1、会展项目竞争力评价模型及实证研究（二）摘要：在工作和不断学习的累计过程中，我开始认识到，我所做的会务执行工作，其实就是会议运营管理，更多的侧重于筹备期管理和会期的现场管理。虽然每个会议都会涉及到活动、酒店住宿以用餐，但是不同的会议又会略有不同。应该根据具体情况分析特点，找到最好的执行方式。 关键词：会议 运营 体会 一次偶然的机会我有幸作为一名展会的志愿者，接触到会展行业，当时的我对会展行业一窍不通，临时被安排在接待组，虽然只是协助做好相关的酒店房间安排，客人的接待，费用的结算等工作，但是对于我来说，是一个全新的经历。第一次走进了近 10 万平米的展馆，看到了先进的国际会议中心以及各大星级酒店
2、，参加了盛大的开幕式，各项大会的活动，这些都让我兴奋不已。虽然我只是做好交办给我的工作，但是我仍能够深刻的体会到展会是一个综合性很强，执行流程非常复杂的行业，了解到时间节点的重要性，事无巨细的琐碎性，事物流程的规范性以及突发事件的灵活性等。从事会展工作，既要能说会道，又要沉稳且富有激情，快速融入展会的适应性，知识全面、技巧全懂、操作全会的综合素质，吃苦耐劳，积极向上的工作态度，随时不忘拓展知识，学习提升的钻研精神。这次难忘的经历让我对会展行业充满了向往和憧憬。 后来，因展会情结，经过努力，我正式进入了会展行业，作了一名的真正的会展人，从而开始了我的会展之路，让我从一个新的角度全面的了解会展业。
3、在工作当中，给我一种和做志愿者时完全不同的经历，我不在单纯的做好协助工作，很多的事务则需要自己去对接，从第一个电话，第一份传真，第一次遇到挫折，感觉并非想象中那么好做，于是我开始不断的总结经验和教训，不断的学习，端正态度，摆正心态，学会了不断的去思考，积极克服遇到的困难，慢慢的从管理会务资料、管理大会秘书处、到管理酒店房间、管理大会用餐再到会议场地搭建与布置等工作，我由一个对会展懵懂的新人向着真正的会展人在逐渐转变。 我的工作主要是做会务执行，酒店、会议及用餐安排等会务工作。在工作和不断学习的累计过程中，我开始认识到，我所做的会务执行工作，其实就是会议运营管理，更多的侧重于筹备期管理和会期的现
4、场管理。虽然每个会议都会涉及到活动、酒店住宿以用餐，但是不同的会议又会略有不同。应该根据具体情况分析特点，找到最好的执行方式。 就酒店房间管理而言，这是展会都会涉及到的问题，但不同的会议也需要视情况而定，具体情况具体分析，首先如何保证参会代表能够顺利的办理入住手续，尤其在大量代表同时抵达报到注册时，不会因此在酒店大堂出现滞留拥堵现象，其次代表入住以后，怎样方便有效进行房间管理，最后才能准确的进行费用核算，这些都是我们在之前就要认真思考的问题。我们必须认真分析参会代表的构成、组织及抵达情况。去年的一项国际赛事的房间管理，尤其是选手同时抵达并顺利注册入住的过程，不仅是一次非常难忘的经历，更学习到了
5、宝贵的经验。 此项大赛有来自全球 17 个国家和地区 17 支队伍的近百位选手参赛，按照日程安排，他们乘坐两个航班分别于 10：30，11：30 抵达，注册报到后，下午 2：30 就要召开全体选手动员大会，在飞机正点的前提下，既要保证选手能准时参加动员大会，又不能在注册时造成酒店大堂人员堵塞，因此选手如何快捷有效的办理入住手续是整个注册工作中的核心问题，从一开始就引起我们的高度重视，主要抓住了三个时间节点。 第一个时间节点：前期预定房源时候，坚持通过录入选手的姓名进行预定。按照以往团队注册的房间管理的经验，因代表都是单独前往，并在某些程度上存在不确定性，为保证房间登记的准确性，一般都是等到代表
6、入住的时候再录入名字。但本次大赛选手是确定的，且是有组织的抵达，并多来自国外，姓名较为复杂，部分还非常相近，登记时录入困难较大，为保证后期房间管理的顺利进行，我们在与酒店多次沟通后，坚持采用了提前录入姓名的方式，这也为后面选手有条不紊的报到注册以及顺利的管理房间奠定了基础。 第二个时间节点：注册前两天，对接酒店保障用房，制作带有姓名的房卡套。确定选手的抵达信息后，随即与酒店协调保障用房，因前后两批抵达时间只相差 1 个小时，当时考虑最坏的情况就是同时抵达，所以要求酒店 10 点要将近百间房的房卡交给我们，为此，酒店专门制定了方案，在大堂规划一块有工作人员看管的临时行李寄存处，在前台开辟专门的退
7、房通道，协调客人尽早办理退房手续，加大客房打扫力度，力保注册顺利进行。另外，为保证房卡顺利发放，且便于后期的房间管理，我们还做了与以往不同的工作，就是制作带姓名的房卡套，这样在注册前，就能先登记选手的房间号，发放的时候，也不会出现混乱。 第三个时间节点：注册当天，收集证件办理手续，与各组各环节密切对接，掌握及时信息，随机应变。一早与接机组落实航班正点，酒店在 10 点前将所有房卡准备就绪，我们登记好房问号以后，将房卡交到注册台，并按照国家队伍进行分类。酒店安排大量工作人员就绪，协助办理入住手续。结果，如我们所预料的最坏情况一样，两个航班的选手同时抵达，负责收集证件的工作人员第一时间将所有证件交
8、到入住手续办理处，在大家提取行李，报道注册的时候，以最快的速度办好手续，归还选手证件，由于前面已经做好了全面的准备，整个注册程序进行的非常顺利，没有出现大规模的人员拥堵现场，得到了一致好评。 此次大会的房间管理，我积累了宝贵的经验，也是对自己在房间管理执行中认真积极思考的肯定，让我对此类大会的房间管理有了新的认识。房间管理虽然这只是活动中一个小小的环节，只有各个环节都认真落实到位，才能保证整个大的活动顺利有序的进行。不同的会议，应根据其具体的情况，认真分析，仔细思考，前思后想，通盘考虑，在保障相关工作顺利进行的情况下，还应在“更好的服务”上下功夫，为此，我将严格要求自己，不断学习，提升业务素质，在会展路上继续钻研奋斗。
