网络环境下民生档案资源开发利用方式探析.doc

1、1网络环境下民生档案资源开发利用方式探析摘要：随着计算机技术、信息技术的发展和应用，在网络环境下档案信息资源的开发利用越来越受到各级各类档案部门的重视。区县档案馆如何采取有效的方式，对民生档案资源进行多途径、多角度开发利用，提供高效、便捷的利用服务，共享民生档案信息资源。本文结合工作实际，以北京市平谷区档案馆为例，介绍了网络环境下民生档案资源开发利用的方式。 关键词：网络环境民生档案资源开发利用 数字时代的到来，档案部门必须顺应时代的潮流转变观念，强化网络环境下档案信息服务意识。在做好传统档案资源开发利用的同时，积极发挥主观能动性，充分利用网络、网站和档案信息数据库等优势，加强网络环境下档案信

2、息资源的开发利用，实现档案信息资源共建共享。真正做到鼠标一点，应有尽有。笔者结合北京市平谷区档案馆工作实际，对网络环境下区县档案馆档案资源的开发利用方式进行了初步探讨，提出了网络环境下档案资源开发利用的四种方式。 一、构建网络环境下“虚拟档案查询室” ，提供便捷、多方位的利用服务 （一）构建“虚拟档案查询室” ，提供高效的利用服务档案利用者总是希望在最短的时间内搜到满足需求的信息，解决实际问题。数字时代，在最短时间内找到最全面，最准确档案信息的需求，变为可能，建立高2效的档案查询系统，能够节省利用者时间，提高工作效率。 信息社会、网络时代给档案工作带来了极大的挑战，同时也创造了前所未有的机会。

3、档案利用服务也由手工检索、人工服务向计算机检索、网络服务转变。网络预约查档、网络利用咨询服务、开放档案网络检索等等新型的利用方式层出不穷，给档案利用服务注入了新的活力和提供了极大的便利。而民生档案涉及到百姓的切身利益，大多为不开放档案，按传统的思维定式，不开放档案不能上网，不能实现网上查询检索。为更好地利用民生档案服务社会，服务群众，适应网络时代，信息技术环境的利用需要，民生档案资源的服务工作需打破原有的思维定式，依靠传统模式，充分利用信息时代的优势，建立“虚拟档案查询室” ，提供网络环境下高效全面的利用服务。建立虚拟档案查询室的前提是，区县档案馆应深入挖掘现有馆（室）藏各类民生档案资源，摸清

4、档案家底，将馆藏民生档案资源充分挖掘编目、分类整合，建立全文数据库和文件级目录数据库，为虚拟查询室做好物质准备工作。北京市平谷区档案馆根据多年的利用实践，将馆藏利用率较高的房产档案、招工档案、知青档案、独生子女档案、婚姻档案、退伍军人档案全部全文数字化，形成专门的民生档案数据库，并编制平谷区档案馆民生档案查阅服务指南 ，为利用服务打好坚实的基础。在数字化先行的基础上，充分利用网络，建立“虚拟档案查询室” ，超前策划服务项目，定向提供专题服务，由坐等式查询服务向主动服务、推销式服务转变。 （二）构建“虚拟档案查询室” ，提供全面的利用服务 构建“虚拟档案查询室” ，开展网上利用咨询、网上预约查档

5、、民生3档案查阅服务指南、开放档案全文查询等多种途径、形式的利用服务，为利用者提供全方位的利用服务工作。将馆藏民生档案目录和镇、村级室藏民生档案目录整合，逐步建立起由档案馆和各单位档案室共同构成的区、乡、村三级虚拟档案信息查询中心。这三个层次的民生档案目录数据可以共享，并且全部整合到“虚拟档案查询室” ，实现“鼠标一点，应有尽有” 。通过分布式管理形成平谷区档案信息查询网，为社会、百姓提供高效优质的利用服务。 （三）构建“虚拟档案查询室” ，提供“傻瓜式”查询服务 网络环境下，档案利用者总是希望通过简便的途径在浩如烟海的档案信息资源找到满足自己需要的信息，希望检索界面友好，能够容易获取档案信息

6、资源。利用者习惯于被动地接受先进技术，档案部门要针对公众利用需求的特点，了解利用者面向网络档案信息资源时的需求特点、利用心理，帮助利用者克服畏惧、茫然等消极心理因素，通过专门的设计，使档案查询就像使用傻瓜相机一样便捷，使用这个系统查询就像用笔一样容易，甚至比用笔还要便利，专门为百姓提供傻瓜式的查询服务，并通过网络检索到自己所需要的档案信息。利用者才会从排斥到接受，从被动参与者变为主动参与者，甚至成为主动建设者。以平谷区档案馆为例，自主研发了“平谷农村档案资源共享服务平台” 。把涉农政策、政府公开信息、已公开的档案目录和部分原文全部整合，打造“一站式”农村档案信息资源共享和服务平台，为社会提供全

