理环节多，规范整理难度大；档案数量多，页数、件数、卷数及套数等都较多，正确统计难度大。 （三）档案管理人员配备不足，工程建设档案管理体制不完善 由于工程建设单位人员和经费的原因，许多单位没有建立工程档案管理部门，档案管理不健全。参建单位配备的专职档案人员少，多为兼职人员，档案管理人员工作稳定性差，而且对航道工程档案的收集、整理、规档不熟悉，使得案卷质量差，无法达到档案管理要求。 （

3、四）档案管理现代化水平不高，未能实现资源共享 档案管理现代化程度不能适应单位和工程建设快速发展的需要，没有应用专业的档案管理软件。许多参建单位没有应用专业的档案管理软件，计算机应用仅是打字的水平，影响了档案管理的工作效率和经济效益。在实际工作中，参建单位重视纸质文件的归档，轻视电子文件的归档，纸质文件与电子文件未能同步归档，航道工程档案信息不能实现共享。 二、加强工程档案管理的措施和对策 （一）领导要高度重视工程档案工作 通过档案法律、法规普及及宣传等方式方法，让领导从档案实际应用中认识到档案工作在整个工程建设中的重要作用和地位，从而在各方面给予支持，促进档案工作健康协调发展。 （二）依法规档

4、，树立依法管理的意识 将航道建设项目档案管理相关文件汇编成册，印发到各工程项目，通过工作会议、座谈交流、业务培训、档案法制知识竞赛等多种形式，大力宣传工程档案法制化、规范化管理的重要意义和作用。认真学习，贯彻落实各项文件规定，提高思想素质和理论水平，实行依法治档。 （三）增强档案意识，严格履行职责 项目业主在建设单位办理工程规划许可或者工程施工许可时，与建设单位签订工程建设档案责任书，明确建设单位以及施工、监理等参建各单位在工程建设档案管理方面的责任和义务，并监督执行。建设单位在工程开工前，应将本单位各部门和参建单位有关工程档案的形成、积累、整理、归档等工作标准和要求，以正式文件的形式印发，以

5、便于各单位（部门）档案人员收集相关资料，使应当归档的各类文件材料“颗粒归仓” 。 （四）制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩 工程建设是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。成立工程建设档案工作领导小组，建立档案工作人员网络体系，明确每人的工作职责，加强考核，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立切合实际的项目档案工作管理体制和工作程序。定期召开工程建设档案工作会议，及时布置相关的档案整理工作。 （五）加强专业化指导和培训，提高基层档案工作人员档案管理水平。 讲解工程档案的收集标准、分类编号、整理步骤和申报资料、验收程序等，并将现场操作示范和组织参观有机结合起来，现场讲解有关注意事项，讲解

6、案卷、案卷目录的填写，图纸折叠是否规范标准、统一，发现问题及时整改。 （六）培养一批专业化工程档案整理 人员到指导工作岗位上去对于政策理论性强，具有丰富管理知识和管理经验，善于协调沟通，并对整个工程前期直至验收竣工整个工程形成的文件、图纸、照片、视频等资料十分了解的专业人才进行重点培养，工程档案整理需要这种新型复合式专业技术人才。 （七）通过网络开展业务指导 航道工程多数在荒田野地施工，人员地点变动频繁，容易造成档案资料中存在问题和欠缺，为了提高收集质量和减少遗漏，主管单位应主动提前介入，进行业务指导。将一些常识规范性文件放在航道网站上，建立航道档案工作群，可以随时随地通过 QQ 联系。这样新

7、老基层档案人员只要浏览网站就可以了解学习档案专业知识，归档原则。既可以对航道工程档案整理中的新要求及时查阅，又保证在档案整理过程中不出现原则性的错误，提高了自己的业务素质和专业技术水平。在集中的业务指导培训时，减少基础性知识的培训，增加具体问题的交流和探讨时间，提高档案人员的实战能力。缓解了业务指导人员少，而基层工程档案工作需求量大，工程建设点分散，战线长的矛盾。节省了时间和费用，让出时间来解决工作中的突出问题，获得指导信息也非常方便，提高业务指导工作效率和质量。 三、档案信息化在航道工程档案管理中的运用 （一）工程档案信息化管理与传统档案管理方式之比较 统一工程档案整理及装订要求，对工程档案

8、纸质载体归档工作进行辅助配合。档案数字化是档案信息化管理的前提，2011 年为响应国家电网公司档案数字化工作要求，我单位在工程档案归档工作中推行纸质、电子双轨制归档管理，对 2011 年在建工程档案进行全面数字化推广。在工程档案数字化过程中，我们充分利用档案信息管理平台系统提供的相关管理功能，使得数字化后的工程档案利用率迅速提高，尤其在工程结算、决算工作中得到了充分的体现。工程档案数字化应用的推广，无论从工程档案的管理还是从工程档案的过程管控来说，都为档案工作者提供了便利条件。因此，在工程档案管理中推行档案信息化管理方式是切实可行的。 （二）信息化背景下航道工程档案管理的工作建议 通过工程档案

9、信息化管理方式与传统管理方式比较，同时考虑各信息系统的全面应用、推广，工程档案来自各方面的电子数据也将不断增加，在今后的工程档案管理方式中应以档案信息化管理为主，传统人工管理为辅，两者互相借鉴、互相补充，这应该是航道工程档案管理工作的一个发展趋势。但在向这个方向迈进的过程中，建议做好以下工作： （1）提高航道工程档案信息管理的创新服务意识。单位领导的档案管理意识对档案管理工作的影响力颇高，所以对档案的管理工作各级档案管理部门还应该进一步落实加强。单位在人力、物力、财力上给予档案数字化管理工作强有力支持。同时还要在思想层次上支持航道工程的档案数字化管理工作。在网络信息社会条件下，项目管理者应该充

10、分认识到工程档案数字化管理工作所面临的严峻挑战和新形势，应该要加强自身的综合职业素养，加强工程档案管理的主动意识、创新意识及服务意识。 （2）集中利用一段时间，逐步对原有库藏工程档案开展数字化工作，一方面以提高档案信息管理平台系统中工程档案可利用数据，以逐步提高利用率。另一方面也是对库藏工程档案进行的一次彻底盘查、清点工作，摸清“家底” ，理顺库藏纸质档案。 （3）做好档案信息管理平台系统各类工程档案类型管理工作，明确管理要求及分类、整理规则。 四、结束语 档案信息管理平台系统的推广应用，为航道工程档案的管理、利用工作提供了新的工作思路，同时也对航道工程管理人员的信息化工作能力提出了更高的要求。必须深入了解档案信息管理平台系统各项功能，逐步摸索其潜在功能，提高航道工程档案管理水平及利用效率，同时逐步提高航道工程档案信息化管理水平。