工程档案资料管理工作的思考探讨.doc

1、工程档案资料管理工作的思考探讨摘要：工程档案作为工程的一部分，其寿命比工程本身要长得多，它承载的不仅是工程本身的信息，还承载各利益相关者的权力义务关系。因此加强建筑工程档案管理中存在问题及建议的研究有着重要的现实意义。本文主要研究我国建筑工程施工企业在档案管理方面现状，针对出现的问题提出相应的解决策略，为我国建筑工程施工企业在档案管理方面的进一步发展提供一些可行性的思路。 关键词：工程档案；资料管理；思考 中图分类号：G271 文献标识码：A 引言 建筑工程档案对整个工程质量监控及事后跟踪服务等工作都有着不可替代的作用，做好建筑工程档案管理工作十分重要。尽管我国建筑工程施工企业在档案管理方面积

2、累了丰富的经验取得了重大进展，但是在实际的档案管理过程中，很多问题仍然存在。本文就整理过程中发现的问题，提出了一些浅显的看法。 一、工程档案的内涵和意义 工程档案资料是指在工程建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它产生于工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、前期准备、施工、监督、监理、验收等工程建设的全过程中的所有活动。它是一种可被人们研究、利用的信息资源，能直接反映阵地工程建设活动的过程和成果。工程档案即具有档案的一般性，即原始的历史记录，可以作为追溯的根据和凭证；又具有自身的特殊性，即实体作业的技术依据，如阵地在使用、维护、管理、改扩建中的根据和

3、设计、施工技术凭证等。它是工程建设项目管理过程的重要组成部分。 二、工程档案管理的现状问题 1、档案管理意识淡薄 档案管理意识淡薄主要体现在两个方面，一方面是对档案价值的轻视，二是对数据真实性追求的丧失。许多人的观念里，工程数据的作用仅仅是记录，随着工程的完工，工程数据便完成其使命。因此，在许多情况下，许多工程文档只记录了工程中主要的内容，如工程图纸、施工进度、用料等等，而遗漏了大量的信息。许多工程在后续的追查中，往往找不到具体的工程信息，无法追踪到人和物的来源。 此外，大量的工程信息造假或偏差较大。工程中设计的监管者、测绘人员与投资者和施工者，往往勾结在一起，为了更快更好地完工验收，往往大量

4、造假和隐瞒。最终对于无论是使用方、监管单位还是施工者而言，工程档案只是一个形式而已，没人有会去认真考察里面的数据，因为那些根本禁不起考察。 2、管理机制不全 由于各施工单位水平良莠不齐，多数施工单位没有完善的档案管理机制，因此档案机制不健全，是建筑工程资料收集与整理面临的突出问题，这就使得建筑工程资料的收集与整理难以保证与工程施工建设同步进行，也可能造成了有关建筑档案资料严重缺失，也在一定程度上影响制约了建筑施工档案资料管理工作的深入有序推进，更为严重的是也必然影响了建筑工程的施工建设及进度。 3、档案管理技术落后 我国的许多工程档案还停留在纸张时代，尤其是较为落后地区的工程。传统载体的档案不

5、仅容易损坏丢失，还无法实现高效的管理利用，保存和使用非常繁琐。在相对发达的一些地区，工程文档实现了全部或部分电子化。但尽管如此，对于档案的安全备份和保存，缺乏延续和统一，各类文档管理部门和数据库混乱，互相缺乏互通，大大削弱了工程文档的价值挖掘的能力。 三、工程档案管理的对策及建议 1、加强法制建设，完善工程管理制度 应监督检查工程档案资料的形成、收集、整理和移交归档工作，拟制工程档案资料管理制度标准。各单位落实上级要求，将档案工作纳入本单位总体发展规划和年度计划，设立专门的职能部门，强化档案管理工作的力度，将其与年底评奖机制挂钩。并根据工程档案资料管理有关法规制度，制定本单位工程档案资料的实施

6、细则，用于管理档案归档工作。与参建单位签署责任书 ，对工程档案归档中奖励与处罚机制进行具体明确，使参建单位领导和技术人员重视工程档案的归档工作。 2、思想上要重视工程档案管理工作 工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况，到工程完工即将交工验收时，才开始应付整理，这给档案整理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够。由于资料整理琐碎，不产生经济效益，施工过程中现场又非常繁忙，施工人员绝大部分精力集中在工地，对资料整理一般都是被动应付。如果不认真进行督导检查，到最后内业很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺资料，所以内业资料应定期或不定期检

7、查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。有鉴于此，建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。 3、加强施工企业档案管理信息化建设 随着我国计算机互联网的不断进步与发展，计算机互联网对于我国建筑施工企业的生产经营活动有着巨大的推动和发展。为此，建筑施工企业可以充分利用现代信息技术，做好档案管理方面的信息化建设。首先，建筑施工企业应该加大档案管理信息系统开发与研究工作，同时结合企业档案管理工作中的实际情况，开发企业档案管理软件，强化企业档案管理信息化水平。另外，建筑施工企业应用计算机技术对档案

8、管理工作进行监督管理，成立企业档案情况监督管理、多方合作的信息系统平台，提高企业档案管理水平和质量。建筑施工企业还应该加强对档案管理信息化管理系统定期检查工作，同时对于检查结果进行考核、评定。再次，建筑施工企业档案管理工作要实现科学化和规范化，建筑施工企业必须要建立档案管理激励以及约束机制，充分发挥建筑施工企业档案管理工作的作用与功能。 4、加强对档案管理和有关技术人员培训的力度 随着建筑业的不断发展，档案管理工作的特点也有了新的变化，从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提

9、高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用，要有较强的责任心，严把工程档案质量关。 5、做好档案信息统计工作 大力推行缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。各部门还应有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（公司）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料、内部文件、记录应按照文

10、件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成（特定）的编号。 6、完善资料后期的整理工作 工程资料整理完毕并存放后，并不代表工作完成，不再翻动。往往在工程施工过程中，由于种种问题，也需要进行相应的查阅工程资料，或者调取使用相关的工程资料，这时，资料管理人员应该认真记录工程资料的存放位置或去向，做好资料收集，认真追踪工程资料的去向，并及时索回工程资料，这一工作对于工程资料的管理具有非常重要的意义，能够从根本上避免相关工程资料的流失问题。 结束语 建筑工程资料管理工作，对于工程施工企业来说具有非常重要的意义，工程资料管理过程中出现疏漏，将会严重影响工程施工进度和工程项目的整体质量，为企业的声誉与经济利益带来一定的负面影响，所以必须加强工程资料管理力度，提高工程资料管理人员的工作意识，保证工程资料管理的严谨性和全面性，从而保证工程施工的顺利开展，保证企业的良好经济效益，使企业在激烈的行业竞争中脱颖而出，获取更多的发展机遇。 参考文献 1臧应雨等，当前工程档案管理工作中存在的问题及对策J，山西建筑，2013. 2石金鹭等，工程档案管理对建设工程质量的作用分析J，企业导报，2013. 3陈一梅浅析在新时期下如何加强工程档案管理工作J 华章，2011