7、方位的档案信息服务。将整合好的各类农村档案资源数据库上传农村档案资源共享服务平台，为农业、农村和农民提供民生档案信息服务创造条件，并逐步达到由档4案信息交流向相关新农村建设各方面信息交流的发展，最终实现农业档案信息资源社会共享，形成平谷区档案信息查询网的子网农村民生档案信息查询网。使村民不出村，即可将各种档案一“网”查尽。 二、构建网络环境下“档案网络直通车” ，提供及时便捷的利用服务 信息时代，人们对各种信息的需求呈增长趋势，对档案信息的需求也不例外，而且人们利用的档案不再仅限于亲自查档，更多的是希望实现网络一站式查档。区县档案馆如何适应利用的需求，提供贴心的利用服务，已成为档案馆亟待深入研

8、究的问题。构建档案直通车，不失为网络环境下一种很好的利用方式。 （一）构建地域档案网络直通车，提供及时的利用服务 建立区、镇、村三级档案联合网络，构建区域档案直通车，共享档案信息资源，为本区域提供全方位的利用服务。也可利用手机网络、有线电视网络，借助其他部门在社区和农村已经建立好的各种网络平台，上载与农民息息相关的档案内容，开发档案信息，提供多方位、多角度的档案利用，建立起方便人民群众的档案利用体系。 （二）构建区县档案网络直通车，提供便捷的利用服务 与有关区县档案馆之间实现民生档案信息数据库共建共享，搭建区县档案直通车。如平谷区档案馆保存的知青档案多为东城区的同志在平谷插队时的档案，利用者多

9、是先到东城区档案馆查阅，然后东城区档案馆的工作人员再告知来平谷档案馆查阅，路途遥远不说，而且查阅知青档案的利用者，现在年岁已大，行动不便。故此，平谷区档案馆可将已数字化的知青档案与东城档案馆共建共享，可大大提高档案利用效率，5极大方便百姓利用。 （三）构建省市档案网络直通车，提供多元化的利用服务 尝试性建立有历史渊源的跨省市档案直通车，共享档案信息资源。平谷区档案馆在这方面迈出了卓有成效的一步。2007 年为适应档案事业发展形势的需要，平谷区档案馆与三河市、兴隆县、蓟县档案馆建立了协作制度，利用毗邻优势，依托平三冀联合县、平密兴联合县的悠久历史，搭建起沟通情况、切磋工作、共享资源的平台。平谷区

10、档案馆与三河、蓟县、兴隆县、石家庄市档案馆馆藏相关的档案资料整合共享，弥补了馆藏空白。平谷档案馆将每年的北京档案杂志分送给三河、蓟县、兴隆档案馆，互相学习先进的管理、指导等工作经验。 三、构建新型农村档案利用网络，提供亲民贴心的利用服务 充分利用现有的网络技术，依托农村各种网络，针对农民利用需求特点，构建农村档案利用网络，为农业、农村、农民提供更加贴心的利用服务。构建农村档案利用网络，可以通过以下途径：一是以各区县档案信息网为依托，建立农业农村档案信息网络服务平台，制作农业农村档案信息网页，充实丰富网页内容，为农业、农村和农民提供档案信息服务创造条件，逐步达到由档案信息交流向相关新农村建设各方

11、面信息交流发展，最终实现农业档案信息资源社会共享。二是依托“平谷区农村档案资源共享平台” ，探索并逐步建立农业科技成果转化和推广信息平台，城乡一体化的劳动力供求信息平台和涉农信息需求平台，实现网上检索和利用，使村民不出村即可将各种档案一“网”查尽。三是建立农业、农村、农民建档用档指导平台，以区档案局为主，与涉农部门相结6合的建档用档服务指导体系。主要负责指导做好涉农部门和农村、农户的档案立卷、整理和目录录入、档案信息电子化的开发利用工作，重点是引导农民客观识档、规范建档和有效用档。通过网络视频指导的形式，开展网上业务指导工作，极大方便了村级档案建档工作。要充分运用我国目前正在推进的电信、计算机

12、、电视“三网融合”这一机遇，把已上和可上计算机网络的档案信息，向手机、电视等媒体扩展，更大限度地实现档案远程服务，让群众成为最大受益者。在农村档案利用网络中，设立本地区特色档案样板村板块，形成具有平谷本土特色的农村档案利用网络，为农村提供切实可行的利用服务。 （一）构建特色农业科技档案样板村，为农民增收致富服务 村级档案中保留和记载了非常丰富详实的农业科技信息，网络环境下开发利用好这些档案信息，能够有效地促进农业科技创新和推广，提升果品、蔬菜、畜牧养殖的农业标准化生产水平和品质，从而实现农民的增收致富。 例如：平谷是全国大桃之乡，果品生产是平谷山区农民的主要收入来源。在区档案部门的指导下，镇罗

