关于提高档案库房管理效率的探讨.doc

1、关于提高档案库房管理效率的探讨摘要：本文详细分析了广东院档案库房管理现状以及管理效率问题，提出了切实可行的提高管理效率的措施,以期对促进档案库房管理规范化起到借鉴作用。 摘要：库房管理 对策实施效果检验 中图分类号：G271 文献标识码：A 1 前言 自 1958 年中国能源建设集团广东省电力设计研究院（以下简称广东院）建院以来，完成了大量的电力工程建设任务，积累了丰富的电力工程建设的资料。广东院现有档案库房配置了电动密集架，并采用先进的档案管理方法对资料进行妥善管理和保管。随着广东院规模的不断扩大、业务不断增多、流程不断规范，库存档案量逐年剧增，对传统的档案管理方式提出了严峻的考验。为解决此

2、问题，广东院专门成立研究小组，就如何提高档案库房管理效率展开了调查研究，目的是为进一步提高档案管理效率，提升档案管理部门的管理水平，为全院员工提供快捷方便的服务。 2 现状调查 2.1 现状调查 通过对日常工作的分析，导致库房管理效率低下的问题主要有以下三个：一是档案验收上架、借阅归还等工作主要依赖手工操作，智能化程度不高：二是库房馆藏量多、面积大，管理难度增大；三是同一工程档案集中放置，档案预留空间多，定期调架工作量大。 针对上述问题，通过与档案库房密集架厂家沟通，对库房管理系统智能管理功能及档案位置定位工作进行了测试和模拟，得到结论如下：密集架开启时间可以压缩：库房管理系统配备有 PDA

3、即掌上电脑，PDA 通过网络与密集架系统连接，向 PDA 发出某一列的开架或关架指令可以实现密集架的自动打开和关闭操作，从发出指令到密集架开启时间平均为 1.5分钟。但要在此基础上实现档案智能管理，还要开展档案卷册位置信息、密集架位置信息标识、存储等工作。档案卷册定位时间可以压缩：目前档案保管利用人员在进行档案借阅和上架时，要对档案卷册定位，基本是靠人工记忆，耗时长且易出错。我们预想通过智能档案借阅归还，将档案位置信息进行存储以后，档案保管利用人员通过系统存储的位置信息可以快速准确找到档案卷册，那么这个时间可以大大缩短。 通过以上现状调查中的定量和定性分析，将档案借阅时间由 6.5 分钟/本降

4、低为 3 分钟/本，效率提高 53.85%，档案归还时间由 7 分钟/本降低为 3.5 分钟/本，效率提高 50%，每年至少要进行两次共计 50 人.日的调架时间可节省，广东院档案库房管理总体效率提高 60%以上！ 2.2 存在问题 广东院使用的文档管理系统对工程设计图纸实现了电子化管理，使库房管理的前端收集整理、后端提供利用均实现了电子化，实体文件和电子文件实现了一体化管理。因此，广东院库房智能化管理已具备了信息化基础。现有档案库房配置的电动密集架，具有无需手摇完全电动、红外线探测保护、温湿度自动记录等先进功能，自动化程度很高，与该密集架柜体相配套的还有库房管理控制系统，实现档案库房智能化具

5、备了硬件条件。但也存在以下三方面的问题： 1）在档案库房文档管理系统和库房管理系统没有接口还没有接口； 2）档案位置信息、密集架位置信息没有进行标识和录入； 3）没有采用灵活机动的库房排架方式。 3、实施对策 3.1 开发库房管理系统和文档管理系统的接口 小组成员对库房管理系统和文档管理系统进行了分析研究，与库房管理系统和文档管理系统的软件开发商进行了沟通和接口开发，解决了文档管理系统和库房管理系统之间档案卷册位置信息的共享问题。文档管理系统和库房管理系统的接口开发，实现了档案位置信息的交互和共享，并能做到信息的同步更新，为档案智能化管理打下了基础 3.2 开展密集架位置标识和档案位置信息录入

6、工作 3.2.1 引入条形码技术对库房位置和档案卷册进行标识 3.2.1.1 确定库房位置和档案卷册位置标识方法 广东院库房面积大、馆藏量多，为了快速准确完成对库房和档案卷册的位置定位工作，采用了较为先进的条形码技术，结合库房管理系统的 PDA 设备，完成数据识别和传输。 具体方法是：给库房每一层（每一层密集架又区分为左边和右边）密集架贴上位置条形码进行标识，每一个档案卷册也贴上带有馆藏号的条形码进行标识。档案卷册摆放好以后，用 PDA 先读取卷册馆藏号条码，再读取其存放位置条形码，将两者建立一一对应关系，再通过 PDA（掌上电脑，通过网络连接可将条形码信息传输到库房管理系统和文档管理系统）将

