新形势下如何做好人事档案管理工作.doc

1、新形势下如何做好人事档案管理工作【摘要】 高职院校中的人事档案管理工作，妥善保管和归档了教职员工的个人信息，凸显教职员工的个人价值和综合素质，辅助高职院校的教职员工行政管理。新形势下高职院校人事档案管理工作中，我们要加强科学引导，强化档案材料的严谨性和权威性，提高科学管理，提高档案管理员工的综合素质，加强信息化建设，建立完善的人事档案管理体系，提高人事档案管理的规范性与合理性。 【关键词】 人事档案 高职院校 档案管理 科学管理 高职院校的人事档案是真实反映高职院校在人事活动中所形成的档案文件，它集中体现了教职员工的个人履历、岗位晋升、道德品质、学历内容、工作业绩等档案管理文件，它集中以文字、

2、表格以及其他记录形式进行整理收集。在当前新的社会形势下，充分要求高职院校的人事档案工作必须牢固树立“以人为本”的管理理念，加强档案管理的信息化建设，深入开展人事档案工作服务于组织人事部门，谋求其在高职教育改革和经济建设中发挥的指导性作用，积极探索高职人事档案管理的有效途径与方法，实现人事档案管理的现代化功能。 一、新形势下人事档案管理的核心价值 在高职院校中进行人事档案管理，它取决于人事档案管理彰显的核心价值，体现在其对于高职院校、教职员工和行政管理等一系列管理措施上，主要从以下几个方面进行： 1.1 妥善保管和归档教职员工的个人信息 高职院校的人事档案真实客观地记录了高职院校教职员工的履历、

3、升迁、考核、学历、资格培训、专业技能等个人信息，它是对于教职员工学习、工作和成长的真实反映，也是对于教职员工在学院人事管理活动中形成的记录和德才表现。目前，我国的社会人事档案管理工作还很落后，教职员工的档案管理都是依托于高职院校的人事档案记录与保持的。同时，人事档案管理能够真实地反映教职员工的工资待遇、福利保障、业绩考核、科研奖励、职务升迁等信息，这样就为高职院校的各部门竞聘人才和岗位流动提供了依据，也凸显了人事档案管理的信息价值。1.2 凸显教职员工的个人价值和综合素质 目前，我国的新高职院校大多是从多个中专院校合并而来，高职教职员工大多是从旧的院校转化而来，在应聘和竞岗过程中，高职院校需要

4、通过笔试、面试和复试等层层筛选，而人才选拔的重要依据就是人事档案记载的个人信息。档案信息中记载的教职员工信息能够真实地反映个人履历、学历证明、学术记录和科研成果，可以真实反映一个人的专业水平、教研能力和敬业精神；档案信息中记载的职务变迁和任职经历，可以真实反映一个人的道德品质和业务能力。高职院校的领导者通过全面衡量教职员工的人事档案材料，可以充分了解员工的成长履历，也可以充分掌握教职员工的综合素质，为人员招聘和岗位晋升提供重要的人事参考数据。 1.3 辅助高职院校的教职员工行政管理 随着国家越来越重视职业技术教育，高职院校的规模日渐庞大，所涉及到的专业科系也越来越多，这就给高职院校的行政管理工

5、作带来了非常大的压力。当高职院校开展一系列的岗位考核、职务晋升、工资调整、岗位轮换和奖金发放的时候，行政主管部门需要建立起一套严谨、系统和科学的考核方案，真正做到公开、公平和公正，真正符合高职院校教职员工的切身利益。在院校开展一系列的行政管理工作，一方面需要人事档案的归纳和总结，另一方面也需要教职员工人事档案基础资料的不断总结和完善，从而能够为行政管理工作的开展提供佐证，也能充分满足行政管理人员的工作需要。 二、新形势下人事档案管理的有效途径 在新的社会形势和发展需求下，在高职院校开展有效的人事档案管理，凸显人事档案管理的核心价值，需要保证档案材料的严谨性，提高档案管理员工的岗位素质，建立完善

