浅谈社会保险档案管理存在的问题及其解决方法.doc

1、浅谈社会保险档案管理存在的问题及其解决方法摘 要：社保档案管理是社保工作的重点，档案的完整和规范，一方面保障了职工的合法权益，也为统计、监督等工作提供了依据。目前，社会保险档案管理存在若干问题：社保档案管理意识薄弱，管理手段和方法落后，缺乏专业的档案资料管理队伍，管理制度不统一，不注重档案信息开发。因此，为了有效管理社会保险档案，应抓规范，完善相关制度，抓素质，强化队伍建设，抓服务，强化信息利用。 关键词：社会保险；档案管理；问题；解决方法 档案管理一直是社保工作的重点，其中包括了参保职工的就业、缴费、调动、退休等内容。社会保险业务档案是社会保险经办工作的历史记载，是参保单位和个人权益的真实记

2、录，是实现为参保者个人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的重要保证，也是确保参保者享受相应待遇的重要依据。社保档案管理的好坏、档案资料的安全完整与否，直接关系到参保者个人的切身利益。随着社会保险覆盖范围的增大以及参保人数的不断增多，给社会保险档案管理工作带来了一定的挑战。面对新形势的发展，应不断地提高社会保险档案的管理水平，提高社会保险档案管理工作的效率，为广大的参保人员提供优质的档案服务。 一、社会保险档案管理存在的问题分析 （一）社保档案管理意识薄弱 社保档案管理意识薄弱是档案管理工作中的突出问题。由于缺乏对社会保险档案管理工作的正确认识，大多社会保险的经办机构只注重对社会保险

3、工作的领导和资金投入，将社会保险的档案管理当做可有可无的工作，而忽视了对其的资金支持和技术支持，这增加了社会保险档案管理工作的难度。有些管理部门的领导只重视社会保险的业务工作，而对社保档案管理工作没有采取一定的宣传措施，使得档案管理工作人员意识不到社会保险档案管理的必要性，严重降低了社会保险档案管理的工作效率。 （二）管理手段和方法落后 多头管理是当前我国社保档案管理工作的突出问题，社会保险档案管理的多头管理与我国社会保险发展历程有关。社会保险档案涵盖的范围广泛，内容繁杂，并且全部的社会保险资料并不在一个部门保存，因此，参保人员若想查询与自己相关的全部社保信息，则需访问全部的社保档案管理部门才

4、能完成。虽然近些年来计算机技术发展迅速，有些社会保险档案管理部门逐渐在工作中使用信息技术，但是受现实条件如资金、设备、专业技术人员等的限制，难以实现社保档案管理的信息化，大多社保机构仍采用纸质材料档案管理，增加了社保档案查询访问的难度。有些经济条件差的地方社保部门甚至没有建立专门的档案室，各类档案资料被分割保管，容易造成社会保险档案资料的丢失现象。 （三）缺乏专业的档案资料管理队伍 缺乏专业的档案资料管理队伍，对社保档案资料的管理工作造成了不良影响。社保档案信息服务质量与社保档案管理人员的素质息息相关，但是多数社会保险经办机构为了节约档案管理的经费，不注重对档案管理工作人员的专业技能培养，并且

5、很少聘用专业的档案管理人才，造成档案管理专业队伍缺乏的局面。此外，在有些社保档案管理部门存在案管理人员身兼数职的现象，对档案管理工作投入的精力和时间不够，降低了社会保险档案管理的工作效率。 （四）管理制度不统一 近些年来，社保档案管理工作为了满足社会保险改革的需求，逐渐向标准化、科学化的方向发展，各地的社会保险经办机构根据档案管理工作规范的相关规定而制定了一些必要的社会保险档案管理制度。但是由于各地社保具有一定的差异性，没有统一的社保档案管理的文件，各地的制度也不尽相同，使社保档案在管理和应用上差别很大。 （五）不注重档案信息开发 很多社会保险经办单位忽视了档案信息开发的重要性，不仅浪费了大量

