广东省企业档案工作规范测评办法.doc

1、广东省企业档案工作规范测评标准指 标 测 评 点 质 量 标 准 实施细则 自评情况 自评分 评定分一、档案工作组织 单项总分 100 分1 档案工作领导(6 分)企业档案工作分管领导明确(2 分);各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人确定(2 分);档案部门的负责人确定(2 分)。要有公司班子成员分管，同时确定公司职能部门档案工作责任人，有下属单位或建设、科研等项目的，需同步确定档案工作责任人。档案部门单独设置的，必须明确档案部门的负责人，如归属办公室等部门的，需明确办公室哪位领导为档案室负责人。2 档案机构设置(4 分)专门设置了与企业规模和管理模式相适应的档案机构，或指定了负责档案工

2、作的机构(4 分)。企业规模不大的，可以设置档案管理岗位，或办公室下属的档案室即可。规模大的，必须设置独立的档案管理机构，同时明确档案管理与档案保管两种职能。（一）组织系统建设（20 分）3 档案人员配备(5 分)配备了与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员(2 分)；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员(2 分)。企业应保持档案人员相对稳定(1 分)。无专职扣 2 分；专职不够的扣 1 分以上；“稳定”问题，一般给分，如变动大、影响到工作的，要扣 1 分。4 档案工作体系(5 分)建立了以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。考核本单位、

3、本系统（或行业）组织召开工作会议与业务学习情况（5 分） 。主要考核公司系统内部的档案业务活动（工作会议、业务培训、考察学习等）情况。偶尔为之者扣 4 分；近三年每年两次以上者，给 3 分；活动形式多样、效果好的，给 4 至 5 分。1 规划计划纳入(4 分)贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划(2 分)和工作计划(2 分)，为档案工作持续发展提供保障。企业没有制订发展规划的，或有规划但未纳入者，扣 2 分；年度工作计划（总结）连续 3 年有明确提出档案工作要求者给 2 分，纳入情况不佳者，扣 1 分以上。2 文件形成积累和归档要求纳入

4、有关职责及其考核(4 分)将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责(2 分)，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核(2分)。各部门及相关人员岗位职责有明确纳入的给 2 分，纳入不明确且覆盖不完整的不给分，介入两者之间的酌情给 1 分；有纳入无考核记录或无纳入无考核的，均扣 2 分，无纳入但有其他有关考核形式的，酌情给 1 分。（二）企业管理职责（20 分）3 确保档案完整准确系统和安全措施的有效性(4 分)采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。考核有关体制、机制和制度保障措施（2 分）以及人财物保障措施(2 分)。考核纳

5、入领导议事日程，对档案工作发展重大问题的研究、解决情况。其中体制机制制度方面占2 分，人财物方面占 2 分，视情况、结合效果给分。4 资产与产权变动时档案的处置工作(4 分)企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作（4 分） 。国有企业应依照国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法（档发字19986 号）和广东省档案局、省国资委、省财政厅联合印发广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程（粤档发20076 号）的要求进行，其他企业可参照。无该项处置需求的，核给2 分。企业改制、承继、重组等情况下，依资产产权关系应予妥善处置档案。要求处置合理、移交或接收手续完善，可以得 3 至 4 分；否则，扣

6、 2 分以上。5 档案工作奖惩(4 分)企业对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分。应给予而未给予表彰、奖励或处分的，每项（次）扣1 分，扣完为止。在之前的目标管理活动或档案行政部门有表彰奖励建议、而未给予的，不得分。初次测评（认定）的，不扣分；复查时，仍未有效给予之前表彰奖励的，不得分。遇处分情况的，参照以上。（三）企业部门职责（20 分）1 归档文件的完整系统性实行部门负责人责任制(6 分)企业各职能或承办部门及项目负责人对本部门或项目归档文件的完整和系统性负责。考核部门文件管理程序和标准要求的情况（3 分）及其执行效果（3 分） 。考

7、核对各职能部门及项目负责人这个层次，在企业文件管理程序及归档标准的职责和要求明确情况，及日常工作执行情况。要求不明确的、覆盖范围不完整的，不给分；有一定明确要求、有初步效果的，可以给 1+1 分；效果更佳的，酌情加给。2 归档文件的齐全准确和形成质量实行形成者责任制(7 分)企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。考核企业岗位职责描述或同类说明中对其文件管理责任的规定（4 分）和效果（3 分） 。考核对各职能部门及项目文件形成者这个层次，在岗位职责方面的职责和要求明确情况，及日常工作执行情况。要求不明确的、覆盖范围不完整的，不给分；有一定明确

