“档案形成在前”争鸣综述.doc

1、1“档案形成在前”争鸣综述摘 要：本文针对与刘东斌所提出的“档案形成在前”说相关的争论观点进行了梳理，从“记忆工具” 、 “定稿” 、 “收文” 、 “档案定义及本质属性” 、 “档案与文件关系”这几个角度进行了争鸣相关观点的评述与分析。 关键词：档案形成在前；文件；档案；争鸣 1999 年，刘东斌在中国档案上发表了一篇名为档案实体是什么从定稿归档谈起的文章，首次提出了“定稿才是档案”的观点，认为“定稿是印制文件的依据，文件是根据定稿印制的复制件” ，1随后他又发表了数篇论文档案不是文件转化物 、 对“档案是文件”命题的质疑 、 档案本质属性新论等，主要阐明了档案是原始记录物，不是由文件转化而

2、来的，档案与文件的关系是复制与被复制的关系的观点。这些论文可以说是他“档案形成在前”说的雏形，对其真正进行系统性探讨的，是他自 2007 年于档案管理上发表的“七论档案形成在前”系列文章，从电子档案、档案价值、现行文件利用、收文、档案记录过程等方面论证了“档案形成在前”的观点，引发了档案界的广泛讨论。 通过 CNKI 检索，自刘东斌发表“档案形成在前”系列文章以来，其他学者陆续针对“档案形成在前”说与刘东斌展开了讨论，从 2000 年至2010 年，共计 18 篇期刊论文。这些论文中，学者们主要对“档案形成在2前”观点表示质疑。 在这些论文中，学者们争论的焦点主要集中于以下几个方面：第一，是否

3、因为档案是记忆工具，所以形成在前？第二，只有定稿才是档案吗？第三， “收文不是档案论”质疑。第四，刘东斌先生在论证“档案形成在前”观点时引用的档案概念定义及本质属性是否自相矛盾？第五，如何认识档案与文件之间的关系？ 1 是否因为档案是记忆工具，所以就形成在前？ 刘东斌认为， “先有档案的记忆功能，然后才有其他功能，其他功能都是建立在档案形成在前的记忆功能之上的。档案是原始的历史记录，是记忆工具，记录的是原始记忆，所以档案形成在前” 。2档案具有记忆功能，学者们对此没有异议。但他们对于记忆功能是不是档案的基本功能以及档案是否因此就“形成在前”提出了不同看法。 第一种观点：并非只有档案才有记忆功能

4、。郑文、关素芳认为，文件与档案都具有记录语言、记忆备忘的功能。 “文件与档案的记忆功能是相辅相成的，把它们有机结合起来，才能构成一个完备的记录备忘体系。”3王茂跃认为， “文件也可以作为记忆的工具” ，狭义的文件即公文，其“基本功能在于记录、传递并存贮公务活动信息，为各项管理活动服务” 。广义的文件， “记录材料也好，信息记录也好，理解为记忆工具也是完全可行的” 。4范晓蔚分析了电子文件与电子档案的不同之处，认为“电子文件是对具体事物的记忆；而电子档案则是对某一事物的全面记忆” ，然后又指出：“虽然两者的侧重点不同，但是却共同有着记录与记忆的功能，甚至可以说两者的记录记忆功能是相辅相成的。 ”

5、35 第二种观点：档案不是单纯为了记忆而产生的。张翠华从辩证唯物主义的角度对刘东斌的观点进行了反驳，她认为， “记忆是属于意识范畴的， 人类认识世界和改造世界的一切活动并不是从记忆开始的，其他活动也不是建立在记忆的基础之上的” 。她还认为，档案虽然是保存社会记忆的一种工具，但它并不单纯是为了记忆而产生的。6笔者也赞同她这一观点，档案形成的目的是“帮助”我们更好地记忆，但并不能说，因为档案有“记忆”的功能，人们就将它作为“记忆工具”来对社会发展进行记录。记录是不能等同于记忆的。 第三种观点：刘东斌对于“档案的记忆功能”理解有偏颇。归吉官认为，刘东斌混淆了档案各自的形成活动， “将两个不同活动所形

