关于档案分类问题的新思考.doc

1、1关于档案分类问题的新思考摘要：档案分类是提高档案资源品质，增强档案资源组织化程度，提升档案资源可利用性的一项重要业务工作。为此，加强档案分类理论和实践问题的研究就成为现代档案学的一个重要课题。本文将就档案分类的实质、分类规则的运用、档案分类标准的合理选择，以及档案分类方案的编制要求等问题，结合国内外相关理论和我国档案分类实践的现实需要，进行一些理性思考。 关键词：档案分类 分类实质 分类规律 分类规则 分类标准 档案分类问题一直是我国档案学研究的一个非常重要的实践和理论问题。在该问题的研究实践中，人们不仅关注档案实体分类问题的研究，而且关注档案内容（信息）分类问题的探讨。另外，我国档案学基础

2、理论研究中针对档案种类划分、全宗划分等问题的研究，也属于广义的档案分类问题研究范畴。可见，它既是档案学应用理论研究的重要课题，又是档案学基础理论研究的重要问题。在现代档案学理论知识体系中占有非常重要的位置。 本文结合国内外相关理论研究成果和我国档案分类实践面临的问题，谈谈对档案分类的实质与作用、规则、标准等问题的新认识，希望对我国的档案分类理论研究和实践发展有所贡献。 一、档案分类的实质 档案分类的实质是通过再现文档之间的“历史逻辑关联”和文档内2容之间的“主题逻辑关联” ，建立“档案有机体” 、构建“档案信息体系” ，提高档案资源的品质和可用性。 一种信息资源的品质和可用性程度不同，会对这种

3、信息资源的价值实现和存在产生决定性的影响。因为，没有一个国家或组织会愿意不计成本地长期保存某种低质的、可用性差的信息资源。档案作为一种重要的社会资源，不论是对政府机关还是企业事业单位及各种其他社团组织来说，都具有非常重要的证据意义和信息价值，同时也是人类社会历史记忆、集体记忆的重要组成部分。档案管理的重要社会使命之一就是要通过有效、科学的管理，为人类社会的存续和健康发展提供高品质的、可用性强的档案资源。诚然，分类作为一项档案业务管理活动，并不是唯一可以提升档案资源品质的业务管理活动，除此之外，其他档案管理工作也对提升和保障档案资源的品质和效用具有重要影响作用。然而，从档案资源的组织化、条理化、

4、有序化的管理要求来说，如果没有合理、科学的档案分类，那么其他档案业务管理工作的成效也无法得到很好体现。 档案分类的主要工作内容包括：档案实体分类和档案内容（信息）分类两个层面的业务工作内容。其中，档案实体分类，又称“全宗内档案分类” ，是“按档案在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别类，构成有机体系。是档案整理中介于区分全宗与立卷之间的一个环节” 。这种解释的最主要思想成就，就是说明了档案实体分类的根本性目的构建档案有机体。从目前的档案管理基本对象来说，档案实体主要包括两种基本存在形态，一种是通过模拟方式记录的物理形态的档案实体，3另一种是通过电子方式记录的数字形态的档案实体。 尽管这两种“

5、实体”有所区别，即与“载体”或“存储介质”之间的关联度不同（前者是“终生定居式”的，后者是“临时寄居式”的） ，但这两种形态“档案”的分类目标是基本一致的，即都是通过主要采用历史的方法，再现文档之间的历史联系，在分门别类的基础上，使档案资源成为一种“有机体系” 。由于数字形态的档案同特定的存储介质之间存在可分离性，所以电子文档之间的历史关联可以通过相互链接的方式，以多种历史的逻辑关联形式呈现出来，更能反映文档之间的多种历史的有机联系性。所以，从根本意义上说，传统形态的档案有机体系的建设，因受“载体与其记录内容不可分离性”的影响，只能采用“线性方式”将文档之间的历史联系中比较主要的“关联性”再现

6、出来；而数字形态的电子档案，由于其“记录内容”可以不依赖特定的载体（或介质）而存在，并且相同的文档可以同时存储于不同的介质中而不影响其“真实性和完整性” ，所以有条件根据不同的业务需要和管理需要，呈现文档之间的多种历史有机联系。 西方国家通常把“文件与档案分类（classification） ”界定为“在文件和档案环境下，按照分类系统中逻辑结构的惯例、方法和程序规则，对文件进行鉴别和排列的过程” 。其实，他们所说的“分类系统中逻辑结构”的确立前提，也是指对文档之间的历史的逻辑关联性的呈现，并且通过“惯例”总结、方法确立和业务“程序规则”的建立等方式，将文档之间的历史的逻辑联系再现出来。值得注意

