高中学校档案管理以及开发利用研究.doc

1、高中学校档案管理以及开发利用研究摘 要：本文笔者先简要介绍了高中学校档案的地位和作用，进而对做好高中学校档案管理工作的重要性做了探讨，最后对其管理和开发利用利用做了深入分析，以便学籍档案更加趋于规范化、科学化、现代化。 关键词：高中学校；档案管理；开发利用 1 高中档案的地位和作用 1.1 高中档案的地位 高中的档案组织机构收集了全校各类型的档案材料，保管起来，再经过用户把贮存的档案信息传播出去，为高中教学、科研、党政管理工作服务，它不仅是一种历史的记载，而且是目前工作与未来发展的基础，档案工作人员通过收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编辑、提供利用一系列工作环节，从内容上已把档案工作和教学

2、科研等其它学校工作放在了同等重要的地位。 1.2 高中档案的作用 档案的作用表现在它的凭证价值和情报价值上，是人们活动的原始记录，保留着真实的历史标记，是目前工作中可提供查考、分辨和处理问题的依据，具有连续性、真实性、可靠性，能为科学研究提供极好的基本素材。 2 做好高中学校档案管理工作的重要性 2.1 有助于高中学校档案资源的开发 档案是高中学校学科建设活动的真实记录，涵盖了文书档案、教务档案、教师档案、学生档案、科研档案、会计档案、照片档案、特殊载体档案等，以其真实性、权威性在学校改革和发展中发挥着不可替代的作用，对领导决策、成果验收、科学研究、重点学科建设、重点实验室和重点学科的评估、维

3、护学校权益、推动教学改革、提高教学质量等提供了第一手翔实的依据，发挥着重要作用。学校档案室应最大范围地发挥学科档案的价值，尤其是做好学科专业档案的服务工作，为学校教书育人、科学研究、决策管理提供专业化、个性化 服务。 2.2 是促进高中学校档案室发展的新契机 档案室的资源就是档案，如果不懂得利用馆藏发展自己，档案室只是一个单纯的保管机构，学校档案室应以学科专业档案为突破口，配合学校发展的大局，作为宣传档案事业的一个窗口，通过文书档案、教务档案等的管理和开放工作，通过多种形式的编研工作，利用网络化的技术手段，大力挖掘室藏学科档案资源的潜在价值，积极主动根据学校发展需求调整自己的服务方向，从而大力

4、发展学校的档案事业。 3 高中学校档案管理措施 3.1 加强学籍档案管理的意识 （1）思想上要重视学籍档案管理工作。加强对学籍档案的领导工作，是做好此项工作的有力保证。学校领导应提高对建立健全学籍档案丁作重要性的认识，动员有关部门及时、准确地做好学籍档案的归档工作及监督审查工作。除此之外还应适应形势、转变观念，提高对学籍档案的作用和价值的认识，把学籍档案管理工作提到一个新的高度。 （2）要加强管理队伍的建设。要做好学籍档案的管理工作，关键要建立一支思想政治素质过硬的、专业水平较高的队伍。学籍档案管理工作具有严肃性、真实性、规范性等特点。管理人员要树立全心全意为人民服务的精神风貌。要有严谨的工作

5、作风，积极主动地与各有关部门做好沟通。实事求是，严格按照有关政策办事，坚决抵制一些不良现象，学籍档案管理工作又是一项业务性很强的工作，要求管理人员要加强学习，提高自身的业务素质，主要包括对国家有关政策和学校规章制度的认识，对专业知识的学习，熟悉工作流程和规范，熟练使用计算机等现代化的工具，提高办事效率，不能凭个人主观意识，更不能感情用事、弄虚作假，要确保学籍档案管理工作的程序化、规范化，学籍档案作为学生学业的重要凭证，要求在记载时真实可靠，特别是当学籍有所变动时，更应该注意准确性，要做好这些工作，除了要注意平时对原始材料的不断积累，还应注意对材料的整理校对工作，只有思想上重视，熟悉业务，才能做

6、好学籍档案管理工作。 3.2 加强学籍档案管理的规范化 （1）要按照建档原则做好对材料的收集整理工作。学籍档案原始材料收集工作周期长、头绪多，各部门的联动性也较大，为此要做好以下几点：一是要向各部门做好学籍档案管理的宣传工作，使各系部的原始材料上报准确无误、真实可信；二是要加强原始材料上报部门的管理，对各系部学籍档案工作有关的工作人员加强管理，明确材料的上报要求、上报时间，保证材料的按时完成；三是建立相应的奖惩制度，做到奖惩分明，调动大家的工作积极性；四是为保证档案的质量，职能部门要定期组织检查，加大对学籍档案的审查力度，及时纠正在漫长实施过程中出现的问题，确保档案材料真实、完整、规范；五是要

7、根据办学性质的不同，严格区分各类学籍档案，以便规范 管理。 （2）坚持集中统一管理原则。高中档案门类众多，材料形成分散，加上历史的原因，不同门类档案由不同部门负责管理，造成管理重叠，效率低下。因此，高中档案管理须实行统一领导、统一规划、统一制度、统一机构、统一业务规范，集中统一管理既是我国档案工作基本原则的重要内容，也是高中新形势下仍要坚持和实行的管理体制。 3.3 档案管理人员需要不断的吸收新知识 在如今科学技术不断发展的 2l 世纪中，档案管理人员也需要拥有广博的见识、拥有一技之长，为了满足新时期对于学校档案管理工作的要求，就需要从计算机的角度入手，实行网络化的档案管理，这样不仅能够确保档

8、案管理的服务质量以及提升工作效率，还能够让档案工作迈入崭新的发展平台，从而让管理工作更好的服务于学校的教育教学。 4 高中档案开发利用 4.1 报道档案信息，提供利用线索 档案部门要将室藏档案信息目录按一定体系加以组织，这种组织，一是以广度为主，把同一时期内反映不同工作内容的档案信息简要地组织在一起；二是以深度为主，把不同时期内反映同类工作内容的档案信息简要地加以组织，同时运用多种形式进行报道交流，把前一类信息印发给全校各系各单位进行广泛报道，把后一类信息提供给有关单位进行对口报道，通过报道交流，使贮藏在档案部门的静态信息，成为不断为实际工作部门和师生员工所了解的动态信息，能为人们广泛利用。

9、4.2 扩大其参考价值 高中学籍档案并非仅仅是学生在校情况的反映，在学校教学的过程中和社会上都有一定参考价值，高中学籍档案有待于我们进一步开发和利用，学籍档案的管理不能只停留在收集、整理、保存上，要在其开发和利用方面下功夫，要对学籍档案进行分析研究，从大量的信息中提炼出教学规律，更好地为学校教学和管理体制的改革提供服务，比如通过各届各班的毕业率、优秀率、及格率等的统计，对这些结果进行分析，以便于对教学管理工作进行评估，为制定教学管理措施提供信息支持；通过计算机的管理，准确、快速地查询毕业证的真假。 5 结论 总之，高中学校综合档案室的建设应逐步进行完善，不断加强档案管理工作，提高档案管理水平，并且还要充分对档案进行开发和利用，使学籍档案更加趋于规范化、科学化、现代化。 参考文献 1茅徐斌 浅析高中学籍档案的管理和开发利用期刊论文-文教资料 2008（34） 2何玉辰 学校档案管理及开发利用浅述期刊论文-管理观察2012（21）