6、成的档案与文件进行对比，得出档案的形成先于文件的观点，是站不住脚的” 。7邹吉辉认为，档案的记忆功能与人脑的记忆功能不同， “是一种机械的记忆” ， “档案对人脑记忆功能的延伸只是部分，而非全部” ，8并非刘东斌所说档案就是为了满足人类记忆备忘的要求而产生的。 根据以上几种不同的质疑观点，可见，刘东斌在研究“档案形成在前”观点的时候忽视了其他同样具有记忆功能的事物，对档案的记忆功能以及由此得出的“档案形成在前”的结论没有作出科学全面的解释。 2 只有定稿才是档案吗？ 刘东斌在档案实体是什么从定稿归档谈起一文中说道：“档案是原始记录性和唯一性的统一体。只有文件的定稿（也就是原稿）才符合档案的这两

7、个特征。也就是说档案应该是文件的定稿，而4不是文件本身。 ”9他认为只有定稿才是档案，文件是档案的复制件，学者们对此有两种看法。 第一种观点：并非只有定稿才是档案。郑文、关素芳认为，档案的唯一性是辩证的，对于文件制作者和收受者而言，其原件、底稿是相对而言的，但它们又都是本单位档案的构成部分，仍然是唯一的。10王茂跃认为，档案的唯一性是相对的，并非只有文件的定稿才是档案。 “根据定稿印制的文件，尽管不止一份，但它们在完成文书处理程序以后也是档案。 ”11 第二种观点：定稿不是一产生就自然成了档案。刘震岭认为，有保存价值的定稿存档后才成为档案， “定稿不是一产生就自然成了档案” 。12归吉官认为，

8、制作完成草稿、定稿等历史记录的目的是形成文件正本，进而推动特定社会实践活动的开展，而非一经形成就是档案，否则会得出草稿、定稿等历史记录形成的目的就是为了成为档案的结论。13张仕君认为，如果说“定稿才是档案” ，就等于说人们只是制作了档案，然后复制成文件，根本没有制作过文件。他认为这种观点是档案学界无法接受的。14 从以上质疑可以看出，刘东斌没有辩证地看待档案的“唯一性” ，过分强调绝对的“唯一性” ，对档案的形成过程理解有些片面，同时忽视了其他诸如文件之类的事物可以成为档案的可能性。 3 “收文不是档案论”质疑 刘东斌在论“收文”不是档案四论档案形成在前一文中，从档案的定义和本质属性、唯一性、

9、形成过程等方面对“收文”进行了5分析，认为所有的档案都是立档单位在其社会活动中直接形成的原始记录，而“收文”并不是其直接形成的原始记录，因而得出“收文”不是档案的结论。15针对这一观点，学者们主要从两个方面进行了质疑。 第一种观点：引用的档案定义不同。王茂跃认为应当用档案定义来衡量收文是不是档案，刘文中所引用的“收文”概念前后不一致。他认为，“立档单位不能作为档案形成者” 、 “文件形成者不能等于档案形成者” 、“收文是收文机关直接形成的原始记录” 。王茂跃还从档案馆的角度论述档案馆档案重复与“收文”是不是档案及档案整理工作原则并无关系。16邹吉辉认为，刘东斌所引用的档案工作基本术语中的档案定

10、义“国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录” ， “其中的直接形成的含义不具有专指性，因此导致了狭义和广义的两种理解” 。他指出，刘东斌之所以能得出收文不是档案的结论，是因为将他所理解的档案定义与国际通识的档案定义比较，前者为狭义的，后者为广义的。17 第二种观点：档案包含文件。管先海在质疑刘东斌的“档案形成在前”说时，提出了“档案包含文件”的观点，他认为，尽管从收文角度看，它不是本单位“直接形成的”的“原始记录” ，似乎不具有原始记录性，但收文处理签及其所反映的信息则是本单位“直接形成的”的“原始记录” ，既具有唯一性，也具有原始记录性，而收文和收文处理签通

