高速公路档案管理的创新探讨.doc

1、高速公路档案管理的创新探讨摘要：随着公路工程技术日新月异的发展，公路档案管理已成为公路工程建设的重要内容，在当前公路工程建设中档案与公路工程建设联系日互紧密，成为公路工程建设中的拔心支柱。 关键词： 公路档案管理创新 中图分类号： X734 文献标识码： A 一、公路档案管理的特点 (一)转换性。转换性是公路档案管理过程中的一个重要特点。由于公路档案管理中的信息要处于不断传递的动态之中，因此档案管理的过程中，必须按总的管理目标和要求，不断对信息进行加工、处理，从而使其转换为既方便管理又便于使用的档案信息。 (二)效益性。在公路档案管理中，效益性也是其重要特点之一。由于在档案管理中要耗费一定的人

2、力、物力和财力，这势必要求在管理中不但要考虑管理的实际效用，还要时刻以取得最大效用为出发点，即要本着少花钱、多办事的原则，做到能从多方面提供大量的、有价值的档案信息。 (三)总分合性。公路档案在管理过程中，还存在一个明显的特点即总分合性。所谓总分合性，就是从档案管理的总体出发，对档案管理系统进行整体规划和优化；所谓分，是指在把握整体的前提下，将档案管理科学的分解为若干个组成部分或基本要素并据此进行明确分工，实现档案管理工作的专业化、程序化和规范化；所谓合，主要指在科学分解的基础上，按各个部分特点或各个要素的特点及要素间联系，组织为一个严密有效的协作体系。 (四)发展性。另外，公路档案管理还有一

3、个基本属性是其发展性。公路档案管理随着机关、组织、国家及社会等的发展，在不同时期和不同情况下会对档案管理提出不同的要求。如随着社会水平的不断发展，档案管理要求在收集、加工及传递上加大技术含量，这势必要求档案管理系统不断从手段、方法等方面去改进和完善档案管理体系。 二、公路档案创新的内容 (一)观念创新是公路档案管理创新的思想保证 观念是行动的先导，要实现公路档案管理的创新，全面履行档案事业行政管理和档案保护利用两种职能，必须转变观念，增强知识观念，迎接知识经济的挑战。因此公路档案工作者首先要强化知识观念，把档案管理和知识管理有机结合起来，把档案馆、室变成知识信息的管理机构。其次，档案工作者还必

4、须采用现代化管理手段，改变传统工作方式，提高工作效率。例如：公路事业在发展，而公路档案管理工作却沿袭着几十年的管理方法和落后的技术设备，根本不能满足现代管理的需要，所以档案工作者应采用计算机及网络通讯设备强化服务手段，开拓服务渠道，以适应知识经济的需要，逐步将档案管理由实体管理转向信息管理，参与信息市场。 (二)技术创新是公路档案管理创新的内在驱动力 公路档案管理的技术创新包括两方面内容：一是档案工作者将社会科技成果创造性地应用于档案管理与保护，防止档案损毁，延缓档案老化；另一方面就是要求档案工作者针对档案工作操作技术方面存在的弊端和缺陷，研制出新的档案工作技术和方法，以提高工作效率和质量。因

5、此广大档案工作者应积极开动脑筋，大胆设想，勤于动手，在平凡琐碎的档案管理工作中创造出不平凡的业绩。 (三)管理创新是公路档案管理创新的重点 公路档案的管理创新，不仅体现在宏观指导思想、战略目标、政策制度上，还体现在档案馆、室的微观管理业务上，需要多种因素的有效组合才能实现。 三、公路档案创新的措施 (一)加速公路档案管理的信息化和网络化 在信息化时代，档案管理在信息收集、传播及使用等方面都离不开先进的信息技术和科学的管理手段，公路事业的不断发展，其档案管理更离不开计算机技术和通讯网络技术的使用。 1建立档案管理信息库。要加速档案管理的技术化和网络化， 必须要建立和完善档案管理信息数据库，这样可

6、在很大程度上拓宽信息渠道，快速提供信息服务，从而实现国家对档案管理的宏观调控。首先，要及时补充、维护数据信息库，对扫描的材料及补充的数据能相互转换，迅速生成各种数据表、登记表、审批表等，减少重复劳动，确保档案信息的管理及时有效；其次，系统软件的设计要有实用性、快捷性和前瞻性，主要信息项也要统一，在录入数据时要仔细核实，确保档案信息的完整性和有效性；最后，要强化对档案信息管理安全保护，不仅要在同种载体上复制，还要建立在异种载体上备份制度，档案信息管理系统不得将涉及个人隐私的信息录入数据库，以保护个人隐私权。 2建立网络互联，实现资源共享。要加速档案管理的技术化和网络化，还需强化互联网建设，实现资

