对信息化下文档工作的探讨.doc

1、对信息化下文档工作的探讨摘要：随着社会主义市场经济体制的逐步完善，在如今信息快速发展的冲击下,文档工作有了新的使命和发展要求。本文讲解了在信息环境下文档一体化管理工作一些看法。 关键词：信息化；文档工作；探讨 中图分类号：C931.6 文献标识码：A 一、时代信息化对文档一体化的作用 随着社会信息化程度的提高,人类社会已进入信息技术高速发展的时代。社会信息化是通过现代信息技术和网络设施把作为社会的最基础资源信息资源充分应用到社会各个领域，使全社会过渡到信息化社会。社会信息化是一个渐进的动态过程,其发展的最高阶段就是社会各个方面、各个领域的全面信息化。受社会信息化的影响，文档一体化也成为文书与档

2、案工作发展的新课题。 1.社会信息化使信息化理念深入文书与档案领域 在西方发达国家,文档一体化相对而言是一个自然的发展历程,而发展中国家现有的生产力结构并未给信息化铺平道路，信息化的发展在很大程度上需要个人的推动，尤其是在相对于社会发展具有滞后性的文书档案领域，信息化理念深入到管理者的头脑中更为重要。而管理者思想观念的转变主要得益于社会信息化在发展过程中使信息产业逐渐占据了主导地位,信息对生产力的影响也日益扩大,特别是以开放、共享、交互为特点的互联网的发展,使信息化已全面渗透到社会各个领域,并使信息化思想深入人心。文书与档案工作者在全球信息化的浪潮中认识到只有加强利用信息资源和现代信息技术手段

3、，才能使文书与档案科学高效、与时俱进地发展。目前，传统的实体档案的管理已经开始向信息化管理转变，文档一体化的发展已经不再是停留在信息技术在文书与档案领域中的简单应用，如早期的计算机辅助管理软件，它一般只有档案录入、查询检索、统计分析、打印输出、系统维护等功能。目前更深层次的信息化发展是将专业档案管理系统与行政单位的 OA 系统实现无缝衔接，使文书与档案工作适应信息化发展环境，因此文书与档案领域的思想观念的转变是文档一体化能够有效实施的前提保证。 2.社会信息化使文档一体化成为文书与档案工作发展的客观要求 由于信息技术在文书领域的广泛运用，直接导致文书领域生成了大量的电子文件，电子文件的数字化信

4、息形态以及其短暂易逝的“生命”性，使文件信息的形成、处理和利用方式都发生了区别于纸质档案的新变化。这就要求档案管理人员必须进行前端介入，对电子文件进行形成量、运转量、留存量前端的控制和指导等，以保证电子文件的真实性和原始性，在电子文件转化为电子档案后，具有档案的原始价值。因而这直接导致了文书与档案的重新进行融合。同时在社会信息化环境下，档案管理已由传统的实体管理向信息化管理转变，保证 OA 系统与专业档案管理系统兼容的新技术也日臻完善，这一切都使文档一体化成为我国文书档案工作发展的客观要求。 3.社会信息化为文档一体化提供了技术支持和网络环境 社会信息化的特征之一就是科学技术作为一种生产成为社

5、会经济发展的决定因素之一,其中信息技术已成为核心技术。文档一体化工作，是一项费时费力的浩大工程，如果没有缩微技术、扫描技术、数字化技术等信息技术的支持，电子文件不会生成，纸质档案无法数字化，文档一体化管理空怕是纸上谈兵了。目前，文档一体化的内涵已不再是上世纪70 年代开始的办公自动化和信息管理的数字化，而是要实现档案信息资源共享的档案信息化建设，这是一个十分重要的发展趋势。我国档案信息化建设主要包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障建设等六个方面，它包容了计算机技术、网络技术和数字技术在档案领域运用的

6、各个方面，覆盖了档案工作现代化全局。这一切都离不开在社会信息化的发展进程中日益完善的计算机和网络通信等现代信息技术。另外，文书与档案一体化管理要达到其预期的成效,离不开一个良好的网络环境。在社会信息化发展的过程中，国家、企事业单位不断投入大量资金进行信息基础设施的建设，包括国家、省政府网络和企事业单位的 OA 系统等，为文档一体化的实现创造了一个良好的外部环境。同时社会信息化的发展使个人、组织能够方便的上网,无疑为文档一体化提供了一个最基本的外部环境。 二、文档一体化在提高行政效率的过程中至关重要 我国自 20 世纪 90 年代以来，明确的指出了国民经济和社会信息化发展的目标。在社会信息化的发

