ERP系统应用与企业内部控制.doc

1、ERP 系统应用与企业内部控制摘要：ERP 系统的应用已在我国各类企业中普及，使企业在资源管理方面得到一定程度的提高，同时，虽然依据其本身的技术优势对企业内部控制也起到了一定的良好效果，却存在过分依赖 ERP 系统的流程、用户权限划分不清晰、ERP 产品选择不当的问题，本文分析了以上三个问题的原因分别是：对 ERP 系统认识片面，内控风险意识不强；岗位设置不科学，职责不清晰；盲目跟风，追求 ERP 的品牌。并提出了定期进行流程的风险评估、清晰划分用户权限、合理选择 ERP 产品的对策。 关键词：ERP 系统；企业管理；内部控制 目前，ERP 系统的应用已在我国各类企业中普及，使企业在资源管理方

2、面得到一定程度的提高，同时 ERP 系统依据其本身的技术优势，对于企业内部控制也起到了一定的良好效果，比如自动核对内外部数据、业务流程顺畅规范、授权审批控制清晰、控制标准明确等。虽然 ERP 系统对于内部控制的重要性及良好的效果，得到了人们的一致认可，但还是存在一些不足之处。 本文阐述了过分依赖 ERP 系统的流程、用户权限划分不清晰、ERP 产品选择不当这三个方面问题，分析了 ERP 系统应用在内部控制方面的不足，并从定期进行流程的风险评估、清晰划分用户权限、根据企业实际情况合理选择 ERP 产品这三方面提出了针对性的对策。 一、ERP 系统简介及其对企业内部控制的作用 ERP，也称企业资源

3、计划，是 Enterprise Resource Planning 的缩写，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台，体现完全按照用户需要进行经营管理的一种全新的管理方法。其核心思想是供应链管理，供应链范围包括供应商、生产商、分销网络和客户等，而在企业内部划分成几个相互协同作业的子模块，如财务、市场营销、生产制造、服务维护、工程技术等等。ERP 系统集中信息技术与先进的管理思想于一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力具有显著作用。 ERP 系统依据其本身的技

4、术优势，对于企业建立有效的内部控制提供了很多有利的条件，使内部控制的职能得以实现，提高企业内部控制的效率。目前，ERP 系统的应用已在我国各类企业中得到广泛的普及，对企业内部控制的重要性也得了人们的认同，但 ERP 系统实际使用过程中，对于企业内部控制方面却还存在着一些不足及问题。 二、ERP 系统的应用在企业内部控制中存在的问题 1.过分依赖 ERP 系统的流程 ERP 系统集成了销售业务流程、采购业务流程、存货出入库流程、财务核算等主要业务流程，流程化管理进一步密切了不同部门之间的联系。而这些业务处理更多地依赖 ERP 系统操作，如财务核算模块的很多数据都由业务部门的单据直接自动生成的，例

5、如：采购业务流程生成了采购业务相应的财务凭证（在途材料、应付账款） ，库存管理系统流程生成出入库凭证（库存商品的增加与减少） ，销售业务流程生成相应销售凭证（销售收入、应收账款）等，而财务人员可能因为过分依赖前端的各个业务流程，从而减少人为判断，故对数据的准确性和真实性的保证降低。2.用户权限划分不清晰 ERP 是一种流程化的管理，它打破了原来职能部门之间相互独立的现状，使企业的各种资源能够统一管理及共享。也正是因为如此，而产生了相应的用户权限的划分、管理问题。用户权限划分不清晰，造成企业内部控制制度形同虚设，甚至滥用权限、越权操作，内控风险不但没有降低，反而加大了。 3.ERP 产品选择不当

6、 在当今的市场经济环境下，存在着各式各样的经济活动，企业与企业之间千差万别。各个大小品牌的通用 ERP 产品很难做到满足所有企业的业务需要，而企业自行开发的 ERP 系统往往也会存在着不足及漏洞，这些可能导致本企业内部控制效率降低，甚至根本失效。目前我国应用ERP 系统的企业数量不断增加，但应用状况千差万别，其中一个重要原因是 ERP 产品选择不当。ERP 产品一定要与本企业的业务紧密结合，才能发挥其应有的作用。如果 ERP 产品选择不当，不但使本身的业务流程不顺畅，效率降低，而且最重要的是内控风险的加大。最终，劳民伤财，适得其反。 三、影响 ERP 系统在企业内部控制中应用效果的原因分析 1

7、.对 ERP 系统认识片面，内控风险意识不强 一般的 ERP 系统包括了预算、生产、采购、库存、销售、财务、人力资源等企业运营管理的各个方面，并提供了各种标准化流程及标准化控制，业务流程自动实现了内部控制的相关要求，使企业的内部控制具有一定的稳定性及可靠性。企业管理当局往往认为运行 ERP 系统的同时，也就执行了企业内部控制的内在要求，可以高枕无忧了，就不会存在内控风险。然而世界上几乎不存在完美的事物，ERP 产品也是同样的，会存在本身的不足和风险。 2.岗位设置不科学，职责不清晰 企业组织架构设计不完善，对内部机构梳理不到位，权责分配不合理，导致岗位设置不科学，没有形成各司其职、各负其责、相