7、条形码存储信息传输至库房管理系统和文档管理系统。 3.2.1.2 确定条形码样式和编码规则 根据档案库房和密集架整体结构，确定的库房位置条形码样式和编码规则如下： 库房位置条码样式为： 1 xx xxxx xx x 库房 区号列 节 层 左/右 库房统一为 1； 区号 2 位数，从 01 开始； 列 2 位数，从 01 开始； 节 2 位数，从 01 开始； 层 2 位数，从 01 开始。 左/右：0 代表左，1 代表右。 举例：10323010301 库房 03 区 23 列 01 节 03 层左侧 10224020511 库房 02 区 24 列 02 节 05 层右侧 3.2.2 对库房

8、密集架进行条形码粘贴和定位工作 通过引入条形码技术，档案人员对档案密集架每一列、每一层都赋予了一个唯一编码，建立编码与位置信息的对应关系。在此基础上，档案人员开展了密集架位置确定和打印粘贴条形码工作。 3.2.3 制定详细的档案位置定位方案并予以实施 档案人员通过对馆藏档案种类、数量等进行分析，制订了分步实施、具体可行的档案位置定位方案。定位方案如下： 定位档案范围：包括新增档案和历史档案。 定位顺序：对于新增档案，先工程类再其他类推广定位工作；对于历史档案，由远及近、先工程类后其他类进行定位。 定位工作分工：对于新增档案，整编人员负责打印并粘贴馆藏号条码，档案保管利用人员负责定位上架；对于历

9、史档案，档案保管利用人员负责打印并粘贴馆藏号条码和定位上架。 定位具体操作:定位工作主要分为两个部分：打印并粘贴条码、利用PDA 进行定位上架。 通过引入条形码技术和制订准确的库房位置条形码编码规则，准确地对库房位置和档案卷册进行了标识，并且所有档案卷册的位置信息同步更新到了文档管理系统。 图一：档案馆藏号条形码示例图二：库房排架位置条形码实例 3.3 采取灵活机动的库房排架方式 完成库房和档案卷册的定位工作后，档案人员就改过去按照流水号顺序上架的方式为灵活上架。新增档案在首次上架时做好定位工作，遇到档案卷册有断号的情况，不再预留空间，而是依次按大小顺序排列上架。下次上架的卷册可直接排在有空的

10、密集架上，不必插入已排好的卷册之中。 因为采取了精确的位置定位工作，档案卷册依次摆放，密集架可利用空间大大增多，节省了库房空间，密集架按照顺序排满，使库房看起来严谨有序。档案人员不用每年定期清理预留空间，大大减少了调架的时间。 4.效果与效益 4.1 档案上架、借阅归还方式彻底转变 通过方案实施，最终使档案借阅归还由原来的手工操作转变为智能操作。 活动前： 档案借阅：借阅人员提出档案借阅申请，档案保管利用人员根据借阅申请单上的馆藏号到库房找到相应的卷册，再交给借阅人员。 档案归还：档案保管利用人员接收借阅人员归还的档案，核对无误以后，到库房根据档案排架顺序找到相应的密集架直接进行上架。活动前档

11、案借阅归还流程图如下： 图三：活动前档案借阅归还流程图 活动后： 档案借阅：借阅人员提出档案借阅申请，档案保管利用人员根据档案卷册馆藏号查到该卷册的位置信息，将该卷册馆藏号输入 PDA 发出指令，库房密集架自动打开，已打开的密集架相应列蓝色光源闪烁，档案保管利用人员进入库房，看到有蓝色指示灯的密集架，进入该列密集架，直接拿出档案。 档案归还：档案保管利用人员接收借阅人员归还的档案，核对无误以后，根据档案卷册馆藏号查到该卷册的位置信息，将该卷册馆藏号输入 PDA 发出指令，密集架自动打开后，档案保管利用人员进入库房进行上架。活动后档案借阅归还流程图如下： 图四：活动后档案借阅归还流程图 通过采用智能化管理方法，档案库房管理效率明显有大幅提高！ 4.2 档案服务质量得到提升，档案工作结构更趋合理 档案库房管理效率大幅提高，档案保管利用人员用于档案借阅归还和库房管理的时间缩短，这一方面提高了广东院档案对外服务的响应效率，提升了广东院档案服务质量，另一方面也使档案保管利用人员从库房日常管理的重复劳动中脱离出来，投入更多的时间去做其他深层次的档案服务和编研工作。 4.3 档案排架灵活机动，扩大库房可利用空间 通过采用新的档案排架方法，现有档案不再严格按照顺序摆放，档案上架时也不用预留空间，间接扩大了库房的可利用空间，这有利于缓解广东院库房紧张的压力。