房地产档案管理中数字化技术的运用.doc

1、房地产档案管理中数字化技术的运用摘 要档案数字化，是近年来随着信息技术的飞速发展，档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案而提出。档案数字化是房地产档案馆顺应社会信息化的发展趋势，在实行档案信息化过程中采取的一项有力措施，其意义深远。 本文结合房地产档案管理数字化的含义、主要特征及实现房地产档案管理数字化的原则分析，主要从房地产档案管理数字化运用时易出现的问题及房地产档案管理数字化运用时的策略进行了分析，以供参考。 关键词房地产档案管理 数字化技术 问题 运用策略 中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）25-0350-01 一、房地产档案管理数字化的含义

2、房地产档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字摄影（通常情况下包括录音与录像两种）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术手段，将各种载体的房地产档案资源转化成数字化的档案信息并以数字化的形式存储，通过网络化的形式进行相互地联结，通过计算机系统进行管理，形成一个系统的档案信息数据库，从而达到及时提供利用，实现资源共享的目的。一般说来数字化之后，房地产档案就会三种形式，即：档案原件、档案扫描件与档案数据。 二、房地产档案管理数字化的主要特征 1、日常网络化管理 档案日常网络化管理能够快速地进行信息的搜集、整理和移交等操作，档案一旦受理，就能够在网络上对其进行综合利用，这不但能够充分利

3、用信息，还便于档案统计、检索工作的进行，并节省一定的时间。 2、数字化内容 房地产档案数字化将传统的以纸张、录音带、录像带等为存储介质的多种多样的档案原始资料，通过扫描、压缩、转化等高科技技术手段将其转化成图片文件、声音文件以及录像文件等形式，再运用分级存储管理技术将图片、声音、录像等文件、索引字段存储于磁盘、光盘、磁带等大容量的存储介质上，还要确保能够通过各种较为便捷的查询手段最快地查询所需要的资料、信息，能够发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现一种“数字化档案馆”的理想效果。日常的管理只要通过查阅存储在计算机中的已经数字化了的信息就可以了。 3、服务社会化 数字化技术在档

4、案管理中的应用，有效弥补了传统手工档案管理模式的空白，实现了资源共享。用户只要通过计算机网络就能够自主、快捷查询和下载自己所需要的内容，这种服务具有社会化的特点，代表着社会的进步。 4、全方位服务 数字化的房产档案将文本、图像等信息存储于计算机中，使得人们能够更为方便、快捷地通过登录计算机系统进行查找与确认，使得服务全方位化、多元化，满足了社会大众的需求。 三、实现房地产档案管理数字化的原则 1、安全性原则 保证房产信息的安全性是其数字化管理的所应该遵循的最重要的也是首要原则。安全，就是要防止系统硬件以及软件受到人为方面的或者自然方面的危害甚至破坏，具体的说来就是来就是防止房地产档案的散失、遗

5、漏以及泄密。所以房地产档案的管理人员必须确保档案的安全性，通过不断地更新软件系统使其能够安全、永久地得到保存 2、精炼原则 从档案的原始状态到能提供查阅的数字化状态，其间要经过扫描、数据存储整理和相应检索关系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技术支撑。在此情况下，为了使这些工作更具有价值和体现效益，要求提供数字化的档案必须有比较密集的容量，精炼原则是从这一目标出发，要求鉴定人员在进行鉴定时彻底贯彻精炼思想，删除重复和无价值的文件，挤掉案卷水分，使经过鉴定后的档案组合非常精炼，最集中反映历史活动的真貌。由此可见，精炼原则主要是从减少数字化成本出发，同时也是从绝大多数利用者的利用需求出发

6、，并不包括满足个别利用者的特殊需求。 3、可读性原则 可读性是指房地产档案经过是指经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等之后仍旧能够以一种可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性、完整性。可读性是房地产档案得以存在与保存的基础。如果保证不了档案的可读性，档案也就随之而失去了存在的价值。 四、房地产档案管理数字化运用时易出现的问题 1、档案资料收集、记载的漏洞 当今计算机技术与信息技术的发达，使得信息每天都有所更新，这就有可能导致房地产档案资料在搜集的过程中出现遗漏，此外新政策的不断出台也有可能使得原房地产档案信息与房产现在的实际情况不太相符的情况。 2、房地产企业对档案管理重视

7、不够 房地产企业为追求利益的最大化，往往投入大量的人力、物力在高收益部门，而对于短期效益不明显的档案管理部门重视不够。企业在档案管理方面，总是一省再省，看似节约了资金，但其实让企业在长远发展的道路上步履维艰。房地产企业可以为谈成了一笔交易大肆庆祝，却舍不得购买进行档案管理的辅助设备，导致档案管理工作进行困难，很多资料的存储不完善甚至无法存储，为后期的资料调取查看形成阻碍。房地产企业对档案管理的不重视态度导致企业档案管理不能发挥出应有的效能，这是企业的巨大损失。 3、缺少服务创新理念 一直以来，档案管理工作单纯地停留在为用户提供证明或者咨询服务，缺少对档案的实际利用效果的进一步分析，并较少研究信

8、息资料上网服务的可行性，在一定程度上阻碍了档案的开发利用。 五、房地产档案管理数字化运用时的策略 1、加强档案人才的培养 创新是档案管理人才需要具备的基础素质之一，要实现档案的开放、多元化发展，档案人才需要更新观念，不断探索，勇于创新。档案人才还应熟练操作计算机，具体是指能够熟练地应用办公自动化软件、全面掌握现代通信、网络技术，并能够有效进行计算机设备的维护。 2、建设标准体系 房地产档案管理如果没有一种统一的标准与规范，数字化档案管理应有的价值就发挥不出来。然而目前这种现象却非常普遍，很多部门档案的管理不标准、不规范，极大地阻碍了房地产档案管理的正常发展与创新。 3、建立档案信息数据系统 现

9、阶段，纸质档案仍是主要实体，纸质档案数字化制作方式是指借助计算机完成人工录入或者使用扫描仪扫描，这种制作方式在有限的存储空间内，能够存储大量的数据信息，真正实现了档案全部内容的数字化。然而档案记录方式的多样性削弱了计算机识别的真实性。另外，人工录入又降低了工作效率，这缩减了数据信息的使用价值。对于通过扫描仪逐页扫描，并绘制成图形，实现了档案初始文件的信息数字化。这种方式与人工录入相比具有一定的优势，能够缩减数据信息的录入时间，大大提高了工作效率，且误差较小。因此，扫描仪扫描具有更广阔的应用前景。 4、建立传输平台 要达到有效利用数据库的目的，就应该建立起房地产档案信息传输平台。信息只有在传输的

10、过程中，才会体现出其价值来。因此应该加强网络系统的建设，打造出一个高效率、高水准的房地产档案信息传输平台。 结束语 综上所述，传统的房地产档案管理的方式是以手工处理为主，工作效率低下，且档案实体在自然条件下、人为条件下而存在许多的缺点，比如极容易破损、毁坏且很难得到修复，而且很难做到信息共享。如今这一管理方式与时代发展极不相适应，显得非常地滞后，已不能满足于房地产档案管理工作发展的需要。而数字化技术则具有存储量大、差错率小、可资源共享，并且可备份受外界影响较小等优点，其应用于房地产管理中能够有效弥补传统的手工式的管理手段的不足，因此数字化技术应用于房地产档案管理已是势在必行。 参考文献 1 袁涛.数字化技术在房地产档案管理中的应用J.山东档案，2013，02：47-48+58. 2 马丽荣.房地产档案管理中应用条码技术策略分析J.办公室业务，2013，21：183.