8、互制约、相互协调的机制，不能明确具体岗位的职责、工作要求。在 ERP 系统应用上相应地造成了用户权限划分不清晰，而企业的内部控制也就无从谈起。 3.盲目跟风，追求 ERP 的品牌 一个优秀的 ERP 产品，能够大大提升企业的经营管理水平，提高企业的经营效益，早已被人们所共识。某某企业实施了某个 ERP 产品，取得了如何巨大效益的消息，可以说是满天飞。再加上 ERP 产品提供商的宣传效应，很容易造成企业管理当局盲目跟风，一味追求品牌，一味追求大而全，结果不依据企业实际业务的情况，不适当地选择了 ERP 产品。四、改善 ERP 系统在企业内部控制中应用效果的对策 1.增加风险意识，定期进行流程的风

9、险评估 企业应依据风险管理的原则，增加风险意识，在 ERP 使用过程中，通过进行定期风险评估，对 ERP 系统中的重点业务流程影响最大的环节，进行专业的评价和分析，并对流程中的各个活动进行追溯，以形成一个不断评估、不断改进的良性循环。企业可以在 ERP 系统中，对内部控制关键点建立连续例外报告的内部控制模型。管理层通过该模型提供的用户访问记录及不相容业务能力冲突等报告，就能识别出企业潜在风险和相应的内部控制不足，从而及时改进内部控制的方法，完善内部控制建设。 企业的内部审计，也应把对 ERP 关键流程、关键控制点的风险评估，作为重点审计项目之一。企业的财务人员，更不可过分依赖 ERP 系统，而

10、减少应有的职业判断及风险意识。财务人员工作可前移到对业务端人员的录入数据的审核、监督及考核，以保证财务数据核算的质量及内部控制的有效性。 2.严格执行不相容职务分离，清晰划分用户权限 根据企业的组织构架及人员的岗位责任，合理设置内部机构，明确相应职责权限，避免职能交叉或是缺失。企业要对内部机构的职能进行科学、合理的分解，明确具体岗位的职责、工作要求，确定各个岗位的权限及相互关系。基于不相容职务分离的原则，在 ERP 系统中设置各个用户的系统业务操作权限、信息查询权限。一定严格划分 ERP 系统用户的权限，做到清晰，完整、细致、同时建立详细的用户权限文档，使用户了解和掌握自己的权限分配情况，正确

11、履行职责，并可供日后进行风险评估。只有这样，ERP 系统才能保证企业的各项业务流程，都是由被授权的用户执行，保证 ERP 流程的切实有效。 同时，对用户使用的规范及严格管理，才能使用户权限的划分落实到实际。例如：系统管理员对用户权限的修改要得到相应授权、用户之间不可擅自转借、密码口令强制定期修改、建立用户访问记录、设立严厉的惩罚制度等。 3.结合企业具体情况，合理选择 ERP 产品 对市面上各种 ERP 产品进行综合比较，充分调研，合理、慎重选择，不跟风，不盲目。结合企业具体的实际情况，谨慎进行二次开发，使管理需求与实际业务做到真正相匹配。一个企业优秀的 ERP 产品，能够快速适应企业的变化，

12、提高企业的生产力及洞察力。当然，ERP 产品实施公司的选择也同样关键，最好选择有着与本企业业务类似的成功实施案例、经验丰富的顾问公司。注意 ERP 实施上线时就要合理设计完善的内部控制制度，与实施顾问充分、反复地沟通讨论，确定合理的流程，并形成相应文档。ERP 设计阶段一定要加强对内部控制的考虑，这样可以使控制缺陷提到事前控制阶段，防患于未燃。 当然，建立一个出色的 ERP 系统，不是一蹴而就的，其中的内部控制系统也必然是要随着 ERP 系统本身的使用不断改进而趋于完善。因此，第一企业应当针对已经建成的内部控制系统，在 ERP 系统运行的过程中不断进行 ERP 内部控制效果自测与自评，监控、完

13、善企业内部控制，这也有助于企业的管理层对内部控制的有效性做出明确的评定。第二，企业内控体系建立和有效运行，受到企业的生命周期、管理状况、企业外部市场等诸多环境变化的影响，在 ERP 系统的整个生命周期，都会由于各种因素导致企业管理需求发生了变化，相应地必须进行系统功能及业务流程的修改，而依附于企业 ERP 系统之上的内部控制系统也就必须随之不断进行变动、完善。企业 ERP 的内部控制系统的，就是一个不断改进，不断完善的循渐进的过程。 内部控制的重要性，已在我国企业中逐渐得到普遍的共识。ERP 的设计理念，与内部控制建设是趋同的。ERP 系统的应用，可以使企业的内部控制全面实现，为企业的及时控制

14、提供了可能性。如何在 ERP 系统中，将企业管理效益与内部控制建设无缝衔接，给我们的企业管理者提出了新的挑战。进行定期的流程风险评估、清晰划分用户权限、根据企业实际情况合理选择 ERP 产品这三方面，可以弥补目前 ERP 系统实际应用在企业内部控制的不足。我们只要加强风险意识，不断完善 ERP 业务流程，制定有效的内部控制体系，就有理由相信，一个成熟的、优秀的 ERP 系统，一定能提升企业的内部控制建设，保证内部控制目标的实现，从而达到 ERP 系统与企业内部控制完美结合。 参考文献： 1张庆考：ERP 环境下的企业内部控制建设.中国管理信息化，2010.13（10）：8-9. 2覃新光：基于 ERP 的企业内部控制研究.财会通讯，2012（11）：130-133. 3何颖婷：基于 ERP 连续例外报告的内部控制模型构建研究.新会计，2012（3）：18-22. 4杜美杰：信息系统内部控制：过程控制和环境控制的结合.财务与会计，2012（10）：48-50. 5王 宁：基于 ERP 条件的企业内部控制探讨.中国外资，2012（12）：200-201.