试论提高档案管理效率的方法与对策思考.doc

1、试论提高档案管理效率的方法与对策思考摘要：档案资料记录着丰富的价值信息，对于企业和单位的未来发展将起到非常积极的指导作用，要分析档案管理中遇到的问题，并研究提高档案管理效率的方法与对策。 关键词：档案管理；问题；方法对策 中图分类号：G271 文献标识码： A 前言 档案管理作为一种机密性高、专业性强的工作，有着非常重要的现实意义。随着社会经济的不断发展，档案管理工作的重要性不断凸显，如何保证档案管理的质量和效率，是当前亟待需要解决的重要问题。本文就档案管理中遇到的问题展开分析和论述，并在相关研究结果的基础上提出合理的解决策略，希望对于档案管理工作的开展起到良好的推动作用，并对相关方面的研究进

2、行一定的补充和完善。 一、档案管理中遇到的问题分析 1、档案管理手段的落后 随着社会经济的不断发展，科学技术已经成为最为重要的生产力，能够有效带动企业发展，并带来较为可观的经济效益。然而由于对档案管理工作的认识程度不足，档案管理缺乏科学合理的方法和手段，大部分档案管理人员没有接受过正规的知识和岗位培训，档案管理水平非常低下，这就使得档案管理存在很大的潜在威胁，档案资料的保密性和完整性也受到较为严重的冲击。同时，由于企业和单位对档案管理工作的重视程度不足，缺乏必要的资金投入，档案管理部门的人员得不到有效扩充，档案管理部门缺乏良好的培训工作，随着档案资料数量的不断增加，不但很大程度上增加了档案管理

3、人员的工作负担，也使得档案管理的实际质量受到很大影响。 2、档案室保管条件还比较差 多数单位还达不到档案管理要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。 3、缺乏专业的档案管理人才 档案管理是一项很重要的工作，但凡重要的工作都应分配相应的专业人员以便更好地展开工作。而档案管理本身并不是一项热门专业，因而专门学习相关知识的人很少，通常情况下，档案管理的负责人员基本是从文秘方面分配过来的，这样还需要对档案管理的

4、重点技能和专业知识进行慢慢培养，耗时费力不说，有时还会耽误工作的进行。除此之外，新兴的电子档案管理往往会与系统和软件的安全维护和更新提高等较为专业的领域有关，因而需要具有对电子档案的系统安全进行维护能力的专业技术人员。然而目前的实际情况一般只是对文秘或会计等专业的人员进行培训便让其进行操作，因而导致档案管理人员不懂电子方面的管理与维护以至于有可能对相关部门造成损失。 二、提高档案管理效率的方法与对策 1、提高档案工作的重视度，提升工作服务水平 为了改善档案管理工作存在的问题，有关单位的领导应提高对电子档案管理的重要性和认识，从而督促相关制度的建立。如今仍有许多单位对档案资料的管理仅局限于手工操

5、作的管理阶段，对此应重视提高电子档案管理人员的素质，把电子档案管理的资料存储方法进行落实。然而要做好档案管理工作，必须要强化档案管理的服务意识以提升档案管理的工作水平。对此，档案管理工作人员要增强服务意识，明确档案管理的服务功能，端正服务的思想和态度，树立工作就是服务和主动服务的新观念，积极地而富有创造性地展开工作。这样才能提高档案管理的工作质量，为进一步促进单位的工作做出积极有效的贡献。 2、加强组织领导，提高人事档案管理水平 各级单位要提高对档案管理工作的重视程度，将其纳入议事日程，首先要建立档案管理工作的领导机构，定期对档案管理工作进行检查和指导、督促；其次要结合本单位档案管理工作实际，

6、建立起档案管理达标升级考核机制，对档案工作实行定性、定量考核，可按照分级分类指导的原则，通过等级升降来实施动态管理；同时应参考国家档案建设的有关标准，建立和完善质量管理体系。各单位可结合本单位具体情况，研究制定本单位档案各项工作的质量评价标准，并积极组织实施，从而推进档案工作制度化、规范化和科学化建设。 3、加强资金投入力度，完善档案管理设施 随着科学技术的不断发展，计算机的应用和普及，对各个行业和领域都带来了非常重要的影响，很大程度上提升了综合管理质量和效率。随着单位规模的不断扩大，单位人员数量的不断增加，使得档案管理工作的内容不断增多，为降低档案管理人员的业务负担，保证档案管理的实际效益，

7、必须要加大对档案管理的资金投入力度，为档案管理工作提供良好支持。首先，单位必须要结合实际情况进行计算机档案管理网络的建设，对档案管理实行信息化的管理模式，创新档案管理方法，提高档案管理的自动化水平。同时，必须要加强档案管理部门的环境优化工作，许多单位的档案管理室较为简陋和拥挤，导致档案管理实际质量不容乐观，档案资料的随意堆放，导致档案资料的查阅受到很大影响。因此，必须要扩大档案管理室面积，做好日常清洁工作，以防止档案资料受环境影响而发生霉变和虫蛀的问题，做好档案资料的保护工作。此外，档案管理是一项机密性非常高的工作，单位必须要重视档案资料的保密性，最大化避免档案资料的泄露，安装相应的监视设备是

8、必不可少的，比如摄像头，红外线等装置，提升档案资料的保密性。单位还应该尽量提升计算机档案管理网络的安全性，定期进行档案管理网络的优化和更新，引进先进的安全防御系统，避免黑客对档案管理系统的入侵，为档案管理工作的开展提供最大化的安全保障。 4、开展现代化和信息化建设，提高人事档案利用效率 实现档案管理现代化，是档案服务于事业单位制度改革与发展的需要，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。要使档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。首先，各级事业单位档案管理部门要提高信息管理的时效性，准确、及时地传输信息；其次，要对档案实行计

9、算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存；其三，要充分利用计算机网络技术来进行档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的档案信息服务，以实现档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。 5、提高电子文件安全性和可识别性 档案信息对于公司的发展来说有着重要的价值和意义，很多甚至都是绝密文件，一旦泄露，后果不堪设想，因此，提高电子文件的安全性和可识别性有着现实的意义，但是立足具体的

10、措施，我们需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要从源头开始抓起，形成严格的管理制度以及采取有效的技术措施，比如通过网络云盘来更好地备份以防丢失，以及对于每一个环节都采取一定的监控和监管，最好把每一项责任落实到个人，确保权责明确，以及采取更加严格有效的保密措施，增加安全性。 结束语 在科技不断进步的今天，有关部门在进行档案管理工作时应注意顺应社会形势的发展，积极采取现代化措施对档案管理方面的新模式新手段进行探索，以更好地促进档案管理工作的开展。由于档案包含了许多重要的信息，因此管理好档案就是掌握好各方面信息，这有利于加强信息资源的开发和管理。当今社会是信息化、科学化、系统化的社会，档案管理方法的进步可以在保证有关单位有序发展的同时，推动社会的不断发展和进步。 参考文献 1方金艳.计算机档案的保护方法浅析J.中小企业管理与科技，2010 2许美玉.浅谈我国人事档案管理存在的问题及解决对策J.黑龙江科技信息.2010 3王萍，宋雪雁.电子档案管理基础M.北京：清华大学出版社，2006