事业单位档案管理问题与措施.doc

1、事业单位档案管理问题与措施摘 要档案各种文字和图表以及声像还有实物等不同形式和载体进行记录，在平常工作中无论是何种性质的事业单位都需要靠档案管理提供有力的支撑与保证。档案的有效管理可以提高工作效率，目前有些事业单位由于档案管理不科学导致其失去原有的职能。本文主要根据多年的档案管理工作实践，对人事档案管理中存在的问题进行分析，并提出措施。 关键词事业单位 档案管理 问题 措施 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）14-0192-01 一、事业单位人事档案管理的现状分析 （一）对人事档案管理工作缺乏重视。 人事档案是人们在社会活动中逐渐形成资料，具有真实性

2、和参考价值，影响着今后的发展。目前很多事业单位的人事档案管理中都存在着忽视档案管理的问题，从各阶层领导到档案管理人员都缺乏对档案管理的重视，造成管理人员工作不负责任且态度不积极的情况发生，而且在档案管理中缺乏规范性和科学性，导致档案零散乱放、乱摆，失去了其应有的价值和作用。 （二）档案管理制度不健全，档案分散管理现象严重。 很多事业单位的档案管理工作都未按照国家的相关标准来执行，并且在等级评审中也只是提出要求而未落实实施。随着事业单位改革的不断发展，有很多事业单位只是设立了相关的档案室，将所有的事业职工档案统一规划管理，但其他事业单位档案还未实行统一存放管理，并依然由原业务部门各自管理，造成了

3、档案分散管理的局面。 （三）事业单位职工档案管理人才结构不合理。 当前，事业单位职工档案管理人员上存在这样的问题：一是缺少高层次的管理人才，将原有的人员经过短期培训后仍就上岗工作，导致管理人员跟不上档案管理发展的步伐；二是年龄结构不合理，目前管理档案的人员多以年龄偏大或即将退休的人员居多，其接受能力比较差而且缺乏创新意识，造成管理人员老龄化的情况，缺乏中青年管理人才的培养导致青黄不接；三是缺乏复合型人才，目前档案的管理缺乏既懂业务又懂管理的人才，致使专业人才与复合型人才比例失调，造成复合型人才的缺乏。 （四）档案管理手段落后。 目前有很多事业单位对档案的加工和检索依然延用着最早的手工翻阅和查找

4、，严重阻碍了档案管理的发展，而且这种方式本身就会对档案造成破坏，再加上存储设施陈旧、条件较差和长期的存放都对档案长久的使用有影响。尤其是三级以下事业单位存在此问题更加严重，这也影响了档案作为参考依据的重要意义。 （五）事业单位在意识上缺乏对档案管理的重视。 尽管做好档案管理对事业单位工作的开展有很大帮助，能够更多的吸纳人才，提高工作效率， 但是落实到具体工作上往往没有那么容易，事业单位的很多工作人员并不重视这项工作，因为它不会在短时间内创造利润，所以档案的管理工作很容易得到工作人员的忽略，加上领导对这项工作也很少督促，对档案的管理工作重视度不够。 二、事业单位职工档案管理措施 （一）改变观念，

5、提高对档案管理工作的重视 随着网络信息的不断发展，信息化的管理必然会成为档案管理工作的载体，所以，事业单位的各层领导及档案管理人员都要提高对档案管理工作的认知与重视，并且事业单位领导应加强对档案管理的资金投入，用行动来说明档案管理的重要性。让大家认识到档案管理不只是资料的存放和保管，将其应用到事业单位工作中，并且它也会为事业单位领导在做决策时作为依据，使其发挥其应用的作用和职能。同时，档案管理工作人员一定要培养自己的自主意识，加强责任心，积极的宣传档案管理的意义并做好档案管理工作。 （二）建立健全档案管理制度。 俗话说“无规矩，不成方圆” ，只有制定健全的档案管理制度才能提高档案管理工作的效率

6、，而且它也是一项严格的管理依据。只有这样才能强制改掉管理工作人员的散漫、不负责任，有效的促使档案管理工作的稳定发展。在制度的制定中应参照相关的法律法规来进行，同时根据事业单位的实际管理情况，设立出科学、规范的管理制度。保证档案的归档、保存、借阅等各流程都有据可依，而且对不同科室的档案门类及载体等都要全面考虑，使其在日后的使用中与事业单位业务同步进行。 （三）加强档案管理人员队伍的建设。 对于档案管理来说，人员素质是关键。所以，事业单位领导应重视并加强对档案管理人员队伍的建设。首先要让档案管理人员了解并认识到档案的作用与价值，及其对事业单位事业、社会和人类发展带去的重大意义。通过这样的方式来促使

7、管理人员的自觉性、主动性和积极性；其次要对档案管理人员进行专业知识的培训，并将现代信息化的档案管理技术列入到培训内容中，使其成为高素质综合型人才；另外就是加大大学生的招聘，从中选拔既有档案管理经验、又精通计算机技术的人才，来壮大档案管理人员的队伍。 （四）加强档案管理的基础设施建设，促进档案管理信息化建设。 在信息化的时代，事业单位应根据本院的情况为档案管理部门购置、配设计算机、扫描仪和打印机等先进的设施，并选购适合档案管理的系统软件来辅助档案管理人员进行工作，使其可有效的处理档案的立卷、检索和统计等。同时，由于计算机网络技术的使用具有开放性。因此，工作人员要加强安全防范意识，增加对档案信息的

8、安全防范，避免文件丢失或被破坏。从而使事业单位职工档案的管理工作进入信息化的应用时代。 （五）各单位领导和员工要提高对档案管理的重视程度。 领导要充分认识到事业单位的档案管理工作从长远来看还是节约成本，创造经济效益的事情，想要引进人才，必须做好这项工作。领导对这项工作的重视程度提高了，再叮嘱员工做好具体的管理工作。对档案管理人员要做好相关专业知识的培训，根据他们的工作量和工作效率发薪金，并建立奖惩制度，工作优秀的给予奖励，工作问题多的给予适当的惩罚，这样就能增加员工工作的积极性。同时档案管理人员自身也要提高责任感，做好自己的本职工作，不断提升自己的工作水平和自身素质。 三、结束语 综上所述，事业单位职工档案管理是事业单位管理工作中重要的组成部分，而目前，很多事业单位都存在着管理及认识上的误区，导致档案管理的不合理。因此，本文通过对其管理现状的分析，提出了加强相关事业单位职工档案管理事业的相应对策来提高事业单位职工档案管理的工作，从而实现事业单位职工档案管理工作的可持续发展。 参考文献： 1 王志武.机关事业单位电子文本管理及档案信息化建设问题研究J.黑龙江史志，2014， （03）. 2 董薇.事业单位档案管理现状及对策分析J.城建档案，2014， （2）.