浅谈中小学档案的信息化管理.doc

1、浅谈中小学档案的信息化管理摘 要：当前我国已经进入信息化时代，如何应用新型技术手段进行档案管理，是摆在每一个档案管理人员面前的主要问题。随着计算机技术的不断发展，传统档案管理模式已与当前档案管理要求严重脱节，要求在档案管理工作中广泛应用电子档案技术，因此在档案管理工作中一定要应用信息技术。为此，笔者根据中小学档案管理的现状，结合自身多年的工作经验，对中小学档案信息化管理工作做了初步探讨。 关键词：信息化；档案管理；档案 随着信息化技术的快速发展，信息在社会生活中的重要越来越明显，信息资源是经济发展的重要条件，在单位各项工作开展中，信息化建设工作是重中之重。随着信息化技术的不断发展，传统档案管理

2、模式已与当前快速发展的时代严重脱节，要求在档案管理工作中应用电子档案，这种状况对档案管理人员提出了新的要求。要求档案管理部门要及时转变工作思路，将工作重点放在迅速将文件、图片、录音和录像转变为实用信息方面，并对信息需求者提供优质服务。 1 中小学档案实现信息化管理的巨大优势 从目前情况看，中小学档案管理多停留在传统的人工管理阶段，不但给档案资料的收集、整理、立卷、归档等带来诸多不便，而且由于检索手段落后，更是给档案的存放保管、提供利用、更新达标以及日常维护带来很多困难。因此，为了跟上科技发展脚步，充分发挥档案作用，必须建立与社会前进步伐相适应的、与社会发展要求相一致的中小学档案管理信息化体系。

3、第一，中小学档案信息管理系统广泛应用计算机处理图文声像等原始档案信息，并以硬盘、光盘、录音带、录像带等介质贮存，具有处理迅速、存储量大、查阅方便、保存期限长等纸质档案所无法比拟的优势，可以更方便地为档案查阅、交流、使用等提供全方位服务。第二，中小学档案信息管理系统的建立和完善，可以为学校培养和造就高素质的专职档案工作人员，从根本上解决目前中小学档案管理人员知识面较窄、知识老化、知识结构不合理、现代化管理水平不高等具体问题。 2 中小学档案实现信息化管理的策略 中小学档案管理信息化是一项系统工程，必须统筹考虑，有序运作，多方面共同努力，方能达到预期目的。 2.1 确定档案信息化管理的标准 要以超

4、前的战略眼光，制订本地区、本部门、本学校的档案管理信息化系统所必须具备的基本要求和基本标准，并随着信息技术的发展而不断充实完善、更新提高。认真遵照档案信息化建设标准，进行档案管理系统的构建，使组成系统的各个节点都达到要求的水平，并通过网络加以连通，以提高系统的综合能力，发挥出整体优势。 2.2 把实体管理变为信息管理 在传统档案管理当中，档案存在形式一般是纸质、图片、录音、录像等，在整理档案资料时都是利用手工操作完成，由于管理过程涉及材料的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供使用等多个方面，所以档案工作人员工作量巨大，操作步骤非常复杂。由于需要对大量的档案资料进行保管，所以档案管理部门不能

5、对已经存在的档案资料进行提炼和加工，导致大量的档案信息资源遭到浪费。随着在档案管理工作中引入大量的现代化管理技术和设备，尤其是引入了计算机、光盘和多媒体技术，促进了档案管理工作的现代化发展，对传统档案管理模式形成了有力冲击。现阶段，档案管理工作主要以信息为主，运用现代化管理方法管理档案信息资源。经过信息处理的档案资源可以实现多平台使用，只有使档案资源实现信息化，档案资源才能充分发挥自身价值，使档案管理工作在经济发展、科技进步和社会繁荣等方面提供优质服务；可以为人们带来一定的经济效益和社会效益，在未来国民经济发展中一定会担当重要角色。 2.3 建立有效的信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案

6、实现档案的信息化管理，要求必须建立文件档案管理计算机信息系统，所以，档案管理部门要做好下面这些工作：一合理设计在广泛应用计算机条件下的文件档案管理工作流程，使其符合档案信息管理的要求；二根据文件处理方式，设计档案信息化系统软件；三在信息系统中，要根据工作需要，建立完善的内部控制制度，保证档案材料的安全。在利用电子档案时，首先要考虑到电子档案的真实性。在实际操作时，因为档案材料从电子文件到归档没有程序化管理系统，系统间的直接链接无法实现，所以在当前技术条件下，还不能保证电子文件原数据的完整性，很多电子档案与其对应的纸质档案并没有建立一致的管理办法；用来保存电子档案的载体不能长期使用等，都对档案的

7、真实性和安全性形成了影响。再有，电子档案的安全性，由于在档案管理工作中大量应用网络技术，使电子档案的应用范围大量扩充，并随之出现了数量的增长，但存在的主要问题就是计算机病毒问题和黑客的攻击问题，有效预防计算机病毒的入侵，抵御黑客的攻击，才能保证电子档案的安全。最后，电子档案的法律效力问题，电子档案的存在没有固定载体，因此，就不易制订相关的法律条文，所以在当前的法律认定方面，依然没有涉及光盘、磁带和磁盘等。 2.4 提高档案工作者的专业素质，实现档案管理的科学化，安全化 现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。现代化知识将成为每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工

8、作队伍的结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握管理的有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现信息化、现代化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者必须掌握档案管理现代化技术，进行档案信息分析与研究，提供高层次档案信息咨询与服务等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习相关知识，上级档案管理

9、部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行离岗培训，进一步深造，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等，建立梯队型人才结构和复合型人才群体。 档案信息安全是现今档案管理工作的生命线，信息安全素质是指在网络环境中管理电子文件的信息安全的意识和能力。研究档案管理者的素质，有利于拓宽档案管理保护领域，发展档案管理学的理论研究，完善档案信息安全管理体系。对档案管理事业的健康、有序、可持续发展和促进档案信息化建设都具有重要的现实意义。 总之，在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门一定要转变观念，改变传统的档案管理模式，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务。中小学档案管理信息化是教育信息化的重要组成部分，教育信息化为中小学档案管理信息化创造了必要条件。没有中小学档案管理信息化的教育信息化是不充分的，也是不完整的，中小学档案管理信息化的实现必将有力地促进教育信息化的发展和完善。 参考文献 1 乔晓红. 我对中小学档案管理工作现状的看法及建议J. 山西档案. 2011（S1） 2 陈远妹. 浅谈中小学校基建档案工作J. 上海档案. 2010（11） 3 王希元. 中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策J. 档案与建设. 2011（07）