企业销售与收款的内控机制研究.doc

1、企业销售与收款的内控机制研究摘要：为了规范行业行为和风险的管理水平，我国出台一系列的内部控制规范指引，要求企业建立完善的内部控制制度。目前，我国企业大多较为年轻，缺乏经验，内部控制环节比较薄弱。面对新形势，企业只有不断加强内部管理才能适应市场经济环境，才能提高抗风险能力，才能在巨大的国内与国际市场冲击下健康发展。因此，我们要以内部控制建设为契机，对企业的现有规章和办法进行梳理与提高。本文分析了风险的识别及目标，指出销售收款是容易滋生问题的关键环节，进而对销售收款的关键控制点及执行保障作了探讨。 关键词：销售；收款；内部控制 2001 年年初，安然造假案震惊全球，一个商业巨人在经济浪潮的冲击中轰

2、然倒下。2001 年，世通公司再现造假案，这使不少组织和企业开始反思和改革。然而，前车之鉴并没有阻止商业巨人们的脚步，国兴银行违规案、雷曼兄弟银行倒闭，一件件失败案例不断地上演。反观中国企业，中航油亏损、四川长虹亏损、三鹿毒奶粉等案例更披露一些不为人知的糟糕内幕。综上所述，不论国内还是国外企业，都是不断上演着错误，这是管理者们值得深思的问题。企业经营过程中，风险随处可在，然而这种风险常常是企业长期经营管理中形成的一种“习惯” ，身处其中的人们就像热水里的青蛙，在逐渐升温的过程中全然不知，在温度达到一定界限之后又回天无术，最终酿成惨败的结果。为了摆脱失败的命运，近年来越来越多企业开始关注内部控制

3、，希望通过建立完善的内部控制降低企业经营过程中的风险。进而内部控制成为企业管理者热于探讨的一个问题。为规避风险，防患于未然，在企业内部建立控制体系是非常必要的措施，企业要想实现其战略目标，内部控制的重要性更为彰显。作为企业命脉的销售与收款，本文对其内部控制进行了深入的探讨。 一、风险识别与目标 销售收款涉及资金流和实物流两条线，而这是企业经营过程中最容易出现错误的地方。对销售收款进行控制就必须有明确的目标，虽然目标并不是内部控制的构成要素，但目标对内部控制的实施有非常大的影响。以正确的目标为导向，才能使企业内部控制切实可行，才能为企业健康、持续发展奠定基础。针对企业的销售收款业务，主要从以下四

4、方面来确定。一是保障商品和货款的安全和完整。商品是企业的经济资源，是企业生存与发展的基本条件，任何商业活动都离不开资金。因此，在销售收款业务中，一定要将资金作为首要的控制目标加以关注。其实，对于舞弊的查处手段已经相当成熟，只要用心去做肯定能查出蛛丝马迹，最终消灭舞弊行为。但为什么仍然有许多人会不顾约束铤而走险呢？其中控制不到位是一个重要诱因。从企业控制来看，不相容职务没有分离或授权机制混乱等，都可以导致舞弊行为的发生。另外，虽然建立了舞弊防范机制，但执行不力也导致了舞弊行为的猖獗。从监督来看，内部审计机构流于形式，内部控制的有效性得不到保障。二是扩大销售。利润永远是企业不懈追求的目标，而利润最

5、大化则是每一个企业都想实现的。因此，要采取各种销售策略和信用政策最大限度地扩大销售额，这也是企业关注的重点所在。三是现金流入量的最大化。企业账面利润再大也没有意义，只有实际的现金注入才是企业的可使用资源。对此，企业要本着“账面利润不是真正利润”的原则，在关注利润额的同时还要保障利润质量因素，也就是说建立利润变现机制，加快账面利润的转化，从而成为企业真实的可利用的资源。四是与客户形成友好的战略关系。企业不仅要关注短期利润，还要重视长期发展的要求，对此一定要与客户建立友好的合作关系，从企业自身业务特点着手，寻找影响客户满意度的主要因素，通过改进与完善达到优化流程的目的，从而实现双方的互惠共赢。 二

6、、销售收款内部控制的关键点 （一）销售定价的控制 销售定价是一个很重要的环节，如果定价失误将直接带来企业利润的减少，失去市场竞争力。定价政策主要有：一是根据市场差误、销售成本及营销能力等因素进行定价，定价一旦确定就要遵循公平的原则，让同一层次的客户享受到公平待遇；二是在产品投入市场前就要把目标价格制定好，然后与市场同类产品进行对比，如果发现价格偏高或偏低需要及时调价，从而使产品价格机制更灵活；三是对于折扣等优惠政策需要相关责任领导给予批准方可执行，当然折扣等优惠政策实施以后还要归档和调研，以明确开展折扣活动对企业的效益影响，从而给今后的销售思路提供借鉴。 （二）对订单及销售合同的控制 订单是企

7、业销售收款的起点，也就是说有了订单企业才会启动后面的销售收款流程。对于客户订单，企业销售人员应在授权范围内对订单进行审核与记录，同时坚决不可同一人办理此事。在通常情况下，在发生订单以后企业应给客户一定的信用评价，这个评价算是积累信用，当达到一定信用度后可报上级批准允许一定额度的赊销业务。对于普通客户或新客户，一般不设延期或分期付款信用。值得注意的是，凡是赊销业务企业应视客户的还款情况为其提升和降低信贷额度，任何赊销定单都需要信用部门或相应授权人签字方可办理。销售部门应本着销售谈判、合同订立、合同审批、组织销售四分离的原则，建立起一套规范的销售合同管理制度。另外，还要建立合同审计制度，因为只有通

