浅谈工程项目文档管理.doc

1、浅谈工程项目文档管理摘要：重大建设项目的文档管理工作是一项庞大的系统工程，历来是项目管理的难点问题。加强工程建设项目文档管理，提升文档管理水平，提高文档利用效率，对工程项目的监督及今后的竣工验收具有十分重要的现实意义。文章根据目前公司的文档归档要求，同时结合目前工程项目的现状，简单谈了些自己在工程文档管理方面的看法。 关键词：文档管理、工程项目、验收 中图分类号：TU712 文献标识码： A Abstract:document management of major construction project is a huge systematic project, has always be

2、en a difficult problem in project management. Strengthen the management of construction project documents, improve document management level, improve the utilization efficiency of the document, which has very important practical significance for engineering project supervision and the completion and

3、 acceptance. According to the companys document filing requirements, combined with the present situation of project, simple talk about yourself in the project document management. Keywords: document management, project, acceptance 中图分类号：G271 文献标识码：A 引言 随着我国经济的持续快速发展，工程建设项目逐年增多，规模也在不断扩大。如何管理好、使用好建设项目

4、文档成为摆在建设单位面前的一个重要课题。建设项目文档是建设项目的宝贵财产，它记载着建设者智慧的结晶，是历史的真实见证。项目管理者要本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的宗旨，共同做好建设项目文档管理工作。 一、充分认识建设项目文档的重要性 随着社会的发展，企业对工程的质量，进度等各方面要求的更加严格，也更加规范。由于工程项目一般都具有隐蔽性的，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过资料来体现，一个工程项目资料的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏，所以工程资料的管理是一个非常重要的组成环节。 根据国家文档局、国家发改委联合发布的重大建设项目档案验收办法规定，项目文档验收是项目

5、竣工验收的重要组成部分，未经项目文档验收或者验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可见，项目文档文档验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目文档在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目文档对建设项目日后的管理、使用、维护、扩建、有着十分重要的作用。 二、建立健全文档管理制度 建立健全文档管理制度是做好建筑工程文档管理的基础。为了加强对工程建设各阶段文档资料的有序管理了，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期就应按照国家文档管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的文档管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理

6、机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及文档人员在工程文档形成过程中各自所应承担的职责，规范文档资料的收集、整理，以保证工程自开始与文档跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。 首先要加强对建设项目文档工作的组织领导，根据建设项目的规模、特点和需要，合理配备文档管理人员或建立相应的文档工作人员网络体系；其次是加强建设项目文档管理制度建设，建立健全项目文档工作各项规章制度，建立切合实际的项目文档工作管理体制和工作程序。制定明确的岗位责任，进行考核并与奖惩挂钩。俗话说“没有规矩，难成方圆” ，建设项目由于规模大、工期长、形成资料多，特别是由于其所

7、涉及的单位和环节众多，所以要想在建设项目文档管理中做到规范化、标准化，仅靠建设项目文档管理部门少数几个人的力量是根本办不到的。因此，依据不同项目特点制定符合该项目实际情况的文档管理组织架构和管理程序，就成为做好建设项目文档管理工作的根本保障。第三要坚持做到“四同步” ，即：项目下达计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目文档的收集工作。 三、严格把好竣工验收文档资料质量关 工程竣工验收时，建设单位文档管理人员要会同工程项目管

8、理人员，按照工程文档管理归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行建设工程质量管理条例和工程竣工验收备案制的有关条文，把好竣工验收关，把竣工文档的验收、移交作为整个工程验收的下一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与文档验收同步。 四、加强对工程文档管理人员的和有关技术人员进行培训的力度 一个单位建设项目文档管理的好坏，不仅与本单位的文档管理规章制度健全与否相关，更与主管文档领导的思想观念、文档管理人员水平的高低息息相关，所以，提高文档干部队伍的管理水平非常重要。文档管理人员的业

9、务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。文档管理人员要增强服务意识，认清文档工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于工程文档管理工作。文档管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程文档质量关。项目建设单位应根据实际情况，定期对各有关人员进行文档知识的业务培训，让项目管理团队从思想上重视文档管理，掌握项目文档的组织管理、归档范围、整理规范、保管要求等，不要等到工程项目需要进行文档验收时，才知道项目文档还有整理的标准和安全保管要

10、求，这时往往积累了很多工作需要处理，搞得很被动。因此，建设单位应及时跟踪项目建设进度，及早介入项目文档工作，进行业务指导，保证文档在形成过程中的完整性，为最终建设项目的验收打下基础。 结束语 一个项目的建设过程，凝集了设计者、建设者、组织者等很多人的心血，从项目的酝酿、决策、设计、施工、竣工到投入使用需经历很长一段过程，期间所保留的文字、图纸、图表等各种形式与载体的文件材料经过移交整理形成完整的建设项目文档。加强建设项目文档管理工作，是一项长期和艰巨的任务。我们要从宣传建设项目文档的重要性入手，加强各级人员的重视程度，并在保管与利用过程中体现出建设项目文档的价值和作用；其次在文档管理过程中文档

11、管理者不但要积极探索，及时总结，不断创新，更要善于学习借鉴其他单位、其他项目的经验，少走弯路，在工作中不断发现新问题，找出新方法，适应发展与各种变化，才能更加科学地管理好建设项目文档，为单位的科研、生产、管理服务。参考文献： 1GB/TS0328-2001 建设工程文件归档整理规范S. 2DA/T28-2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范S. 3国家档案局、国家发改委. 重大建设项目档案验收办法（档发20062 号）. 作者简介： 王志梅 女 海洋石油工程（青岛）有限公司 采办工程师 廖光军 男 中国石油天然气第一建设公司 办公室主任 高晓丽 女 中国石油天然气第一建设公司 办公室副主任