7、展进程中,政府信息化的地位日益突出。政府信息化,是指为完成政府机构职责而进行的信息资源管理过程,目的是通过应用现代信息技术提高政府行政效率和绩效,进而建立虚拟的电子化政府。政府信息化的内容和实施手段都属于社会信息化的范畴，是社会信息化的重要组成部分。社会信息化促进了政府信息化的迅速发展，而政府信息化的目的就是要提高政府的行政效率，建立电子化政府。恰好文书档案工作又是提高行政效率的重要工具，因而提高文档管理水平的文档一体化与政府信息化有着密不可分的关联。 政府在进行信息化建设实现虚拟电子化政府过程中，必然会产生大量的电子文档。但在行政管理领域中处理行政事务传统的手工操作、原始手工抄写、信息传递,

8、使大量行政人员陷于文档事务之中,信息不准确、传递不及时和信息利用率低等弊端显而易见。为了解决传统的行政事务的处理弊端，政府利用信息化技术进行政府 OA 系统建设。但单纯的 OA系统无法彻底解决电子文档的管理，如对电子文档不能科学有效地进行管理，就会造成 OA 系统信息阻塞，从而导致政府行政工作局面的混乱，因而政府信息化最现实的收益就是实现文档一体化，理顺政府 OA 系统的信息交通，实现各级政府及政府部门之间的传递和文件信息处理。如1933 年国民政府为了提高政府的行政办事效能，推行了“文书档案改革” ，使得文书与档案工作的管理得到一定程度的改善，行政效率也相应的得到提高。 在社会信息化时代，政

9、府行政效率的提高有赖于对政府信息化过程中产生的大量电子文档进行科学有效地管理，而传统的文档管理方式已不能满足现实的需要，科学的管理方式就是实现文档一体化，这是政府信息化顺利发展的最为有效和现实的工具。 三、文档一体化的内涵 文书与档案在最初产生的阶段是融合在一起的，那只是原始的具体实物的文档一体，而谈不上“化” 。 “化”是表示转变成某种性质和状况。在今天环境下，文档一体化并不仅仅是单纯意义上实体工作的系统性管理，而是包含信息化环境下对区别于实体纸质的虚拟电子文档和实体档案利用信息化技术后的信息内容的管理。因此简单的定义“文档一体化”是不能得出一个科学、合理的涵义，笔者认为文档一体化的涵义应是

10、基于社会信息化因素和文件定义这两者之上的，但由于文件定义的不统一，关于文档一体化的涵义，我国档案界认可的也两种： 1.狭义的内涵 狭义的内涵指的是机关内文书工作与档案工作合二为一的工作的融合，实现方式也仅仅局限在一个机关内部，这一想法当与民国时期的“文书档案连锁法”有一定的关联。 “文书档案连锁法”是在一个机关范围内施行的文档管理办法。这一观点是建立在狭义的文件观的基础上的，具有一定的片面性，因为它只把握了文书工作、档案室工作与档案馆工作的局部联系而忽略了三者在整体上的有机联系。更重要的是它忽视了文档一体化的社会信息化因素，切断了文件论和文档一体化的有机联系，文件和档案的密切联系。 2.广义的

11、内涵 20 世纪 80 年代后期，我国档案界引进了西方文档一体化的理论，这一理解是建立在广义的文件观基础之上的。广义文件观是强调现行文件和历史档案都只是广义文件运动过程中的某一特定阶段，文件管理是档案管理的前提，档案管理是文件管理的延伸和发展，两者是一个统一的系统工程，因为两者毕竟是发展阶段不同的同一性质的同一种事物；所以国外对文件、档案一体化管理的认识既包括一个机关内现行文件与半现行文件管理的一体化，又包括文件中心与档案馆的业务衔接，这样确保广义文件从产生直到最终进馆都得到全方位的管理。 广义的文件概念强调文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，档案界学者通过论述文件运动阶段而衍生出了文件生命周期理论。这一理论成为文档一体化的基本理论基础。国外盛行的文件中心就是文件生命周期理论应用的最佳例证，它也是实现全面的文件、档案一体化管理的有效组织形式之一。 四、结语 总之，作者认为文档一体化是指为提高行政效率，借助现代信息化技术，利用信息化理念把文件处理和档案管理看成是一个完整的系统，在确保文件与档案的信息资源的原始性和完整性的情况下，从组织制度、管理方式到工作程序对文件档案实现信息化管理的方式。