1、工程设计档案工作纳入质量管理体系之浅见摘要本文主要介绍了苏州设计研究院股份有限公司将工程设计档案工作纳入质量管理体系之中，通过设计产品生产过程的每一环节严格管理，为市场为顾客提供优质设计和优质服务。 关键词设计输出文件归档资料设计依据有效控制 中图分类号： S611 文献标识码： A 一、序言 ISO9000 是国际标准化组织颁布的质量管理体系的系列标准，它明确提出了质量管理的八大原则：以顾客为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、系统方法、持续改进、基于事实的决策方法以及与供方的互利关系。这些原则科学总结了世界各国多年来理论研究的成果和实践经验，不仅体现了质量管理的基本规律，也适用于组织的
2、全部管理。ISO9000 标准要求组织建立形成文件的质量管理体系，以“文件”来规范员工的行为。企业应将建立 ISO9000 体系作为建设优秀的企业文化加以倡导。在推贯 ISO9000 过程中，要结合企业实际情况，吸纳以往优秀管理经验，形成质量手册、程序文件、作业文件，建立起层次化的“制度”体系，理顺各部门及各级人员的工作职责，使产品形成的全过程，一切活动都有章可循，有法可依。同时，要通过培训、沟通等形式，确保员工形成“有法必依”的意识，通过监视测量和持续改进机制使员工的工作受控并促使其不断改进业绩。 苏州设计研究院股份有限公司从工作实践中深刻体会到：勘察设计企业要完善内部质量管理体系，确保工程
3、设计质量，增强设计市场的竞争力，在贯彻执行 ISO9000 标准过程中必须将工程设计档案工作纳入质量管理体系之中，纳入设计管理制度和各级设计人员职责之中，对设计文件和资料进行有效控制。为此，我公司明确规定了各部门职责，根据ISO9000 质量体系的标准要求，制订了文件和资料控制程序 ，规定： 二、目的 为提高工程设计档案的归档质量，以保存完整的工程设计全过程的质量记录。 三、工程设计档案的适用范围 工程设计档案资料归档的范围分为二类： 1、设计活动全过程中按照本公司质量体系要求而形成的质量记录。 2、设计图纸，包括初步设计、施工图（设计变更）及工程的方案图。四、工程设计档案归档的职责 1、项目
4、负责人（项目经理）负责档案资料归档前的管理工作，包括设计过程中对各专业质量记录的检查、设计完成后对各专业质量记录的接受与验收，以及负责按本公司规定和程序督促做好归档工作。 2、各专业负责人（工种负责人） 、设计人负责本专业图纸和质量记录（设计输出文件中的计算书、概预算书及设计活动过程按质量管理体系要求所形成的资料）的收集、整理，并交给部门管理员编目和归档。 3、图文中心指定专人负责设计输出文件中图纸的接收、查验并放行，并负责将放行的设计输出文件的底图归档。 4、总师办指定专职人员负责归档资料的复验、签收、装订、登记保管和按规定的手续办理资料借阅及处置工作。 五、工程设计档案的建档及归档 1、工
5、程设计项目接受委托后，由市场部将有关文件和资料逐项登记在档案袋 目录中，然后将有关文件和资料随设计合同、设计任务书一起下达至承担任务的设计部，设计部长责成项目经理负责档案资料归档前的管理工作。 2、工种负责人、设计人必须收集积累设计活动中形成的记录：包括设计基础 资料，设计依据（有关部门的批文、顾客的设计要求文件等） ，按“设计控制程序”形成的质量记录，完成后交项目经理。 3、项目经理负责验收、检查档案材料的完整性和正确性，查实无误后交部门管理员整理好即填写“设计资料归档目录清单”送总师办归档。经各设计部长同意项目经理也可委托有关人员负责设计档案材料的收集验证工作，但项目经理仍负有归档责任，负
6、责督促检查、确保归档质量。4、对于有多个子项的项目应按子项归档，其中各子项共用的设计文件、资料 可归在一个主项档案内，其他子项仅需在档案中注明某设计资料参见某工程编号的档案即可。 六、工程设计档案的归档时间 各阶段的工程设计完成后，应执行按子项及时归档的原则。项目经理或委托的有关人员将工程设计档案材料收集完整，部门管理员应及时将设计图纸送图文中心申报完工，由图文中心发图人加盖“出图专用章”和“注册建筑师（工程师）章”后晒图，晒完图后，底图总师办归档。设计部向经营处申报设计完工后二周内，部门管理员应将设计活动过程中形成的质量记录连同归档单送交总师办归档。 七、工程设计归档材料的要求 1、归档的图
7、纸、计算书、概（预）算书、校审记录等，凡是我院产生的诸如 此类的工程设计文件材料，必须是完整齐全的原件（如有特殊规定的除外） 。 2、归档的设计档案材料必须字迹清晰，不得用圆珠笔等不耐久存的书写工具 填写，不得使用涂改液，不得在装订线区域写字。 3、归档的设计档案材料，其签署必须完备；卷内目录、页数、案卷封面、应 按规范格式编写。 八、工程设计档案的归档手续 总师办接到设计档案时，应检查各专业的档案材料的完整性和整理格式的规范化，查证符合后在归档目录清单上签字确认。总师办对不符合归档要求的设计档案有权拒收，应通知有关人员限期改正，改正合格后才能归档。归档后由总师办专职人员将档案按标准装订成册。
8、 九、工程设计档案的补充归档 设计项目归档后，对于设计交底、设计变更、设计验收等过程中产生的各种图纸、文件、记录等设计档案材料，各专业有关设计人员应及时做好补充归档工作。 十、工程设计档案归档的计奖方法 市场部将各设计部报送的工程设计项目完成清单按月通知总师办，对于未归档或归档不全的设计项目，由总师办反馈给市场部，对于未完成归档工作的项目不计算计奖产值。 十一、结语 苏州设计研究院股份有限公司坚持长期运行质量管理体系的效益已充分显示出来。公司在追求企业发展的进程中，不再片面追求扩大人员规模，而注重人员结构的优化，不再片面追求市场占有率，而重视设计项目的定位和影响，不再只讲产值和速度、不计工本，更着重水平质量和综合效益，同时在以设计为主体的同时，也在关注设计产业的多元化进程，探索以科学发展观去实现企业的持续发展。在经营理念上，公司强调公平竞争，诚信经营，优质服务、保证质量。通过设计产品生产过程的每一环节严格管理，为市场为顾客提供优质设计、优质服务。
