浅谈现代文秘应该具备的基本素质.doc

1、浅谈现代文秘应该具备的基本素质摘 要在知识经济的背景下， “秘书素质”的话题伴随着秘书队伍的扩大而日渐高涨，但是大多强调“专业技巧，即如何应对某一件具体事件” ，而在很大程度上忽略了秘书综合素质。秘书人员是领导的助手和参谋，是连接内外关系的通道和窗口，只有具备良好的职业道德和出色的职业能力，才能够在知识经济时代游刃有余地应付工作，得到领导和群众的好评。 关键词秘书 职业道德 职业能力 中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）27-0089-01 一、秘书应具备的职业道德 职业道德是秘书人员从业立业之根本。秘书相对其他职业而言，最接近决策层，领导层，甚

2、至直接参与其中，知密多、知密早、知密深，如果一旦道德沦丧，造成的损失无法估量。因此，秘书人员的职业道德修养尤其重要。秘书的职业道德，体现在“忠、信、勤、廉、俭”五个方面。 （一）忠于职守。作为文秘人员，要忠诚于职守、忠诚于集体。现实生活中有这样的情况，有的同志仅仅对某个人忠心，处处偏重某个人，甚至无视组织原则和组织纪律，而搞得领导之间不团结。不可否认，由于工作接触多、兴趣相投、性格相近等原因，一个秘书人员同哪位领导联系紧一点，感情深一点，这很正常。但是在实施服务时，都要尽心尽力；在原则问题上，都要一视同仁；在协调工作中，都要按规矩和程序办事。只有这样，才不会引起领导的不满，造成领导之间的隔阂，

3、才不会出现所谓的“排错队” 、 “跟错人” ，领导和组织就会诚心待你、放心用你。 （二）恪守信用。秘书人员作为决策者和执行者间的桥梁，负责综合协调，担负着上传下达和在领导之间传递工作意见的重要使命。因此，在传达指示、传递意见、反映情况都要重事实，做到准确无误。否则就可能影响工作的展开，甚至导致重大决策的失误。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。做到不该看的不看，不该打听的不打听，不该问的不问。在一般场合避免谈论关于工作上的事

4、情。 （三）业精于勤。眼勤、手勤、脚勤、脑勤。眼勤，就是善于观察，善于发现，由此及彼、由表及里，及时掌握事情真实动态，分析利弊，去伪存真，为领导决策提供真实有利的依据；手勤，就是要多动手，多做事，会做事，善成事，以一丝不苟、心细如发的工作态度，主动拾遗补缺，做到不误事、不出事、不乱事，进而成大事；脚勤，就是要多深入基层，搞调查研究，抓督查落实，了解实情，反映实际，掌握第一手资料，为领导决策提供真实可靠、实事求是的依据；脑勤，就是要勤于思考，善于思索，锤炼思维，想领导之所想，想领导之未想，为领导决策服好务、参好谋、成好事。 （四）廉洁奉公。不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业

5、活动能够正常进行的重要保证。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处” ，我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换” 。要以整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。 （五）俭以养德。秘书要耐得住寂寞，安得退屈，不慕荣华，宠辱不惊。古人常说，良田千顷，一日三餐，广厦万间，微驱八尺。做秘书不能贪得无厌，更不能夜夜笙歌，花天酒地。要静以修身，俭以养德，把事业看得重一些，把名利看得淡一些，把个人得失看得轻一些。人无千日好，花无百日

6、红，阴晴圆缺，潮涨潮落，秘书无论顺逆都应保持一颗平常之心，不以物喜，不以己悲，固守住做人的底线，千万不能为追名逐利或一念之差而越出藩篱。 二、秘书应具备的职业能力 良好的职业道德是秘书人员在知识经济时代得以立足的一个重要条件，而个人的职业能力，则直接影响到工作的质量和效率。可以说，能力是新时代秘书人员迈向成功的保证。 （一）深厚的文字功底。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的

7、内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。 （二）熟练的操作能力。随着科技发展和网络技术的应用，秘书的传统工作方式有了根本性的转变，如，信息搜集、整理、传递、处理的速度及有效性得到了极大的提高；计算机、扫描仪、复印机、投影仪、电视会议系统、图像编辑软件、公司局域网等数字化、智能化、信息化的办公软件和硬件的运用，不仅提高了秘书人员的办事效率，也增强了秘书人员事务处理的准确性，同时对秘书人员的办公自动化操作能力也提出了更高的要求，即需要秘书人员掌握最新的办

8、公室技术操作系统，为日常工作的处理提供便利化的技术操作服务。 （三）较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。 （四）良好的沟通能力。秘书的工作比较复杂，要相当好秘书这个角

9、色，就要学会处理方方面面的关系，分析某项工作的相关因素，解决和处理其相关方面的事项，以达到沟通协调目的。在各职能部门之间，通过秘书的协调，明确职责、合理分工、相互配合。沟通协调中经常会出现被协调者各方在认识和观点上的分歧，有时可能会相当大。沟通协调者应采取求同存异，在分歧中找共同点，提出双方能接受的方案，促使沟通协调成功。有效的沟通不仅能使工作环境变得轻松愉快，在开展各项工作时，更加游刃有余，还会使一个企业的效益在无形中得到进一步提高。 （五）敏捷的应变能力。秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界一般性事物对上司的干扰，这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中，秘书是上司

10、的代表和发言人，这要求秘书默契的配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时，有良好的应变能力并能在短时间内作出处理方案，这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。 结束语 总之，文秘工作是一项综合性的标准性非常强的工作，从事这项工作的人员必须具备较高的综合素质，才能更好地完成工作。作为一名文秘工作人员，必须立足实际，认真学习，勇于实践，善于总结，不断提高，才能真正成为一名称职的文秘工作者。 参考文献 1 王钰.秘书人员应具备的专业能力 ，2011 年. 2 钱世荣.秘书学 秘书工作 ，2004 年第 1 期. 3 徐勇主编.基层秘书工作实务湖北：湖北科学技术出版社，2008年. 4 李辉.做好文秘工作着力提升四种能力江苏政协，2010. 5 李成国.浅谈文秘人员的道德品质修养中国当代秘书群星文文选，1999.