7、的是：西方档案学理论中对档案本质的认识比较重视“文件有机体”：而我们国家的档案学理论4对档案本质的认识强调抽象意义上的“原始记录” 。由此也使中、西档案分类理论的研究呈现出互有侧重思想成果。我国的档案分类理论整体框架比较完整，对档案分类理论的宏观性研究较多；西方的档案分类理论比较注重方法、规则和程序、惯例层面的研究，注重可以指导文件和档案分类实践的“分类系统” 、 “分类体系”和“分类方法”的实用性研究。可以说各有优势，只有相互借鉴，取长补短，才是完善和发展我国档案分类理论之道。 档案内容（信息）分类，应属于信息内容组织与管理范畴，其实质是依据用户的需要，快捷、准确满足用户对档案信息的业务需求

8、和信息需求的目标价值取向，将档案内容依照一定的逻辑规则和方法加以分门别类，形成具有严密逻辑结构的档案内容主题关联体。由于用户需求的多样性、动态性影响，所以基于此种需求导向的档案内容分类所构建的档案信息分类体系也同样具有类似的特征。 尽管两种意义上的档案分类存在着较大的区别，但是有一点必须加以强调：档案实体分类所再现和确立的、反映文档之间有机的、历史逻辑联系的文件体系，在任何情况下，都是档案内容（信息）分类所要达成目的或实现目标的前提与基础。换言之，通过档案实体分类所“固化”和“确定”的文档之间的有机的历史逻辑关联，是我们正确理解、判断和全面认识有关文档“整体价值”的必要前提；失去了这种“历史关

9、联” ，我们将无法真正认识和把握档案文件的利用价值。基于此种认识，我们才得出了上述结论，同时我们也反对将两种“分类”对立起来的看法和观点。诚然，我们也反对将两者完全混同的思想认识。 能够有效5再现文档之间历史的有机关联性，并能够通过一定的逻辑形式予以呈现的档案实体分类，是我们确立档案实体有机体，建立科学的档案分类系统的重要保证。基于用户需求导向的档案内容（信息）分类，必须严格遵守逻辑分类要求，发现档案内容之间的“主题关联” ，构建反映档案内容（信息）之间主题联系的逻辑分类体系。档案实体的历史逻辑关联是理解和判断档案利用价值、整体使用价值的重要前提。档案实体分类的目的就是通过有效维护和再现这种历

10、史逻辑关联，提升档案资源的品质和可用性；而档案内容（信息）的分类，则可以通过体现用户多样性、动态性需求的文档内容之间“主题逻辑关联”的信息分类体系，来满足用户的需求。 档案分类有两个层次，即认识性分类和管理性分类。档案的认识性分类即档案种类的划分；档案的管理性分类即档案机构及其工作人员在档案管理实践中，对档案实体和档案的内容信息所进行的分类。档案的实体分类和档案内容信息的分类，不仅含义与所指不同，其作用特点和要求也明显不同。档案实体分类是指针对档案本身即实存或理化意义上的档案所进行的分类，其作用与目的是建立档案存放保管时的秩序与体系。档案内容信息的分类是对档案所记述的内容信息所进行的分类，其作

11、用和目的主要是对档案内容信息进行条理化的加工、处理，为人们对档案内容信息的利用提供尽可能多的途径、角度，为充分开发档案信息资源，实现档案内容信息的价值与作用创造条件。 二、档案实体分类规则 档案实体分类规则的确立，不能片面强调形式逻辑规范的要求，也6应充分考虑到档案有机体的历史生长特点，辩证地开展档案实体分类实践，维护每个全宗档案有机体的历史真实面貌。 根据我国的档案实体分类理论的要求， “分类作为一种基本的认识方法和管理方法，必须具有逻辑性，符合基本的逻辑规则” 。这些形式逻辑规则包括：严整性规则（子类的外延之和等于母类的外延） 、同一性规则（每一次具体的划分只能使用一个分类标准） 、排他性

12、规则（同位类之间不能相互交叉、重叠） 。这些形式逻辑规则的遵守，对保证档案实体分类体系的整体逻辑联系，确实非常重要。但是，我们应当清楚地认识到，档案实体作为一个社会组织社会实践活动的产物，是一种历史的、有机的文件体系。每个全宗的档案都不是一种按照严格的“纯逻辑规则”形成的文件体系，其中不免有这样或那样的非逻辑的“产物” ，这也是“历史的东西”所具有的一种特征。如果人为强制地加以“拆分” ，则会“损伤”全宗内文件有机体的“整体完整性” 。所以，不能像对待档案内容（信息）分类那样，要求档案实体分类一定要严格遵守“逻辑性”或“形式逻辑规则”的要求，而应予以客观地对待，并采取相对灵活的分类方法来区分档

13、案文件所属的类别。 例如，某企业的档案实体分类方案中，依据企业的职能活动特征，在“产品管理”类目下设立了“项目开发”和“项目建设”两个二级类目，可以说是符合“形式逻辑规则”严整性要求的，但在“项目建设”的类目下仅设置了“设计管理、材料设备管理、施工管理、统计管理和项目工程验收”等 5 个三级类目，如果从逻辑上分析，明显确立一个三级类目，即“供应商评估” 。但是，这并没有影响该企业档案实体分类的7质量，原因其实很简单，就是该企业并没有在职能活动中形成记录和反映“供应商评估”方面的文件。再如，有的组织在编制档案分类方案的过程中，设置了“特种载体档案”类，这与其他一级类目的划分标准（职能分类标准）是