13、营镇北四道岭村成为农业科技档案规范化管理村。2010 年，利用村档案室保存的农业标准化基地材料和果品生产中形成的灌溉、施肥、梳理、温度控制等信息记录，与沃尔玛公司达成了协议，建立了农超对接鲜桃种植基地，日供沃尔玛超市鲜桃 24吨，带动 300 户桃农增收。 （二）构建特色民俗档案样板村，为农村旅游富民服务 结合地域特点，依托特色农业资源，在网络上宣传丰富的农村档案7资源，为农村富民服务。依托平谷丰富的旅游资源，推广建立民俗旅游接待户家庭档案，收集整理有关旅游接待方面的照片、实物等材料，进行展览，在各种媒体、网络上进行宣传，吸引游客，为农村旅游富民服务。以黄松峪乡的雕窝市级民俗旅游村为例，档案部

14、门对其村的 30 余家民俗旅游接待户进行家庭建档，并将这些家庭档案进行拍照，经过对照片的筛选、标注后，通过区信息中心将部分照片上传到雕窝民俗旅游网上进行宣传，受到广大民俗户的好评。 （三）构建新型农村档案样板村，为新农村建设服务 区县档案部门通过加强对村级档案利用服务的引导力度，协助行政村做好档案开发利用工作。通过利用档案资料、开展网络档案编研、网络档案展览等形式，为新农村建设各项事业服务，在服务中发挥农村档案资源的价值。 例如，平谷区南定福村是北京市新农村建设试点村，档案局指导村档案室收集了大量的新旧村貌、基础设施、经济建设、获得荣誉、历届领导班子成员、村史和农民生活水平变化等方面的文字、照

15、片、影像及实物等档案资料。在区档案部门的协助下，利用这些档案资料，举办了一期“南定福村发展变化成果展览” 。并在平谷档案信息网、平谷政务网上展出，通过回顾新农村建设前后的巨大变化，从而珍惜现在来之不易的幸福生活，使广大村民，特别是年轻人深受教育，收到了较好效果。 此外，随着大众档案意识的提高和档案开放力度的加大，档案馆可以和图书馆、博物馆一样，成为人们的休闲场所。而节假日读书、学习已经成为当今社会的一种新的健康地流行时尚。档案馆可以利用档案文8化的博大精深与档案展览，为百姓提供网络环境下的休闲文娱服务。平谷区档案馆在这方面进行了大胆的尝试。一是依托档案信息网、政府政务网等开设“档海淘宝” 、网

16、上展览等专栏，深入挖掘、展现档案的内容，将档案的视听魅力、视觉魅力、地域魅力等多样魅力尽情展现在百姓面前。二是对档案信息进行深入研究、综合加工、深度开发，主动为各方面提供经过提炼的、深层次、高质量的档案信息编研产品，在网络上展示。真正把“死档案”变成“活信息” 。档案上网后，人们只要坐在办公室或家里，点击鼠标就知悉馆藏档案信息，这种档案信息与用户直接见面的形式，就如同人们到超市购买商品，可以直观地了解产品的性能、质量，从而激起人们的购买欲。同样道理，让“档案商品”展示在用户面前，才能提高人们对档案的利用欲，不断增加档案用户，扩大档案信息的社会利用面。可以使百姓在休闲中陶冶情操，提高修养，使档案

17、工作在构建和谐社会中发挥积极作用。 以上几种网络环境下档案资源开发利用的方式，还有很多不成熟的地方。如：网络安全问题，如何维护网络的安全性问题也日益突出，并且已成为限制其发展的最大障碍。病毒、网上黑客的攻击、网上窃听与篡改等无时无刻地侵犯着网络的安全，尽管有防火墙、身份验证等有效的安全防范措施来进行防范，却也难以阻挡众多的网上非法侵袭行为。加强网络的安全防范措施是实现档案信息数字化利用道路中的棘手课题。此外还有建立“虚拟档案查询室”工作自身的复杂性和乡村档案工作人员的技术素质不高等因素，这些问题有待进一步解决。共享的目录信息既包括可公开的目录信息，也包括保密的目录信息，这就涉及到目录数9据如何

18、传输才能确保安全的问题。我们必须勇于探索，积极进取，应用现代化技术，使档案利用工作主动适应社会发展的需求，更大范围地为社会提供利用，更好地为公众服务。 参考文献： 1许兆来.变革恒久应对恒艰-对档案资源整合的思考J.北京档案，2007（03）. 2胡小琳，薛匡勇.论档案资源的社会共享J.上海档案，2003（05）. 3文俊雄.关于档案目录中心建设的几点思考J.档案学研究，1992（02）. 4欧平.农村档案资源体系构建模式J.中国档案， 2012（10）. 5杨中营.关于建立北京市农村档案资源共享管理平台的探讨J.北京档案，2010（01）. 6杨红.农村档案资源共享工程的传播渠道的共建途径J.中国档案，2010（02）. 作者单位：北京市平谷区档案馆