浅谈信息化管理让设备档案发挥更大作用.doc

1、浅谈信息化管理让设备档案发挥更大作用摘要：试验室仪器设备的档案管理，是试验室设备管理的重要环节，仪器设备档案是技术档案中数量最多、内容最多并需长期保存的重要技术文件，仪器设备的技术档案包涵了从仪器设备调研、采购、安装、验收、使用、操作维护、保养、维修、报废的全过程。笔者在工作实践中发现，设备档案管理不仅仅是简单的设备资料堆积，而同样是包涵着科学管理的内涵。现联系工作实际，与试验室设备管理同行探讨一下如何利用信息化手段，让设备档案管理最大限度地为试验室检验一线服务，发挥其更大的作用。 关键词：电子信息化 设备档案 档案管理 仪器设备档案是仪器设备的正常使用、维护，以及进行技术性能开发的不可缺少的

2、技术资料，建立好仪器设备档案是使用好、管理好仪器设备的重要内容之一，一卷完整的仪器设备档案能够系统地反应出此设备从调研、购置、维护到报废处理等各个时期的详细状况，它是一项经常性、长期性工作。 一、保证设备档案资料完整是建立好设备档案的前题 仪器设备是质检机构开展检验/检测工作所必需的重要资源，也是保证检验/检测工作质量，获得可靠数据的基础，而设备档案则是对其技术状态信息及管理状态信息的全面描述，对于开展检验/检测工作及进行检验/检测事故调查分析发挥着重要作用。 实验室资质认定评审准则5.4.5 对仪器设备档案的内容提出了至少应当有的 9 项要求。根据入档类别整理成以下 8 类记录：1.设备基本

3、情况；2.制造厂提供的原始资料；3.检定/校准情况；4.购置审批表；5.验收记录表；6.期间核查情况表；7.设备的修理记录表；8.设备的使用及维护保养记录。 二、完善可操作性强的档案管理制度是管好设备档案的保证 仪器设备档案的有效利用，是档案管理工作得以持续发展的基础。档案管理人员要不断提高专业知识水平和工作责任心，以细致周到的工作，保证档案资料的有效性和完整性。在信息时代的今天要加强仪器设备档案动态管理，及时收集和分析信息资源，充分发挥档案信息的作用，为有计划购进设备及合理选择适用的仪器设备提供科学依据。 仪器设备档案工作跟任何工作一样，各部门应足够重视，只有当仪器设备档案的作用和重要性真正

4、被认识和理解，这项工作在各个部门工作中的地位才能够确立起来，才能够很好地进行下去。 三、设备档案电子信息化管理是用好设备档案的基础 1. 设备档案信息化管理的作用 1.1 设备档案管理具有实用性 设备处于正常运转时，不需要使用仪器设备档案，但是如果工作上需要，特别是当仪器设备使用过程中发生故障需要修理，要查阅图纸及相关技术资料时，档案的作用就会充分发挥出来。 仪器设备档案是检测机构诸档案中使用率最高的一类档案，仪器设备的检测、安装、操作、维护、改造、更新升级等都离不开档案资料。 1.2 设备档案信息化有利于资源共享 设备档案电子信息化管理使档案不再是封存在档案柜中的卷宗，而是以电子形式储存在计

5、算机中，仪器设备的数量、性能、使用状态、以及维护修理情况、溯源情况、随机附件情况等信息将可以在办公内网上实现共享，当需要查询某台仪器设备的基本情况时，会很方便的查询到。电子文件作为一种新型的信息载体出现在档案领域，以磁性材料和光学标准为载体的电子档案，在档案领域占主导地位，给档案工作注入生机和活力。运用计算机进行档案的现代化管理具有占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点，能及时、大量地提供档案信息，提高工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。 1.3 设备档案对保证仪器设备正常运转具有参考作用 设备档案是对仪器设备技术状态信息及管理状态信息的全面描述，对于开展检验/检测工作及进行检

6、验/检测事故调查分析发挥着重要作用。设备档案记录了设备的技术参数、设备图纸、说明书，反映出设备的结构和技术水平，为正确的使用、操作以及维护设备起到了指导作用。 2.设备档案信息化管理实现方法 实现设备档案的信息化分为两步，一是建立基本的设备电子档案，档案的资料储存形式应是方便计算机操作的。二是通过计算机和内部网络实现科学管理和信息共享。 2.1 仪器设备电子档案的建立 设备管理工作需要多年甚至几十年的工作积累，期间工作人员多有变动，然而管理是连续的，技术资料也必须连续。要认真做好每一台仪器的记录。为设备档案信息网络化管理提供可靠的基础数据。建立的仪器设备档案多半以电子文件的形式保存，保存过程应

7、保证电子数据的绝对安全有效。只有切实做好这一基础工作，以后的管理工作才会收到事半功倍的效果。 2.2 实现设备档案信息的网络共享 如今计算机和网络在各个领域的应用已经取得了非常显著的成效，由于设备管理工作中存在大量的数据和资料，引用网络共享管理势在必行。根据所归档的资料建立统一规范的仪器设备档案信息数据库，包括设备申报、采购、验收、使用、档案建立到仪器设备报废的整个过程资料的统一管理，将所有仪器设备的名称、型号、生产厂家、购入日期、单价等原始资料输入计算机，可以进行资料的录入、修改、多个条件的模糊查询、分类统计等管理工作。实现数据的共享。每个科室都有权限对网上数据进行查询、统计和打印。可以很方

8、便的了解仪器设备的情况，提高工作效率。 2.3 实现设备档案信息化管理的全程应用 我们不仅要在设备的购置、报废阶段对产生的静态档案（审批文件、影像资料、磁盘资料等）进行信息化管理，将纸质文件全部生成电子文档转化为数字化档案进行存储和利用，还要对设备运行、维护阶段产生的动态档案进行高效的信息化管理。由于动态档案随机性强，设备管理人员、设备故障等方面的变化较大或不可预知，导致动态档案的管理难度很大，通过动态的信息化管理手段可以更为精准、有效的保证设备安全稳定运行，减少停机时间，避免不必要的设备故障。例如设备使用科室发现设备故障后，可通过内部网络及时报修，报修信息包括设备基本信息、设备状态信息、故障

9、描述信息等，由维修人员根据报修信息采取相应的维修保养决策，指导具体的维护工作。设备维护人员需认真严格的填写设备维修维护记录，及时更新上报维护进度等信息，便于相关部门和人员查询。 除此之外，通过信息化管理手段还可以实现在线设备培训，将设备档案资料共享到设备管理系统中，方便设备操作人员随时浏览阅读，不仅培训效率高、成本费用低，而且便于发现问题时及时查询资料予以处理，避免了因设备管理人员更换带来的诸多不利影响。 由此可见，设备档案的信息化管理贯穿在档案管理的各个环节和具体工作之中，对于设备的采购、装配、使用、维护、报废等各阶段的管理工作都有着积极切实的作用，通过信息化管理手段将更加充分的发挥设备档案自身的价值和作用，为设备的持续稳定运行提供有效的保障，为相关工作的顺利开展奠定基础。 四、结束语 在市场经济日益发达的今天，质量对于一个企业的重要性越来越强，产品质量的好坏是企业有没有核心竞争力的体现之一。而仪器设备是产品质量检验检测必需的工具，进行科研项目研究也不能脱离仪器设备。因此，我们要充分认识到设备档案的作用，加强设备档案管理的力度。当今社会计算机技术和网络技术的普及，为仪器设备档案信息化管理提供了非常好的技术支持，能够给仪器设备使用者提供更方便更快捷的服务。