8、过严格的审计才能使合同达到理想的要求，内部审计有助于提高合同质量，减少合同风险的发生。 （三）销售通知单的控制 在销售业务确定以后，就要以订单和销货合同为依据，开据销售通知单。销售通知单的内容必须真实准确，对此可在执行之前向客户予以证实。销售通知单一般一式四联，销售部门留存业务联并据以登记销售账；财会部门依据发票联开具销售发票，同时登记销货账；仓库凭借批准后的提货联办理货物出库，开具出库单，登记库存账；将批准后的运货联交与运输部，填制装运凭证并运送货物到指定地点；最后应将这些单据进行核对，以确保入账时的准确性。 （四）销售发票的控制 销售发票是销售业务的真实记录，是收取货款的依据，其控制主要有

9、以下几点。一是授权控制，即发票开具人必须经过授权，任何未经授权的人员不得开出发票。二是明确发票管理和领用制度，即指定专人负责发票的保管和领用，发票使用人领用发票必须签章并注明领用发票的号码，以明确责任。三是开具依据控制。销售发票应以客户订单、销售通知单及信用核准单等为开具依据。在开具发票时必须依据销售通知单上的连续编号进行，以保证所有发出货物都开具了发票。四是复核控制。建立发票复核制度，由独立于发票开具人的其他人员对发票的构成要素进行复核。五是对发票总额应该加以控制，即对所有发票应定期结出合计金额，以便与应收账款或销货合计数进行核对。六是开票人员还应该使用和保留连续编号的发票，包括已作废的发票

10、。 （五）应收账款的管理 应收款项是指企业在生产经营过程中形成的各种应收和预付款。应收账款的范围包括应收票据、应收账款、预付账款和其他应收款。企业一般采用现金结算方式来避免应收款的发生。如遇特殊情况需赊销的，应严格按照企业审批程序和权限进行并根据购贷方信用确定其赊销的限额和期限。企业对业务经营过程中形成的各种应收款应积极催收，贯彻“谁经办、谁追款，谁审批、谁负责”的原则，保证应收款项顺利收回，做好资金回笼。如果现未经批准擅自给客户赊销而造成损失的情况，应追究责任人责任。只有部门经理以上的人员才能担保挂账，且需担保人在单据上亲笔签字。担保人应负责在一个月内对自己担保的挂账进行催收结清。财务人员予

11、以配合。收银员根据挂账协议对账务作相应处理。催收到账的款项应及时交给财务，不得坐支或挪用。 （六）销售退回和折让的控制 销售退回和折让的审计方法与销售业务的审计方法基本相同，只有两点主要区别。第一点区别与重要性有关。在大多数情况下，销售退回和折让的重要性水平极低，审计时完全可以忽略不计。第二点主要区别在目标的侧重点方面。对于销售退回和折让，其主要侧重点通常在于测试登记入账的业务的真实性，目的是揭露利用伪造的销售退回和折让业务来掩盖转移已收回的应收账款的行为。尽管销售退回和折让审计的侧重点通常是测试已入账的业务的真实性，但完整性目标也不能忽略。漏记的销售退回和折让可能很重要，可能被公司管理部门用

12、来高估净收益。当然，其他各项审计目标也不应忽视。不过，由于销售退回和折让的审计方法与销售业务的审计方法基本相同，应当能采用相同的逻辑，确定适用于销售退回和折让的控制，与这些控制相对应的控制点测试，以及验证销售退回和折让金额的业务实质性测试。 三、销售收款内控制度的执行保障 健全的内部控制是公司治理的关键。内部控制重要的一点是沟通，具体可从两个方面着手。 （一）信息沟通水平 信息收集工作要求信息来源真实可靠，原始记录准确无误，切忌使用模棱两可的信息。在信息收集过程中，常常会遇到“报喜易、报忧难”的情况。因此，对信息收集工作进行控制的关键是如实报告。另外，还要建立信息服务系统，如 MRP 系统、经

13、过闭环 MRP 系统及 ERP 系统，这些都能为企业的内部控制平添助力，能让企业掌握实时信息，从而在销售与收款管理中游刃有余。但是，系统的整合集成与网络的开放性都加大了内部控制的风险，所以信息系统的设计一定要得当，正如典故所讲：“其兴也勃焉，其亡也忽焉” 。 （二）健全企业的内部审计制度 企业应加大内部审计力度，以达到内部审计的规范化与有效化。对于销售与收款环节，一定要采取职位分离的原则，离职人员一定要编制移交清单，在监交人签字认可后方可办理手续。另外，还要采取审计责任与奖惩机制挂靠的方式，对管理失误的问责追责，对业绩突出的给予一定的物质和精神奖励。同时，企业还可以借鉴现代化成功企业的动作模式，尽可能地发挥内部审计的作用，从而达到所需要经营目标。 总之，本文由一系列内部失控导致的经营惨败的案件引出了企业内部控制的重要性，进而深入分析了内部控制的关键点及执行的必要保障。当然，内部控制的执行必须以企业利润为前提，没有利润什么都是一纸空谈。 参考文献： 1吴俊.企业销售结算内部控制与收款环节流程再造J.财会通讯综合（中） ，2009（02）. 2陈芳.企业销售与收款内控的实例探讨分析J.经营管理，2011（03）. 3李金华.关于如何加强企业应收账款管理的探讨J.中国经贸，2009（08）. （作者单位：北京宝盾门业技术有限公司）