11、常被作为档案的统一体保存。既然档案的构成包含收文及收文处理签，那么收文就是档案，档案包含文件。18 对于“收文”的确切含义，学者们没有达成共识。一些学者引用不6同文献中的观点，管先海则结合实际情况，对“收文不是档案”进行质疑，出现了不同的结论。可见，档案学理论与实践的结合还是不甚紧密的。 4 有关档案概念定义及本质属性的质疑 刘东斌在论档案形成在前一文中所采用的档案概念是陈兆祦、和宝荣主编的档案管理学基础中的档案定义，即“档案是原始的历史记录” ，随后他又说：“应该说，对档案的本质属性是原始记录性的认识在档案界已基本形成共识。 ”19一些学者认为，刘东斌在引用这些概念定义来证明自己观点的时候，

12、出现了一些自相矛盾的地方。 第一种认识：引用的档案概念自相矛盾。王茂跃认为，刘东斌在论述“档案形成在前”观点时，使用的文件概念是狭义的， 而档案概念则是广义的。如果用广义概念的档案与狭义概念的文件相比较， “势必会得出档案未必来自文件的结论” 。20刘子芳、徐红晖认为，刘东斌在“档案形成在前”系列文章中同时采用两个并不完全相同的“档案概念”来论述其同一观点，其本身就存在自相矛盾的地方。同时，刘东斌又没有给出适合于“档案一形成就是档案”观点的档案概念，因此，他们认为，刘先生提出的“档案一形成就是档案” 的观点明确了档案概念的说法是存在漏洞的。21 第二种认识：对档案概念的理解有偏差。刘子芳认为“

13、档案是原始的历史记录”并不适宜作为档案形成在前说的“档案”概念定义， “历史记录”的概念在不同条件下并不相同，从而界定不清，不具有排他性。他还认为， “档案形成在前说”作为对原有档案实体与形成理论的突破，7仍然采用“档案是原始的历史记录”来表述档案，既失去了原有理论语境的支持，又与新的观点相矛盾。22张翠华认为，刘东斌所理解的档案概念是不对的， “最原始的记录”并非仅仅指原本、原稿， “严格意义上的档案实质上是指文件的定稿以及已归档保存的草稿” 。23 第三种认识：对档案本质属性理解有误。邹吉辉认为，原始记录性是文件与档案的共同属性，其区别在于文件是现实的原始（真实）记录，而档案是历史的原始（

14、真实）记录。 “档案形成在前说”缺乏理论和实践的合理性。24归吉官认为，不应当将文件与档案视为两个事物，刘先生关于档案的原始记录性的认识不仅在形式上不具备完整性，并且将档案形成活动等同于档案制作活动，割裂了原始记录与其对应的形成活动的紧密联系。25郭东升认为，文件的本质属性是原始记录性，档案的本质属性是直接历史记录事后有用性，复制件是在形式和内容上与原件一模一样的物件，文件与档案是两种完全不同的事物，因此，文件不是档案的复制件。26 由以上争议可以看出，目前档案学理论中，尽管多数人认同“档案是原始的历史记录” 、 “档案的本质属性是原始记录性”的观点，但仍没有一个统一标准的档案概念及本质属性。

15、学者们在进行理论探讨时的前提、角度不同，会导致不同的结论。 5 应如何认识档案与文件的关系？ 关于档案与文件的关系，刘东斌从三个方面论证了“档案是文件的前身，文件是档案的复制件” ，即“档案的形成先于文件；档案是唯一的，而文件则有众多的复制件。档案作为记忆工具，记录着其形成的全部过8程” 。27一些学者对此提出异议，在与其商榷的论文中，大多数学者仍旧坚持“档案是由文件转化而来”的观点，管先海在质疑刘东斌“文件是档案复制件”的同时，又提出了“档案包含文件”的观点。 第一种观点：档案是由文件转化而来的。张翠华认为，刘东斌单纯地采用了档案与文件的狭义的概念来论证其观点，是不科学的。她认为档案与文件的

