信息化时代高校档案管理服务模式探究.doc

1、信息化时代高校档案管理服务模式探究摘要：在电子信息化时代，迅速、高效的信息已成为各行业的基本要求，高校档案管理服务亦如是。阐述了高校档案管理服务模式与信息化建设之间的差距，并就服务模式的创新提出笔者的意见。 关键词：信息化时代；档案管理；创新 中图分类号：G271 文献标识码：A 随着高科技的迅猛发展，我们已进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代，以电子信息为核心的高科技突飞猛进并日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的历史时期，高校档案事业作为社会主义文化建设的重要组成部分，务必迅速、有效地提供档案材料，为学校的教学、科研和党政管理工作服务，充分发挥学校档案在教育事业中

2、的作用。 1.信息时代高校档案管理的特点 第一，高校的馆藏模式由传统单一的纸质档案向电子档案转化。过去，纸张一直是信息传递的主要载体和媒介。随着计算机网络的出现与应用，产生了电子档案，电子文件是依赖计算机数字设备、传输和处理的文件，电子档案是电子文件归档保存的形式，它必须满足档案的一切要求。这种电子档案真正实现了海量存储。 第二，高校档案管理正在逐步实现信息化。由于各高校办学条件、经费状况千差万别，从而影响着设备的合理配备，档案网络建设参差不齐，随着信息技术的发展，各高校不同程度地开展了档案网络化建设工作，根据自身的需要、特点及条件自主进行高校档案馆（室）局域网与校园网、互联网等的链接。 第三

3、，高校档案馆（室）档案服务模式多样化。这表现在，从档案实体管理向档案信息管理转变，管理范围扩大化、管理方法智能化，由此带来服务模式的多途径拓展。但仍有部分档案工作者观念陈旧， “重收集轻开发” 、 “重保管轻利用” ，满足于“闭架借阅” 、 “你查我调”等传统做法。 2.当前高校档案管理服务模式与信息化建设的差距 经过近些年来的研究和实践，档案工作者对文件与档案间的联系、文件的生命周期理论、文档一体化管理的必要性等问题，基本达成了共识:认为档案的管理应该涵盖文件的生成、流传到归宿的全过程;档案人员的视角和职责应该从文件的归宿拓展至文件的“源”与“流” 。档案界的同仁们也正在努力实践与探索。但目

4、前大多的档案管理工作仍是处于以档案实体管理为主要内容的后端管理方式。而归档前的文件管理工作由文书处理部门进行管理。这种管理模式产生了以下问题: 第一，文件的制成材料问题。如纸张的质量不符合要求，规格大小不一;油墨等书写材料达不到质量标准;书写或修改文件使用圆珠笔、铅笔等，造成归档后的档案材料规格不统一、质量不达标。 第二，信息要素记录的规范化和完整性问题。有些文件在形成过程中，领导的签发日期与文件的落款日期不一致;文件的附件未在文件中注明或虽有注明但归档时只把正文归了档，而附件却下落不明;一些重要的文件报表到归档时只留下了报表通知，而报表中的数据却早已不见;还有的重要会议记录的记录项目不完整等

5、等。 第三，文书处理程序混乱问题。文件的运行路线不明确，造成一些文件运转途中搁浅;文件的登记制度不健全，致使归档时账物不符。 第四，归档材料不齐全。由于不了解学校教育、科研及其管理工作动向，因此无法掌握文件信息产生、运转的过程、范围及其时间，只能被动地“收集”档案，因此归档率受到了影响。 第五，电子文档的原始性、可靠性和安全性问题。电子文件的出现，使档案存在形式与管理内容发生了根本性的变化，它具有信息与载体相分离的特性，而多媒体技术的应用更使档案信息存在的形态呈多样化趋势。因此，电子文件的内容是相对独立的，不仅内容易于修改，而且失去了固定形式，从而使得电子档案的原始性和凭证作用受到了巨大的冲击

6、。由于日常的档案管理工作尚不能对其进行过程监控和管理，使得电子文件随意性大，无论是其内容的真实性还是其数据的可靠性均得不到保障。 3.高校档案管理服务模式创新发展策略 第一，创新服务手段，满足社会需求。首先，加强档案资源建设，服务民生。高校档案管理服务部门把全面加强档案资源建设作为档案事业可持续发展的基础，采取多途径接收、征集档案和主动记录等多项措施并举，使馆藏档案大幅度增长，馆藏结构不断改善，尤其是加强照片档案、多媒体档案、实物档案接收与管理，建立以教学、科研档案为主体，兼顾 其他类别档案的内容结构体系，教学名师、学术带头人、科研档案、毕业论文等渐渐构成高校档案体系的主要内容。为广大教职工申

7、报职称、学术交流服务。为用户提供养老保险、出具学生在校成绩、补办学历证明等有偿服务。 其次，建立档案馆(室)网页，开展网上服务。这应该成为高校档案管理服务的一种重要形式。高校档案管理服务要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化数据库化，档案信息服务利用网络化，档案信息管理法制化。再次，建立电子文件(档案)数据管理中心。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。再次，电子文件的自动上传收集。目前由

8、网络版形成的电子文件的收集工作，与传统纸质档案收集有很大的差异，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，高校档案管理服务可以改变传统工作模式，在第一时间收集到电子文件的归档。最后，开展在线服务。高校档案管理服务可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆(室)利用电子邮件在网上进行快速通信，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资讯服务。 第二，拓展服务领域，适应社会发展。首先，积极开展信息服务的社会化。由主要为高校内部的服务转化为向社会全方位服务。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得

9、越来越复杂，同时也越来越离不开信息服务。对档案信息的单一需要必然将被档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。其次，转变高校档案管理服务的重心。从信息资源开发的角度出发，高校档案管理服务的重心应该体现在工作理念、工作悟性、工作方法、工作手段和工作效率之中，应该是档案信息财富的拥有者和提供者，而不再是单纯的档案保管员。档案馆(室)也不再是单纯的收藏机构，而应该是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。应建立以档案信息搜集、加工、储存、检索、服务为主要内容的工作实体。再次，加强横向联合，实现档案信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在剧烈增长，建立一个完整的社会信息系统

10、，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录实现资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。通过建立联合目录，实现资源共享，使各文献部门充分挖掘资源潜力，实现文献资源互补，提高馆藏资源的利用率，避免不必要的重复和浪费。 最后，构建新的档案网络发布与检索系统。充分利用现有计算机和网络资源在部门局域网或 Internet 中实现档案的远程服务，应充分发挥高校档案管理服务在国家信息化进程中的应有作用。高校档案以其独特的历史性、直观性和原始性，成为宣传教育的重要材料。利用馆藏精心筹办校史展览，已成为高校档案管理服务开展档案宣传、开发档案信息资源的重要载体形式。 4.结束语 高校档案管理的创新，是信息化时代对档案工作提出的必然要求。高校办公自动化和信息化建设将不断有新的突破，新的管理模式会进一步推动高校数字化档案馆建设，作为高校档案工作者以时不待我的精神状态抓紧自身的学习提高，抓住机遇，迎接挑战，加快高校档案管理的创新。 参考文献： 1 徐蔚.网络环境下高校档案服务创新的措施J.档案时空.2013(08) 2 郑勇，李江瑞.基于信息化技术下的高校档案管理创新J.内蒙古科技与经济.2013(13) 3 梁楚晗.信息时代高校档案工作创新探讨J.云南档案.2010(12)