8、要求、有初步效果的，可以给 1+1 分；效果更佳的，酌情加给。3 归档文件的整理质量实行部门专兼职档案人员责任制(7分)专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。考核平时立卷责任制建立情况（4 分）及效果（3 分） 。未实行部门预立卷的，不给分。实行部门预立卷，且企业档案部门能有效把关整理质量的，可以给3+2 或以上；其他，视情况增减。1 统筹规划企业档案工作的办法和效果(4 分)统筹规划企业档案工作。考核档案部门的角色设置和职能发挥情况（4 分） 。本企业档案部门的设置，能否有效发挥档案管理与档案保管两种职能，特别侧重评价管理职能方面。综合考虑档案岗位设置、定员等

9、情况与职能发挥的匹配。成立的“档案室”非实体职能层级的、但总体效果较好的，可以给 2 分。2 企业档案业务工作的开展情况(4 分)负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。考核档案部门业务开展的总体水平（4 分） 。综合评价企业档案工作业务工作水平。各环节日常工作开展顺利的，可以给 3 至 4 分。（四）档案部门职责（20 分）3 指导企业各部门、项目及专项工作的办法和效果(4 分)指导各部门、项目及专项工作的文件形成、积累、整理及归档工作。考核指导效果（4 分） 。为企业各部门或项目提供档案工作指导。评价总体效果。归档渠道顺畅的，重要文件归档无遗漏的，可以给 3 至 4 分。

10、4 监督指导检查企业所属单位档案工作的办法和效果(4 分)定期对所属单位(包括派出机构和投资的全资、控股企业)的档案工作监督、指导、检查。考核监督指导检查制度、办法及相关记录（4 分） 。无所属单位的，核给 2分。建立对系统企业档案工作的监督检查，纳入公司层级机制并有效实施的，给 3 至 4 分；纳入主管部门层级并有效实施的，给 2 至 3 分。档案部门发挥主动性，加强了业务指导，有效果的，可以给 1 分。5 向国家档案馆或有关单位移交档案的情况(4 分)依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。考核档案移交情况（4 分） 。无移交任务的，核给 2 分。考核包括根据有关要求，向上级企业集团或

11、者行政部门、国家综合档案馆、专门档案馆移交的情况。移交及时、效果好的，给 4 分，次者，依情况核给。1 档案人员遵纪守法忠于职守情况(5 分)档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。有违法违纪情况的，扣 5 分。无违法违纪情况的，给 5 分。2 档案部门负责人职称和学历情况(5 分)档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。达不到的，视工作效果扣 1 至 5 分。有独立档案部门的，考核档案部门负责人。无独立设置档案部门的，考核主管档案室工作的部门负责人。（五）档案人员要求（20 分）3 档案人员学历学识情况(5 分)档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平（3 分）

12、，且结构合理（2 分） 。按档案部门岗位人员达到学历学识要求的比例，核定分数。4 档案人员培训情况(5 分)档案人员经过档案专业岗位培训，取得了上岗证（2 分） ，定期参加档案业务培训和继续教育（3 分） 。按档案部门岗位人员参加档案行政部门岗位培训要求的比例，核定分数（1 至 2 分） 。档案部门单位人员参加档案行政部门或上级企业、有关培训机构组织的业务技能培训和继续教育情况，核定分数（1 至 3 分） ，包括但不限于档案专业内容。二、档案工作制度 单项总分 100 分 （一）工作规章（35分）1 企业文件形成、归档责任明确情况(15 分)企业文件形成、归档责任明确。企业在制定有关规章、标准

13、和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。考核企业文件与档案管理的岗位责任制，包括分管档案工作的企业领导职责（3 分） 、办公室主任（行政工作部部长或总工办主任等）职责（2 分） 、档案部门负责人职责（2 分） 、各职能部门（项目部门）分管档案工作负责人职责（2 分） 、专职档案人员职责（2 分） 、兼职档案人员职责（2 分） 、有关专业技术人员、管理人员职责（2 分） 。考核在不同岗位的领导和员工岗位责任制中，职责明确情况。根据各评分点给分。2 企业档案工作规定制定完整程度(10 分)制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，也是企业档案工作管理方面的纲领性制