7、源共享。在建立档案管理信息库的基础上，应进一步提高计算机管理水平，充分运用网络技术连接用人单位、公路上级主管部门、行业内部的局域，使不同范围内的利用者都能共享到档案管理信息库。 3充分运用激光扫描等先进技术。在公路档案管理过程中，还应充分运用激光扫描等先进技术。对于纸质档案中较大的信息项可运用激光扫描技术，有效将纸质档案转化为电子档案，以有效保证重要档案的安全，减少因档案原件频繁使用而造成的磨损，真正实现档案管理的现代化。 (二)提高公路档案人员的素质 1培养新型的公路档案管理人才，要切实提高公路档案管理人员素质，必须适应档案专业人才培养规律的多层次性，进一步完善公路档案教育体系，加强学科建设

8、，建设与公路档案事业相适应的档案专业人才培养体系。同时，要综合考虑素质教育和社会需求，设计合理的培养层次结构，确立培养目标，优化专业结构，以有效拉近档案管理学习个体与实践操作间的距离。另外，还应认识到在现代社会的信息化技术条件下，公路档案学的研究对象和档案管理的实际工作日益呈现出其综合性、交叉性和应用性的特点，因此要不断丰富和发展档案管理科学，培养能从事公路档案信息服务与管理的专业人才。 2建立人才开发的激励机制。提高公路档案管理人员素质，还要建立有效的人才开发的激励和约束机制，这体现在三个方面：一是建立按业绩考核的制度。在市场经济条件下，科学有效的激励机制，必然以一定的物质利益为基础。公路档

9、案管理系统可本着奖励先进、惩罚落后的原则，真正使奖惩制度发挥其评判档案人员社会地位和价值的尺度；二是建立积极向上的精神激励机制。通过精神文化机制的建设，营造开放、向上、积极的工作氛围，增强整个公路档案管理系统的凝聚力，从而使公路档案管理人员对其职业产生自豪感和满足感；三是建立责任到人的工作目标激励机制。通过将一定时期内的工作任务设立为目标，并以此作为考核确定每一个人的奖惩标准，充分发挥公路档案管理人员的工作积极性，使其将目标转化为动力，进而激发其工作热情，调动其工作积极性。 3建立健全用人制度。公路股档案管理工作的性质决定了其管理人员必须具备过硬的理论知识和专业技能，因此，要打造高素质的公路股

10、档案管理人员队伍，首先要改变以往的用人制度，实行竞争上岗的用人机制。对于新调入的公路档案管理人员，要坚决破除根深蒂固的“铁饭碗”意识，坚持学历与能力相结合并且以能力为主的用人原则，在职务晋升时则应建立公开、公正、公平的用人制度；其次，应逐步实行持证上岗制度，使职业资格证书成为人事档案专业的标准和依据，进而提高公路档案管理人员的整体素质；最后，应重视公路档案管理人员的继续教育，通过定期开展岗位培训和在职学习等方式，针对档案工作的不同环节及岗位侧重安排培训内容。 (三)加强档案管理的保密工作 在公路档案管理过程中，还必须加强档案管理的保密工作。第一，要对档案管理人员进行保密教育，强化其保密意识。作

11、为档案管理保密各项工作规章制度的执行者和实施者，档案管理人员理所当然要成为保密教育的重点对象，不断提高档案保密的警惕性，如不得在公共场所谈论涉及档案中的秘密内容，严格执行档案借、查、阅制度，不得擅自透露所存重要档案的内容、数量、存入位置等；第二，必须做好档案的编制、检索工作，档案管理人员应对档案进行综合分析、分类、排序、选择等。最后，严格按要求制订保密期限表。档案管理人员应严格按程序指定档案保管保密期限表，并认真做好档案鉴定工作，及时完成对保密档案的降密、解密工作。 四、结语 档案工作创新是一种精神，能体现人类的一种精神面貌，同时也是一种学问，而且是档案管理者日常工作中不可缺少的一部分，它体现了档案工作者一种与时俱进、勇于创新的精神，它能推动档案工作发生质的飞跃。随着公路事业的不断发展，公路档案管理将起到日益重要的作用。做好公路档案管理工作，除了要加速档案管理的信息化和网络化建设外，还应不断强化档案管理人员的素质，同时还应做好档案管理的保密工作。