浅谈质检机构文书档案的管理.doc

1、浅谈质检机构文书档案的管理摘要：质检机构的文书档案在档案行政管理事务中具有重要的作用，而目前却不够重视，管理中也存在方方面面的问题，笔者认为应采取相应措施，加强对质检机构的文书档案管理。 关键词：质检机构 文书档案 管理 质检机构是由国家出于产品质量监管的需要依法设立的技术机构，主要承担着产品质量检测、新产品鉴定、产品质量风险监测、产品标准制修订、产品质量仲裁检测检测设备研制、检测技术培训等职责。一般而言，质检机构档案管理的内容主要包括技术标准、检验报告、设备档案、资质证书等“偏技术类”的各类档案，但是对于“偏行政类”的文书档案却往往不够重视。 一、质检机构文书档案的重要性 文书档案是机关、团

2、体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等，已经逐渐发展成为质检机构档案资料不可或缺的重要组成部分，是记载质检机构创立、建设、改革与发展历史，反映决策与管理工作真实面貌的重要的信息资源和精神财富。因此，质检机构需要加强自身的文书档案管理工作。 二、质检机构文书档案管理存在的主要问题 （一）思想不重视。由于质检机构的工作性质主要是从事产品质量检验检测工作，因此，质检机构往往对于技术标准、检验报告、设备档案、资质证书等“偏技术类”的档案十分重视，但是对于文书档案的归集、

3、整理、保存和利用等却不甚重视，甚至在有的地市质检机构还是一片无人问津的空白之地。 （二）归集不齐全。由于文书档案立卷归档的范围较为广泛，因此，往往存在着归集不齐全的问题。文书档案的管理工作首先是从本单位各个部门在公务活动中产生、形成的各类文书资料开始的，但是由于质检机构的工作人员普遍存在着对于文书档案不重视的现象，因此，往往很多时候，各个部门的工作人员时常会“忘记”把重要的文书资料移交至档案管理人员手中，导致重要的文书资料未能归档。 （三）素质有欠缺。主要是指档案工作人员的培训工作有待于进一步加强。质检机构作为一个技术含量较高的行业，其实非常重视培训工作，但是由于对于文书档案管理工作长期不重视

4、的原因，质检机构档案管理人员往往没有经过档案专业培训就直接接手文书档案管理工作，对于档案的分类、立卷等专业的文书管理工作只是一知半解，不能深得要领，更不能及时地更新文书档案的管理理念，跟不上现代化档案管理的步伐。 （四）管理不规范。由于质检机构对于文书档案的不重视以及档案管理人员对于文书档案专业知识的掌握等原因，造成了质检机构文书档案的管理普遍存在着不规范的现象，比如：没有按照国家档案局令第 8号 、 归档文件整理规则 （DA/T22-2000）等有关规定的要求，以“件”为单位对文书档案进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒等整理工作，而是单纯地按照本单位的惯用做法和档案管理人员的理解进行整理

5、。另外一个比较突出的现象就是对于文书档案的借阅没有严格的批准、登记、归还等程序，比较随意，容易造成失密、丢失等不良后果。 三、加强质检机构文书档案管理的对策措施 （一）做好宣传工作，提高单位对文书档案工作的重视程度。单位各个部门和工作人员对于文书档案工作的重视是做好文书档案管理工作的必要前提，没有各个部门的配合，就难以确保各类文书资料及时、齐全地归集到档案管理人员的手中。因此，档案管理工作人员要积极主动的做好文书档案工作的汇报和宣传工作，通过多种形式的活动向单位领导和工作人员宣传文书档案对于单位工作的支持与服务作用，积极争取大家对于文书档案工作的理解、重视和支持，为做好文书档案的管理工作奠定良

6、好的基础。 （二）加强沟通协调，做好文书档案的归集工作。要做好文书档案工作，档案工作者一定要经常性地到深入到本单位各个部门的实际工作中去，主动了解各个部门尤其是主要业务部门和与文书档案管理工作密切相关的重要部门正在或者将要进行的新的工作。同时，还要根据本单位的实际工作，主动思考档案工作要怎样围绕单位的中心和重点工作进行，怎样才能收集到能够展示单位历史和现状、促进单位未来发展的各类资料，以及如何做好资料的收集和整理工作等方面的问题。 （三）完善工作机制，搭建文书档案管理体系。近年来国内质检机构的规模在不断扩张，一些省级质检院所的团队规模都已经突破了五百人。在这样规模的质检机构中，要想做好文书档案

7、的管理工作，尤其是收集工作，单纯依靠档案管理工作人员的宣传与协调是难以实现的。最有效的办法还是要完善工作机制，在各个部门设置专职或者兼职的档案管理岗位，负责本部门文书档案、技术标准、检验报告等各类档案的收集、整理、移交等工作。 （四）加强人员培训，提高文书档案管理工作者的综合素质。文书档案工作者的素质、能力与水平对于做好文书档案的管理工作起着十分重要的作用。而且文书档案管理工作不仅要求管理人员具有扎实的基础知识，还要求他们知识面要广，包括文、地、史、哲、理、数等方面的基本知识。因此，一定要高度重视对文书档案管理人员的培训，为他们提供交流与学习的机会。 （五）完善规章制度，严格按照规定做好文书档

8、案的管理工作。建立有效的管理机制和程序，严格按照规章制度做好文书档案的收集、整理、归档、借阅等各项工作。同时，一定要通过多种方式，在本单位做好文书档案管理制度的普及、宣传工作，尤其是各个部门专职（或兼职）档案管理工作人员的培训，让各个部门专职（或兼职）档案管理工作人员对于文书档案的归档范围、整理方式、移交时间、保管期限等要素有充分的了解和掌握。 综上所述，文书档案管理工作在质检机构的工作中起着越来越重要的支持与服务作用，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。实行全面科学化的文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准。这就要求相关部门必须重视文书档案管理工作，强化文书档案管理水平，加强部门间的协调与合作，实现文书档案管理的规范化、标准化，切实地提高文书档案管理工作水平，从而充分发挥文书档案的功能，为单位履行工作职责提供可靠的保障与有效的服务。 参考文献： 1曾为华. 浅谈文书档案管理.城市建设理论研究.2012（14） 2丁栋轩，刘海平主编. 科学普及出版社.2007 年 7 月 3郭金菊.浅谈文书档案管理工作的研究J.办公室业务.2012（11） 4李春雨、王伟杰. 浅议如何做好档案管理工作J.中外企业家.2011（22）