14、度。其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。考核其内容完整性（5 分）以及与企业的适应性（5 分） 。1、要求有一个完整的企业档案工作规定或实施办法 ，必须由企业发布实施；2、该纲领性制度必须明确档案工作原则及管理体制机制等问题；3、该制度应该结合本企业实际，符合企业性质、层级、规模等特性要求。3 档案工作责任追究制度建立情况(5 分)建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将

15、有关要求纳入相关管理制度。考核其内容完整性（3 分）以及可操作性（2 分） 。1、一般应该建立单独的档案工作责任追究制度，且必须由企业发布实施；单位有统一的责任追究制度、且能完整纳入相关内容的除外；2、根据有关法律法规要求，必须明确包括但不限于两方面的责任：文件形成部门与档案管理部门。4 档案管理应急预案制定情况(5 分)制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。考核其内容完整性（3 分）以及可操作性（21、一般应该建立单独的

16、应急预案，且必须由企业发布实施；单位有统一的应急预案、且能完整纳入相关内容的除外；2、内容完整，且具有可操作的实用价值。分） 。1 文件归档制度(5 分)文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。考核制度的完整性（3 分） 、可操作性（2 分） 。1、本二级指标下各测评点涉及的制度，可以由主管档案工作的部门发布；2、本二级指标下各测评点涉及的制度，首先推荐单独制定，其次可以通过“档案门类”模块化制定；3、本测评点要求考核完整性与可操作性。2 档案保管制度(5 分)档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、

17、对受损档案的处置办法、档案进(出)库要求、库房管理要求和库房管理员职责。考核其内容完整性（3 分）以及可操作性（2 分） 。本测评点要求考核完整性与可操作性。（二）管理制度（35分）3 档案鉴定销毁制度(4 分)档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。考核其内容完整性（2 分）以及可操作性（2 分） 。本测评点要求考核完整性与可操作性。4 档案统计制度(4 分)档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。考核其内容完整性（2 分）以及可操作性（2 分） 。本测评点要求考核完整性与可操作性。5 档案利用制度(4 分)档案利用制度。应明确档案提供利

18、用的方式、方法，规定查(借)阅档案的权限和审批手续，提出接待查(借)阅档案的要求。考核其内容完整性（2 分）以及可操作性（2 分） 。本测评点要求考核完整性与可操作性。必须明确企业内部与外部不同利用者不同利用形式的要求。6 档案保密制度(4 分)档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。考核其内容完整性（2 分）以及可操作性（2 分） 。本测评点要求考核完整性与可操作性。同时注意与其他保密工作制度的合理规范衔接。7 电子档案管理制度(5 分)应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。考核其内容完整性（3 分）以及可操作性（2 分） 。1、仅针对办

19、公自动化系统，规定合理的，给 2至 3 分；2、涉及企业其他信息系统的，应该合理明确文件及其数据捕获、归档、备份等的要求。8 档案管理系统操作制度(4 分)档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。考核其内容完整性（2分）以及可操作性（2 分） 。1、不仅限于档案管理系统用户操作手册所涉及的内容；2、应根据单机版、网络版，或者岗位分工情况，明确职责和权限；1 文件档案整理规范(7 分)文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。考核其内容完整性（4 分）以及可操作性（3 分） 。1、本二级指标下各测评

20、点涉及的制度，可以由企业档案部门发布；2、本二级指标下各测评点涉及的制度，首先推荐单独制定，其次可以通过“档案门类”模块化制定；2 档案分类方案(8 分)档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。考核其内容完整性（8 分）。要求明确分类与编号规则，且规范合理。3 文件归档范围和保管期限表(10 分)文件归档范围和保管期限表。应参照国家档案局 8 号令的要求，制（修）订本企业文件归档范围和保管期限规定。考核其内容完整性（10 分） 。1、企业各类文件归档范围和保管期限表必须与时俱进，符合企业需求；2、每一类存在完整性欠缺的，扣 2 分或以上。（三）业务规范（30分）4 特殊载体档案管理规范(5 分)特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。考核其内容完整性（3 分）以及可操作性（2 分） 。要求明确声像、实物、光盘等载体档案管理要求。