浅谈电力企业科技档案管理.doc

1、浅谈电力企业科技档案管理摘要：电力企业科技档案的计划管理、课题管理、及成果管理是紧密结合的，是实现科技档案管理工作的标准、规范，积极开发利用科技档案资源，充分发挥其在科技创新方面的作用。本文对科技档案管理进行了讨论。 关键词：电力企业；科技档案管理 中图分类号：TL372+.3 文献标识码：A 文章编号： 引言： 电力科技档案是科技档案的一个方面。它是电力建设事业在可研、规划、勘测、设计、施工、生产、管理及科研等活动中形成的归档保存的图纸、文字材料、计算材料、照片、录像、光盘等电力科技文件材料的总称。它是科技人员技术思想的一种存在形式,其间凝结了前人种种智慧和心血,包含着许多成功的经验和失败的

2、教训,记载着电力战线许多宝贵的信息。它不仅是工程竣工验收时交付使用的必备条件之一,更是今后工程管理、维修、扩建、续建、技改的主要依据。 1.科技档案的特点 1.1 专业性 科技档案形成于特定的专业技术领域，是相应的专业技术活动的记录和产物，因而在电力系统领域的科技、生产活动中形成的科技档案。也就集中地反映电力系统的科技内容及相关的科技方法和手段。 1.2 多样性 电力系统科技档案所记载的科技和生产活动专业多样形式复杂，这就客观地要求电力企业必须适应科技内容和手段的多样性。 1.3 成套性 电力企业任何科技、生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的比如一个工程项目的设计和施工围绕

3、一个工程项目形成了一系列相关的科技文件记载和反映了该项目的全部过程和成果构成了一个反映该项目全部活动的文件整体。 2.正确认识电力科技档案管理 电力科技档案作为电力科学技术的载体,为使其能在生产建设中发挥巨大的作用,产生最好的经济效益,档案管理人员为之付出了全部的管理劳动。决不能仅仅认为是抄抄写写、装装钉钉,将科技文件材料转化为卷册形态的简单劳动。长期以来广大档案工作者与科技人员“同甘共苦” 、“唇齿相依”无论是在电力科技文件材料的收集、分类、立卷、编目、保管、利用还是图纸复制、计算机检索等现代化管理手段或是进行著录标引、各种检索工具的编制、各种专题的编研过程中,档案人员都倾注了大量的心血。电

4、力科技档案中不仅凝结着科技人员的劳动,也凝结着档案人员的劳动。这两种劳动统一于科技档案及其管理的全过程,它们是密不可分的。 2.1 电力科技档案管理为电力科技档案提供了安全可靠的保障 国家、省市重点建设项目的电力工程技术档案是国家的宝贵财富,是推动科技成果迅速转化为现实生产力的重要信息资源,需要长期或永久保存。档案人员为了保证它们的安全,延长它们的寿命,采取了一系列保护措施;将库房安排在办公大楼的中间层;安装空调、配备去湿机、加湿机、温湿度计,有效控制库房的温湿度;定期用吸尘器除尘,保持库房清洁;每年更换防虫药,防霉驱虫;挂上双重黑色窗帘防光;严格履行库房管理、借阅制度;安装气体灭火消防报警系

5、统,防火、防人为破坏;及时修补破损档案、底图、地形图。只有在一丝不苟、持之以恒地做好这些工作的基础上,才保证了档案的完整与安全,保证了档案的有效利用。 2.2 管理使科技档案具备了更好的可读性 一堆堆杂乱无章,参差不齐的图纸、资料,经过档案人员那双神奇的手,就被组成棱角分明的卷、册、袋、盒。每个保管单位内部都是一组具有有机联系、排列有序的科技文件材料;每个保管单位都有基本统一的几何尺寸与规定;每个保管单位都必须能够长久保存,如此等等。这些劳动不仅方便了档案管理,延长了档案的寿命,更方便了科技人员、用户的借阅、利用,其结果使电力科技档案更具有可读性。 2.3 管理大大节省了科技人员的劳动时间和精

6、力消耗 管理方便了利用,管理就是效益。我们知道,任何一项科技成果的取得,都是在借鉴、利用前人成果的基础上有所突破、有所创新。每当工程技术人员承接了一项新的工作任务时,往往会首先考虑借鉴、利用已往的技术档案。 2.4 管理使电力科技档案具备了科学的可检索性。为便于查找,档案系统条目与卷内目录对应编码、代号一致。 3.电力企业科技档案管理的措施 3.1 掌握现代化管理技能，提高综合素质 档案材料的形成，即从文件的起草、修改、删减到定稿打印、阅、整理、归档以前都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集档案管理数字化、信息化是信息

