基层档案管理信息化建设在新形势下的探讨.doc

1、基层档案管理信息化建设在新形势下的探讨摘要经济的不断发展推动着科技的进步，近些年来计算机技术以及互联网技术的不断更新升级已经促使其逐渐融入生活中的每一个领域。在新的科技背景下，推动疾控中心档案管理的信息化建设是非常必要的。文章重点探讨了基层疾控中心档案管理的必要性，并根据其中存在的问题提出了相应的解决措施。 关键词疾控中心档案管理；信息化建设；必要性；措施 疾控中心的建档和保存是其日常工作中的重点内容和环节，通常情况下，疾控中心档案中都记录着疾控中心工作中的重点工作内容和工作事项，对疾控中心各个发展阶段的工作做出了完整的总结，因此对疾控中心接下来的工作方向和方针有着重要的指导作用。基层疾控中心

2、档案管理的信息化建设，不仅在于科技的推动，也来源于基层疾控中心不断发展的内部需要。 一、加强基层疾控中心档案信息化建设的重要作用 作为疾控中心工作的一项重要内容，基层疾控中心档案的完整建设对疾控中心的整体工作有着非常重要的指导性作用。加快完善基层疾控中心档案信息化建设的重要作用突出表现在以下几个方面。 首先，在传统的基层疾控中心档案管理中，纸质档案记录是其主要形式，因此档案的记录和誊写工作是非常复杂和困难的，在这种情况下，为了实现对档案的保存工作，很多档案在形成之后就直接被保管起来，相关工作人员想要查看某些方面的档案时需要事先提交申请，而申请被同意还需经过很长一段时间，这使档案的利用工作变得非

3、常复杂。在信息化档案管理的帮助下，工作人员可以借用扫描设备完成对档案原件的扫描，这样不仅有利于档案原件的保存，也有效推动了基层疾控中心档案的利用工作。 其次，由于疾控中心工作内容的复杂性，导致其整体的工作任务任务非常繁重，这使得档案的记录管理工作非常繁重，为了保证档案资料的完整性，大部分疾控中心都会在档案的建档、保存的工作环节耗费大量的人力和物力，这种做法不仅使工作效率低下，而且也在一定程度上影响了疾控中心医疗工作的服务质量和水平。加强基层疾控中心的信息化档案建设，可以为疾控中心避免过多人力和物力资源的消耗，有效缩短了工作时间达到提高档案管理效率的目的，并且在计算机技术软件的帮助下，相关负责人

4、员在完成了档案的录入之后，可以实现自动化、智能化的档案整理归类，这使得档案的查阅和利用工作变得非常简单，在很大程度上实现了疾控中心档案的资源的共享和利用，有利于提升疾控中心的整体工作水平。 再次，加快完善和发展基层疾控中心档案的信息化建设，不仅可以使原先的人力资源得到解放，也可以帮助疾控中心节约运作成本，将这一部分的资金用于疾控中心发展的其它方面，有利于促进基层疾控中心的全面发展。 二、影响基层疾控中心档案信息化建设的不利性因素 首先，基层疾控中心的运作经费比较少，因此基础设施的建设比较落后，这使得档案的信息化建设和管理难以进行。 其次，信息化档案管理通常都需要借助一定的档案管理软件，这对档案

5、管理的人员的技术能力有着较高的要求，不熟练的操作很可能导致工作方面的失误，为档案管理和利用工作带来极大的不便。 同时，经费的受限性以及人员掌握能力的有效性，导致基层疾控中心的工作档案资料很难得到及时的更新与维护，相关工作人员想要进行某些方面的资料查阅时，经常会花费大量的时间但是却无法找到相关内容，这使得基层疾控中心的档案失去了其存在的价值。 三、关于推动疾控中心档案信息化建设的相关建议 针对上述问题，笔者认为，想要加快基层疾控中心档案的信息化建设，需要从以下几个方面入手。 （一）提高基层疾控中心信息化建档的意识 目前，很多基层疾控中心受到地域或是经济实力的限制，在档案建设和管理的过程中依旧习惯

6、于人力建档和管理。对此，相关部门应该通过加强宣传的方式，改变基层疾控中心建档管理的意识，让相关工作人员意识到信息化管理档案的必要性和便捷性，在此基础上不断完善信息管理的理念，完善信息化管理档案的相关制度，为相关工作人员提供明确的工作指导。 （二）增加信息化建设档案的资金投入 对于信息化管理档案的工作而言，增加相关的资金和财政投入是非常必要的。这种资金投入主要体现在两个方面，一方面是加大对相关技术的投入，为了保证信息化档案建设工作的顺畅和先进性，疾控中心应该对相关的信息化设备进行全面的更新，比如计算机、复印机、打印机、扫描设备等等，对于一些比较老旧的技术设备，疾控中心财政应该给予及时的更换，同时

7、也要注重购买或是引进相关的档案管理软件，这样有利于实现档案管理的智能化，进一步提高疾控中心档案的利用效率。另一方面疾控中心要注重招聘和纳入更多的专业人才，新型人才对计算机技术以及网络的掌握程度更高，这对基层疾控中心的信息化档案管理可以起到良好的促进和推动作用。 （三）构建完善的档案管理流程 疾控中心进行档案管理的最主要目的就是为疾控中心的接下来的相关工作提供有力的指导，但是目前，很多基层疾控中心都面临着“有档难用”或是“无档可用”的尴尬处境。为此，疾控中心应该构建完整的档案管理和利用的系统流程，各个部门、科室之间应该加强沟通与合作，以积极的态度对日常的工作进行经验方面的交流，对于相关的档案记录

8、和整理工作要分工明确，避免因为重复记录导致工作效率低下的问题。通过完善相关的档案管理网络，构建完整的档案管理流程，可以进一步的拓展基层疾控中心服务的范围及服务质量。 结语 综上所述，基层疾控中心的档案管理的信息化建设工作在其不断发展的过程中具有非常重要的意义。但是目前由于相关工作人员缺乏信息化建档的意识，在技术方法上也存在着很大的欠缺，导致基层疾控中心档案的信息化建设进步缓慢。为此，相关工作人员一定要针对其中存在的问题制定有针对性的解决措施，全面提升我国基层疾控中心档案的信息化建设水平。 参考文献 1陈小莉.探析新形势下疾控中心档案管理信息化建设的创新思路J.办公室业务，2014（03）. 2李红梅.当前基层疾控中心档案管理存在的问题及对策J.黑龙江史志，2014（15）. 3赵丽.新形势下疾控中心档案管理信息化建设研究J.企业改革与管理，2015（08）. 4吕圣飞.如何加强基层疾控中心档案管理工作J.办公室业务，2013（11）. 5周蓓蓓.浅析信息化背景下的疾控中心档案管理J.经营管理者，2013（21）. 作者简介 崔小碧，出生年月：197701，性别：女，籍贯：汉，工作单位：电白区疾病预防控制中心，职务或职称：助理馆员，学历：中专，研究方向：基层档案管理。