企业质量管理体系的数字化管理初探.doc

1、企业质量管理体系的数字化管理初探摘要： 国际标准化组织（ISO）于 1979 年成立了质量管理和质量保证技术委员会（TC176） ，负责制定质量管理和质量保证标准。ISO9000 系列标准自 1987 年发布以来，经历了 1994 版的修改和 2000 版的修改，形成了今天的 ISO9001:2000 系列标准. ISO9000 族标准是世界上许多经济发达国家质量管理实践经验的科学总结，且适用于各种类型,不同规模和提供不同产品的组织。实施 ISO9000 族标准，可以促进组织质量管理体系的改进和完善，对提高组织的管理水平能够起到良好的作用。 企业获得 ISO 认证是阶段性的成果，如何长期落实贯

2、彻 ISO 管理理念 关键词：ISO9001 ；信息化 ；工作流系统 ；解决方案 中图分类号：C29 文献标识码：A 引言 一些目前虽然按照 ISO9001:2000 质量管理体系标准建立了质量管理体系，但由于受到人员素质制约、监督检查考核力度小，对基层管理的过程重视不够等问题，造成目前质量管理体系的运行质量和运行效率相对低下，在一定程度上存在着质量管理体系文件与实际操作相脱离，质量管理体系文件没有全面起到加强管理的作用，严重制约了企业质量管理水平的进一步提高，质量管理已进入了瓶颈阶段。 一、ISO9000 实现管理信息化的必要性 ISO9000 标准浓缩了世界发达国家近百年的先进管理经验，吸

3、收了当今许多优秀的管理方法，是完善企业质量管理体系的指南。然而，由于ISO9000 的推行缺乏有效的固化手段，时间一长相关措施的执行便流于形式，制定的质量管理制度也被束之高阁。虽然 ISO9000 标准倡导的文件化要求对质量管理制度、标准业务流程的固化起着相当好的作用，但由于文件与业务是可以分离的，企业实际业务运作是否严格按文件要求执行，也就因企业的管理水平、员工的质量意识等因素的不同而相差甚远。因此，ISO9000 要在企业长期有效地运行，就需要寻求更为有效的固化手段信息化技术。而工作流系统作为一种集现代化管理思想与信息技术于一体的管理工具，可以有效固化 ISO9000 的成果。 基于一些企

4、业邮箱质量管理存在的问题，综合考虑公司实际，我们认为必须按照系统化、透明化管理的原则，控制影响质量的每一个环节的工作质量。将对产品质量影响大的环节和岗位，置于一个相对透明的环境中，通过周边的监督，促使其按要求履行工作职责，即强化他律的作用。我们认为流程的数字化是解决以上问题的必须途径，工作流系统将能够为此带来一个完整的企业 ISO 数字化的解决方案。 因此，工作流系统涵盖 ISO 标准业务，必然为企业带来可观的经济效益和管理效益，与此同时，如何利用工作流系统实施 ISO 数字化也就成为了企业必须面对的挑战。 二、ISO9000 数字化管理的实现 ISO9000 族标准，是市场经济和社会化大生产

5、发展的产物，是与现代化生产规模、条件相适应的质量管理模式，它本着“凡事有人负责，凡是有章可循，凡事有人监督，凡事有据可查”的思想，指导企业建立文件化的质量管理体系。ISO9000 族标准要求对影响产品质量的全过程、全要素进行有效控制，要求企业的质量管理体系具有持续的适应性、有效性，即具有自我监督、自我完善的能力，以适应市场需要，满足顾客要求。 国际标准化组织（ISO）质量管理与质量保证技术委员会（TC/176）的专家们总结百年来世界成功企业的管理经验，认为成功地领导和运作一个组织需要以系统和透明的方式进行，只有这种方式才能提高企业管理的效率和效益。基于我公司质量管理存在的上述问题，综合考虑公司