16、内容是一致的， “文件转化成档案的重要条件就是看其是否对国家和社会具有保存价值” 。28刘震岭认为，档案就是文件有条件地转化而来的。文件变档案，只是名称作用变了，而其实体毫无变化。“刘先生的转化就使档案变成了二手材料的说法实难使人信服。 ”29张仕君认为， “档案界传统的提法：档案是由文件转化而来的，仍然是站得住脚的，是科学的” 。这并没有否定档案的原始记录性，正说明档案的原始记录性是在文件形成过程中生而造就的，而不是后来转化出来的。30焦振、樊小伟仍然坚持“今天”的档案就是“昨天”的文件，“今天”的文件将是“明天”的档案这一传统观点。31 第二种观点：档案包含文件。管先海认为，从发文角度看，

17、一份完整的档案通常包括文件定稿、发文处理签和印制的文件三部分，因此“发文”是档案的一部分，我们通常所说的文件，即“印制的文件” ，不能“使档案内容得到完整体现” ，说“文件是档案的复制件”似乎欠妥，因为文件仅为档案内容的一部分而非全部。从收文角度看，一份完整的档案通常包括收文、收文处理签两部分， “收文”只是其中一部分，因此档案包含文件。32 在档案学研究中，有关档案与文件的关系，“档案是由文件转化而来的”观点尽管仍存在争议，实践过程中也有一9些亟须解决的问题，但它仍然为大多数学者所认可。刘东斌的“文件是档案复制件”的观点以及管先海的“档案包含文件”的观点，打破了传统理论的束缚，是一大创新。笔

18、者认为，在理论创新的同时，还应当谨慎地对待传统理论，并能很好地运用传统理论来合理解释并支持自己的观点。 6 总结 对“档案形成在前”论的相关争论，其争鸣的焦点主要集中于如何界定档案的概念及范围。文件与档案之间的关系已是探讨多年的老话题，收发文等文书学相关的概念之争也是文档之争的衍生物。可以说， “档案形成在前”论还需要在理论的研究平台、理论的概念内涵外延的界定、理论的适用范围等方面作出更加合理的解释，方可获得更多学者的共鸣。档案学理论的进步离不开创新，创新的同时还要尊重原有的传统理论，才能更好地促进其发展。 参考文献： 19刘东斌.档案实体是什么从定稿归档谈起J.中国档案，1999（6）. 2

19、1927刘东斌.论档案形成在前J.档案管理，2007（2）. 310郑文，关素芳.对档案是文件前身观点的若干质疑J.档案管理，2007（3）. 41120王茂跃.对论档案形成在前一文的几点异议J.档案管理，2007（4）. 5范晓蔚.对“档案形成在前”说对电子档案管理的启示的几10点异议J.档案管理，2009（4）. 62328张翠华.档案非形成在前兼与刘东斌商榷J.档案管理，2007（4）. 71325归吉官.质疑“档案形成在前”论J.档案管理，2009（2）. 81724邹吉辉.“档案形成在前说”质疑J.兰台世界，2010（2）下. 1229刘震岭.确定档案实体的根据是什么与刘东斌同志商榷

20、J.中国档案，2000（7）. 1430张仕君.档案就是文件的转化物与刘东斌同志商榷J.中国档案，2001（5）. 15刘东斌.论“收文”不是档案四论档案形成在前J.档案管理，2008（1）. 16王茂跃.“收文”不是档案论质疑J.档案管理，2008（3）. 1832管先海.论档案包含文件从发收文角度看档文关系并兼与刘东斌先生商榷J.档案管理，2008（4）. 21刘子芳，徐红晖.对“档案形成在前说”两个基本观点的思考J.档案管理，2009（2）. 22刘子芳.“档案形成在前说”应解决的几个问题J.档案管理，2008（6）. 26郭东升.档案本质属性诤议J.中国档案，2001（5）. 31焦振，樊小伟.再论档案与文件的关系与刘东斌同志商榷J.