6、的信息资源，同时也使得社会保险档案管理工作效率低下。在我国的某些地方，虽然社会保险改革已经历了十多年的发展历程，但是社会保险档案信息开发工作依然停留在“初级管理型”的阶段，不能根据当地社会保险的实际情况对各种档案信息资源进行有效的开发利用，使得大量有利于推动社会保险改革的信息资源变得毫无意义。 二、有效管理社会保险档案的对策 （一）抓规范，完善相关制度 进一步完善档案管理制度、操作规程和业务流程，修订档案管理人员岗位职责 、 档案室管理制度等项制度，规范档案资料从产生、传递、归档、保管、查阅、检查、保密、销毁、移交等全过程的程序、方法和要求。为实现档案管理严格化、为档案室配齐密集架、灭火器、计

7、算机、扫描仪、档案管理软件等各类档案管理专用设备，做到库房、调阅、办公、实物陈列室“四分开” 。 认真开展档案审核自查工作。每年定期检查审核业务档案中各项材料是否完备，是否准确一致，是否真实有效，对所缺的材料进行详细登记，对在普遍性、阶段性工作中形成的材料和特殊性材料，主动与相关部门联系、索要，及时补充好档案材料，并对档案材料进行重新分类、整理和归档，做到业务档案的完整和业务档案信息的准确、全面、有效。 （二）抓素质，强化队伍建设 除在专（兼）职档案管理人员选拔上严格把关，切实将工作经验丰富、责任心强的干部选配到档案工作岗位上外，同时狠抓档案管理人员的培训教育工作，采取岗位培训、派送档案管理人

8、员参加档案部门组织的专业培训，努力提高档案管理队伍的专业技术素质和现代化管理水平。各级社会保险经办机构应定期开展社会保险业务的培训，加强工作人员的档案管理专业技能。要求相关工作人员掌握一定的计算机技术，为实现社会保险档案微机化管理打好基础，便于档案信息的开发与利用。 （三）抓服务，强化信息利用 按照档案专业管理部门对档案管理信息化建设的要求，狠抓检索工具的规范化，系统化工作，编制各种载体的案卷目录、卷内目录、全引目录、全宗卷等索引工具，清晰规范，能够从多个角度进行快速、准确的检索。在档案利用方面，要坚持“以管促用、以用促管”的原则，围绕方便查询、提高利用效率上不断改进管理方法，全方位为参保单位

9、和个人服务。利用档案为自身工作提供方便，为办事群众提供服务。规范档案查阅管理，制作借阅登记和利用效果登记薄，对查阅情况进行详细登记，并及时反馈利用效果，着实解决了几个疑难问题。不断加大业务档案利用的深度和广度，将计算机和网络技术应用到档案管理工作中，建立了业务档案基本信息库，实现了档案管理信息化；提高了档案信息资源的查阅效率，为社保征缴工作提供了高效、快捷的服务。 档案的完整和规范，一方面保障了职工的合法权益，也为统计、监督等工作提供了依据。人社局应高度重视，把档案工作当作大事来抓，任务层层分解，指定专人负责，全员参与，把档案工作落到了实处，档案管理工作逐步走向精细化、规范化。把社会保险档案管

10、理作为强基础、促发展的一项重要工作，按照“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的管理要求，不断加强档案管理工作力度，社会保险档案管理工作迈上了新台阶。 参考文献： 1肖生乐.浅谈从业人员劳动和社会保障档案的构成及管理J.河北企业.2015（12） 2杜岩.基于提高档案管理科学化水平的措施研究J.湖北函授大学学报.2015（24） 3舒萍.基于知识服务的档案管理模式的理论探索J.企业导报.2015（24） 4李双.浅析新形势下档案管理工作的规范化J.现代国企研究.2015（14） 5朱玉媛，彭潇敏.我国社保档案管理现状与对策分析J.档案学通讯.2008（05） 6钟闻.论劳动就业和社会保障档案管理规章制订的若干原则J.浙江档案.2006（02） 作者简介： 刘代诚（1965.7 ） ，性别：男，籍贯：烟台福山，工作单位：烟台市福山区社会保险服务中心，职称：档案馆员；学位：无。