6、实际，我们认为必须按照系统化、透明化管理的原则，控制影响质量的每一个环节的工作质量。将对产品质量影响大的环节和岗位，置于一个相对透明的环境中，通过周边的监督，促使其按要求履行工作职责，即强化他律的作用。 工作流系统以其强大的适应性、兼容性和可扩展性，为公司ISO9001:2000 质量管理体系的充分、有效运行以及持续改进质量管理体系提供了一个科学的平台。 工作流系统的建立正是按照质量管理体系采用的过程方法，即系统地识别和管理企业所应用的过程，特别是这些过程之间的相互作用。紧紧围绕公司质量管理体系所识别的相互关联或相互作用的工作过程，展示了管理职责、资源管理、产品实现、测量、分析和改进这四个质量

7、管理体系要求的核心内容，充分体现了 PDCA 螺旋式提升和持续改进的思想。工作流系统与公司 ISO9001：2000 质量管理体系两者的完美结合，使两者优势互补，既丰富了工作流的内涵，使之系统化、科学化。同时又使公司 ISO9001：2000 质量管理体系借助信息化平台工作流，使只有少数领导、质量管理人员了解的影响质量的工作过程透明化，对岗位的工作质量做到了可控和在控，克服了以往质量管理重结果轻过程的弱点，充分体现了质量管理预防为主的原则。 由于受各种条件的制约，企业的信息化建设不可能一蹴而就，工作流系统作为企业的信息化建设的一部分，同样需要逐步完善、持续改进。工作流系统将与项目管理信息系统、

8、设计管理信息系统、财务预算信息系统等实现无缝对接，充分利用信息平台，实现资源共享、信息处理及时、决策准确。逐步建成企业的管理信息系统，最终实现设计、施工、管理全过程的信息化，建设企业的信息高速公路。 在工作流系统中充分体现了对企业 ISO 体系的全面信息化管理，主要实现了质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录的查询、审批、管理、发布、存档等一系列操作的电子化、网络化管理，尤其保证了文件的操作权限控制、机密文件的保密、修改过程的痕迹保留、监控文档的流转过程等，这些功能的实现保障了 ISO 管理的正常运转，ISO 管理与工作流系统的紧密集成使用，使日常办公和质量管理工作合二为一，大大提高了工作效

9、率。 三、ISO9000 数字化管理功能描述 ISO 管理主要处理在 ISO 中产生的流程，包括集团公司生产任务定制定、工程例会纪要发布、管理评审输出、受控文件清单管理、外来质量文件管理、质量手册编制及流程、外来质量文件管理、受控文件发布、监视及测量设备管理、年度培训计划、质量记录修改及补充管理、分公司及子公司合同会签、施工组织设计审批、采购计划审批、采购招标审批等。在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。系统对公文的整个流程进行跟踪，详细记录所有 ISO9000文件流程的当前状态、审核的过程和领导审签、签发意见；并且进行痕迹保留工作。 本模块包括： 待办文件:需要

10、办理的文件 经办文件:曾给办理过的文件 已经办文件:办理完的文件 处理流程 1. 对需要办理的文件进行待办、经办分类。 2. 对已办理的文件加入到经办文件中。 3. 对已办结的文件加入到已办结中。 4. 对每个文件列出文件已处理的环节。 5. 通过查看流程可以监控到文件的流转信息。 6. 可以对文件进行登记并选择相应的流程进行流转审批。 7.对未完成的文件可以保存为草稿。 结论 工作流系统中的 ISO 管理模块解决了运行管理 ISO 标准中最重要、基础的一环-文档管理。它实现了质量手册、程序文件、作业文件的查询、审批、管理、发布、存档等一系列操作的电子化、网络化管理，尤其保证了文件的版本一致性

11、控制、操作权限控制、机密文件的保密、修改过程的痕迹保留等，这些功能的实现保障了 ISO 管理的正常运转。该管理系统和工作流系统紧密集成使用，为日常办公和质量管理工作合二为一，使 ISO 管理更完善、工作效率更高。 工作流的 ISO9000 数字化解决方案使得集团企业在工程项目管理工程前期方面的沟通更及时、更准确、更科学，为施工过程有了数据依据，为公司在工程质量上避免了返工、赶工等方面的经济损失，提供有力帮助，预计每年为公司减少损失 180 万元。 参考文献 1 2000 版 ISO9000 族标准质量管理体系文件编制与案例实用大全 2001 年 2 企业信息化案例2002 年 3 电力企业单位内部流程管理与贯标执行示范手册 2007 年