论工程档案管理.doc

1、论工程档案管理摘要： 伴随施工精细化、规范化、标准化，打造形象工程，阳光工程，标志性建筑，对工程档案要求越来越高，把施工过程中的影像，质保资料，会议纪要等信息清晰的、确定的、具有完整记录的信息固化。关键词： 档案；管理；信息；固化 中图分类号：G271 文献标识码： A 我国档案学界从 20 世纪 50 年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到 1987 年 9 月 5 日公布、1988 年 1 月 1 日实施的中华人民共和国档案诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的

2、对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。 ” 档案的最新定义是：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。 ”我就工程项目浅谈工程项目档案管理 。 1文件材料的归档要求 1.1 项目在筹备、成立、经营及管理变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。 1.2 项目各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。 1.3 归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。 1.4 归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。 1.5

3、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。 1.6 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。 1.7 归档的文件材料必须为正本，本项目编制的文件应附发文底稿。1.8 归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 1.9 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 1.10 比如科技论文：外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 1.11 为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨

4、水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。 2. 归档时间 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第 1 季度连同收发簿一同移交档案室归档；凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；工程项目在竣工验收后三个月内接收归档；每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档；电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档；

5、声像档案在每次活动结束后整理归档；相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议） ，在会议结束后归档；外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档；变更、修改、补充的文件材料随进归档；公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档；公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。 3档案查（借）阅制度 档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度： 3.1 凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。 3.2 本公司有关人员如有

6、实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。 3.3 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。 3.4 外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。 3.5 凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。 4. 档案的保密制度 凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放；非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁；全体职工对密级档案、

7、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任；凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续；查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任；档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度；定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。 5档案库房管理制度 5.1 档案入库检查 档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制；入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内；定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现

8、问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。 5.2 档案库房管理 档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入；档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷；库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过 100 勒克期；避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害；库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在 14 度24 度，相对湿度控制在 4560%；库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备；库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能；档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防

9、湿、防虫、防尘；对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理；每年 9 月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。 6档案鉴定、销毁制度 6.1 根据档案法及江西省档案管理条例中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。 6.2 保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。 6.3 从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。 6.4 档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。 6.5 销毁档案必须严格掌

10、握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。 6.6 档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字 7.档案保管统计制度 档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整；档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火；建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐；做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。 8档案工作人员岗位职责 8.1 认真学习贯

11、彻执行档案法和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。 8.2 负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。 8.3 积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。 8.4 做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。 8.5 严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。 8.6 负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。 结束语 建立健全适合本室的各项管理、服务制度，使每个员工都树立爱岗敬业的职业道德，切实提高档案管理职工的素质，树立档案系统的良好形象，积极开展档案的预测服务、咨询服务等多种形式的服务，方便查询。 参考文献： 1中华人民共和国档案 2冯惠玲档案学概论第二版 3档案法 4江西省档案管理条例