14、不一致的，似乎也违背了“形式逻辑规则”中的“同一性规则” 。但是，档案实体分类的目的之一就是“方便档案实体的安全保管” ，而不同载体档案的保管条件要求是不同的，所以按载体的特殊保管要求，在分类方案中增加“特种载体类”是没有问题的。此外，在类目名称的选择方面，有时我们所使用的类目名称，如果从“概念的外延”角度来考察会存在“交叉”问题，但又没有办法找到更合适的类目名称表达“词汇” 。每当这种情况出现时，比较好的处置方法就是通过“类目注释”的方式来分别予以说明。所以，形式逻辑规则所要求的“排他性” ，在具体实践中，决不可机械地运用，而应充分考虑实际情形，做好相应的变通处理。历史与逻辑即有统一性，同时

15、也不能在两者之间划等号，因为逻辑的东西往往已经抽调了历史的东西中那些“枝节和末梢”了！ 三、档案实体分类标准 档案实体分类标准的选择应注意强调其选择和确立的客观性及其对档案实体形成规律与特点的有效表达性，不能因图一时方便而错误地将不具有客观性和稳定性的属性、特征作为档案实体的分类标准选择和确定档案实体的分类标准，必须遵从档案有机体的历史形成规律和主要特点，不可主观地、人为地简单从事，更不能将错误的分类标准选择思想制度化、规范化。 8从我国档案实体分类实践的具体历史情况来说，主要存在两种错误的倾向必须坚决予以纠正。其一是不考虑各个立档单位档案有机体的特殊历史形成性，片面地强调构建统一的“档案实体

16、分类体系” ；其二是将“价值判断结果一一保管期限”作为组织全宗中“文书档案”实体分类的主要标准来使用和推广。这两种做法均违背了档案实体分类的规律性要求和国际上通行的档案实体分类惯例。分析其症结，主要体现在： 第一，错误地将各个立档单位的档案认定为完全符合逻辑的产物，忽视了各个立档单位档案有机体形成的多样性和特殊性。档案人，尤其是档案管理规范的制订者，务必要清醒地认识到：各个立档单位的档案全宗都是历史的、 “自然生长”的文件有机体系，具有各种样态，整理和划分全宗及全宗内的档案实体必须坚持尊重历史的态度和原则，不可想当然地进行。 第二，错误地将仅适用于档案内容（信息）分类的规则和思想，运用到档案实

17、体分类实践中。如前所述，档案内容分类是为了体现档案信息之间的“主题关联”性，所以可以打破全宗界限，按照形式逻辑规则来组织档案资源的信息分类，构建便于用户使用的档案信息逻辑体系；而档案实体分类的目的是为了重现档案文件的历史有机联系性，建立档案有机体。如果在实践中忽略这两者的区别，则会“张冠李戴” ，人为地制造档案实体管理的混乱。 第三，错误地把保管期限当成档案实体的“客观属性和特征” ，并把它应用于指导各立档单位文书档案实体分类。其实，凡具有基本档案学常识的人都知道，作为档案实体分类标准使用的“档案属性和特征”必9须符合两个基本条件要求：一是客观性要求，二是稳定性要求。 “档案保管期限”就是人们

18、对档案保存价值分析、判断结果的标记，它带有明显的“主观色彩” ，具有“不稳定性”的特点。每个时代的鉴定档案保存价值的标准都具有很大的人为性特征，所以档案的“保管期限特征”并不是一种“客观的、稳定的”特征，它会随着人们的认识能力、鉴定业务水平和社会环境的不同而发生变化。 基于上述认识，如果有关部门能够及时调整不当的做法，则会及时纠正失误，使档案分类重新回到正确的轨道上来，相反，如果继续把失当的做法和规范要求当成所谓的“制度创新成果” ，讳疾忌医，则会给中国档案分类实践造成更大的损失。一种错误的思想理论如果尚停留在认识层面，其对现实档案实体管理活动还不会产生太大的负面影响：但如果将其“制度化、标准

19、化”甚至以一定的“强制力”予以在档案实体分类实践中推广，则无疑会给档案资源的科学管理和档案资源体系的建设造成严重负面影响。改革的结果不一定都是好的、合理的，档案行政管理部门应对各种“改革的产物”进行科学论证，并按照“七分研究三分制定”的要求，审慎地注意改革成果的实践应用。 参考文献： 1马林青.基于职能的文件分类研究述评J.档案学通讯，2011（1）. 2杜文辉.逻辑划分在社会角色分类基础理论研究中的作用探析J.赤峰学院学报（自然科学版） ，2011（9）.156-157. 3鲁汉蓉.档案实体分类与档案信息分类的比较及成因探讨J.西10藏民族学院学报（哲学社会科学版） ，2003（4）. 作者单位：中国人民大学信息资源管理学院