7、社会对档案工作的要求也是档案工作的发展方向。所以档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量。为了使档案管理人员能够适应档案管理工作的需要充分发挥档案工作人员的积极主动性、创造性，努力提高档案管理人员的知识水平和管理能力。档案管理工作者要结合自已的岗位工作边学习边操作在提高业务素质的同时，特别注重计算机知识、信息文化的学习掌握努力使自己成为具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。 3.2 加强档案编研工作，发挥档案的基础作用 档案部门应始终坚持以人为本，服务基层为宗旨。积极创造条件，改进服务方式，以适应市场的需要。方便档案的利用者，建立功能健全的检索工具，实现计算机检索、配置照相机

8、、摄影服务等。为利用者从各角度查询档案提供准确迅速的服务，开展电话查询、信息函查等服务项目。此外，为了满足众多利用者的各种要求，有选择地加强档案编研工作，先从档案汇编入手，它涉及面广，内容集中，利用起来较方便，在一定程度上能缓解供求矛盾。企业档案只有搞好开发利用，为企业取得明显经济效益，才能充满生机和活力。如：送变电档案室，增强服务意识，编制了总目录、案卷分类目录、专题目录、底图目录、声像档案目录、照片档案目录、实物档案目录、全引目录、档号、文号对照表等。 3.3 注重科技档案的利用 科技档案应由过去单一的保管向有利于利用的方向发展，提供利用才是科技档案工作的目的，充分发挥其在维护企业的合法权

9、益和提供优质服务等方面的作用。科技档案的利用一般比较简单，主要表现在三方面。一是起凭证作用。一般需要提供档案中的合同、协议。在法制化日趋完善的今天，档案以其权威性对其提供的证据作用已引起公众重视。二是通过规范、详实的科技档案利用，使相关工程项目提前竣工投产、设备维修提前使用。一般需要提供的是档案中的设备资料。三是工程设计中重复利用科技档案，既节省设计工作量，而且经重复利用的图纸是经实践考验过的，设计质量又有保证，它在提高科技档案利用率的同时，也大大提高了工程设计的效率，节约了工程设计的人力、物力的投入。针对这三方面的利用，档案工作人员可根据已往经验结合其实际情况，采取有利于利用，又不与档案法律

10、法规相违背的最好方式提供服务。 3.4 加强科技档案的保管，维护科技档案的究整与安全 对收集来的科技挡案一定要采取必要的措施，维护其完整、准确、系统和安全。科技档案的保管工作要立足“以防为主、防治结合，加强重点、照顾一般，立足长远、保诞眼前“的原则，做到四不，即不散不使档案分散)、不乱(不使档案互相混乱)、不丢(档案不丢失不泄密)、不坏(不使档案遭到损坏)。具体要做好以下几个方面工作：防止档案的损坏。要了解和掌握档案损坏的原因和规律，通过经常性的具体工作，采取专门的有的放矢的技术措施和方法，最大限度地消除各种可能损坏档案的不利因素的影响，从而把档案的自然损坏率降低和控制在最小范围内，延长档案的

11、寿命。档案保管工作不仅要防止档案的自然损坏，而且还要从根本上采取更积极的措施，尽可能最大限度地延长档案的寿命，或者说，尽可能延长档案被自然损坏的时间。 3.5 加强培训，不断提高档案管理人员的整体素质 科技档案工作涉及面广，科技含量高，科技档案管理人员思想、业务素质的高低是科技档案工作档案否发挥作用的重要因素。科技档案管理人员必须树立兢兢业业、无私奉献的敬业精神，必须不断学习档案管理知识和其他科技知识，掌握计算枧等现代化管理手段。 4.结语 总之，科技档案管理作为科技工作的一项重要基础性工作内容，在服务科技创新、服务经济社会发展等领域发挥着越来越重要的作用。只有加强电力科技档案管理的制度化建设，才能从根本上加强科技档案的管理和利用工作。 参考文献： 1 韩晓霞，关于电力企业科技档案管理与利用探讨. 科技创新与应用. 2012 .6 2 胡 兰，刍议电力企业科技档案管理之效益 . 档案学研究2011. 11