6、的人事档案管理体系。 2.1 加强科学引导，强化档案材料的严谨性和权威性 当前社会已经进入到飞速发展的信息化时代，每天都会产生大量的信息数据，也对于人事档案的搜集和整理提出了非常高的要求，也对人事档案的管理提出了迫切的要求。在高职院校的人事管理过程中，档案是高职历史的积累，人事档案工作是为高职院校的行政改革和教育改革提供服务性、建设性的工作，而其基础就需要强化档案材料的严谨性和权威性。在实际操作过程中，开展完善有效的人事档案材料收集政策，深化对于高职院校干部的履历、升迁、考核、学历、教学培训、专业技能等需要入档案材料的认真搜集，做到准确无误。档案管理人员必须对收集与人事档案有关的各种材料进行鉴

7、别筛选，做到档案材料取之有据，存之有物。在搜集整理、鉴别筛选过程中，对不符合高职院校人事档案管理的材料及时进行更正、退回和销毁，手续不齐全的材料要退回原部门进行补充和完善，充分确保档案材料的手续齐全，材料完整，保证档案材料的严谨性和权威性。 2.2 提高科学管理，提高档案管理员工的综合素质 档案材料真实地反映了高职院校的人事状况和组织架构，它也是高职院校历史演变的见证，这样就对档案材料的安全性提出了非常高的要求，也对档案管理员工的综合素质提出了非常严的要求。首先，我们的高职院校应该充分认识到人事档案管理的重要性，从硬件设施上加强档案室建设，每个部门都要配备专门的人事档案专柜，人事档案室应该独立

8、健全，认知做到防火防盗、防尘防潮等措施。其次，我们的高职院校领导应该充分认识到人事档案管理的重要性，牢固树立人事档案意识，将人事档案纳入到全面了解和选拔党员干部的工作轨道上来，提高人事档案的人员编制，也充分改善人事档案员工的工资水平和生活状况。最后，档案管理员工需要充分加强自身专业素质的培养，积极参加专业技能培训，多与兄弟单位的人事档案管理人员沟通和交流，充分学习先进的人事档案管理技术，倡导和提高人事档案工作绩效的提高，从而为全面开展科学的人事档案管理工作提供保障。 2.3 加强信息化建设，建立完善的人事档案管理体系 当人类社会进入 21 世纪，我们也步入到信息化时代，网络信息技术、电脑多媒体

9、技术和移动通讯技术已经越来越深入到高职院校的人事档案管理中，它体现在人事档案资料的输入，人事档案材料的调阅和整理，也体现在高职院校的人事档案管理中。它满足了档案调阅管理的便利，节省了档案存储的空间，保证了档案保存的安全，也方便了学院各部门、兄弟单位之间的调转和便捷。 通过倡导档案实体的信息化管理，建立人事档案的电子版，可以建立完善的人事档案管理体系，其突出表现在两点：一是可以实现人事档案管理资料的原始文件电脑化、数字化，这样可以及时保存和归档档案资料，能够充分保护人事档案纸质载体，真实记录新建高职院校的人事变革和岗位升迁，充分提高人事档案的利用率，减少材料的人为磨损。二是把数字化的人事档案信息

10、网络化，从而实现人事档案管理系统化、资源化和信息化，实现教育体系内人事档案信息的接收、归纳、传阅和共享。 三、总结 综上所述，随着我国高职院校的不断涌现，高职院校的办学规模也随之不断扩大，进一步加剧了高职院校内部的人事档案管理工作压力的大增，针对这一现实状况，我们的高职院校应该充分认识到人事档案管理的重要性，开展切实有效的归纳、整理和保持工作，实现人事档案的有序流通和共享，真正实现人事档案在高职院校管理中应尽的责任，提高人事档案管理的规范性与合理性。 参 考 文 献 1许文君.大数据时代高职院校二级学院档案管理工作模式探析J.宝鸡文理学院学报（社会科学版）.2015（04） 2项桂芳，计娜.加强高职院校档案管理队伍建设的几点思考J.十堰职业技术学院学报.2013（04） 3刘?B，赵峰.探究新时期高职档案管理工作规范化的新途径J.中国教育技术装备.2014（10）