文件横向运动与档案利用的关系辨析.doc

1、1文件横向运动与档案利用的关系辨析摘 要：苏州大学吴品才教授首创的文件纵横运动论以独特的视角剖析了文件运动规律，对文件运动理论的发展具有重大的意义。但是其中横向运动理论部分与档案利用的关系尚有待商榷。本文将就文件横向运动与档案利用的关系进行辨析，提出笔者的一些看法，希望各位老师予以指正。 关键词：文件横向运动；档案利用 Abstract：The records vertical and horizontal motion model which created by Professor Wu Pincai of Soochow University analyzes the records m

2、otion theory on a unique perspective. It is of great significance to the development of records motion theory. However， the relationship between the horizontal motion model and records utilization is still vague and this paper will analyzes this relationship，puts forward some opinions about myself.

3、It will be better if teachers could give the criticisms. Keywords：Lateral movement；Records utilization；Wu Pincai 吴品才教授在文件纵横运动论专著中提出：“所谓文件横向运动，就是指文件在横跨两个先后开展的不同的且又相关的社会实践活动间所能发生的运动情形，具体表现为：出于 A 活动开展需要而形成的文2件（现行、半现行或非现行均可）同时又能在 B 活动的开展中呈现出现行价值，即 A 活动的文件同时又能推动 B 活动的开展，成为 B 活动的现行文件，这样的文件我们就说它不仅拥有纵向运动，而且

4、还拥有横向运动。 ”1 而天津师范大学的祝庆轩在文件横向运动的内涵研究一文中则指出，吴品才教授对文件横向运动的定义“不能全面、严谨地揭示出文件横向运动内涵的全貌，易于将此概念与文件利用概念相混淆” ，因此将这一定义补充修正为：“文件在横跨两个先后开展的、不同的且又相关的社会实践活动间忠实执行文件形成意图所直接发挥现行价值的运动情形。 ”2这一概念的内涵包括三个方面：第一，它说明文件横向运动是由社会活动的复杂性和关联性决定的，即 A 活动和 B 活动之间必须存在一定程度的关联性；第二，它强调了“文件横向运动中的忠实执行性” ，即 A 活动中的文件内容，在相关联的 B 活动中，必须得到严格的执行；

5、第三，它突出了“文件横向运动中的直接推动性” ，即 A 活动的文件内容对 B 活动的开展具有直接的指导和推动作用，而非间接的。 笔者认为，祝庆轩对文件横向运动概念的补充修正相对吴品才教授的定义而言更加全面和完善，这一概念突出了文件横向运动的特殊性，也反映出了文件横向运动与档案利用之间的差异。文件横向运动与档案利用不是包含与被包含的关系，二者在内涵和外延上既有交叉和重叠，又有不同。文件横向运动中的很大一部分是档案利用活动的一种特殊形式，同时，它也有与档案利用的不同之处。具体来说，就是只有当 A 活动的文件尚未归档，即还在现行期时被具有关联性的 B 活动所使用，并3对 B 活动的开展具有直接的指导

6、和推动作用时，才是不属于档案利用活动的文件横向运动。比如，用同样的图纸同时在不同厂家生产同样的产品。在其他情况下，文件横向运动都应被视为档案利用活动的一种特殊情况。 1 文件横向运动与档案利用的区别 第一，文件横向运动与档案利用的区别首先表现在文件发生运动所依赖的社会实践活动之间是否具有相关性。社会实践活动是复杂多样的，在不同时间、空间所开展的活动之间，可能具有一定程度的相互关联性，也可能毫不相关。而对文件横向运动来讲，两个先后开展的活动之间必须具有一定程度的关联性，是其能够成为文件横向运动的决定因素。也就是说，文件横向运动不可能在两个先后发生的、但是毫无关联社会实践活动之间产生。在 A 活动

7、中产生的文件，往往会以其形成时的思想、目的或意图去指导 B 活动的开展。但是档案利用则未必如此。档案利用活动既可以在相互关联的两个活动中开展，又可以发生在两个并无本质关联的社会实践活动中。被利用的档案与其最初形成时所包含的思想意图目的往往并不一致，一份已形成的档案在其后的利用活动中通常会对利用主体发挥参考作用。 比如，某市初中组织学生参加档案馆举办的历史档案展览活动，并要求学生在参观之后上交一份观后感。其中一名学生就被展示的中英南京条约写了一篇观后感。但是，在这项社会实践活动中，文件并未发生文件横向运动，而只是单纯的档案利用活动。原因在于签订南京条约并履行条约内容这项活动，与写观后感这项活动之

8、间并无关联，4这份档案利用的目的，不是要重现当年南京条约的签订过程或者重新履行这份不平等条约的内容。在这个过程中，这份历史档案中英南京条约被该学生利用，发挥了其情报价值，对该学生写观后感而言起到了参考作用，对学校而言，也起到了教育学生铭记历史、勿忘国耻的作用。 第二，文件横向运动与档案利用的区别也表现在文件在后发生的社会实践活动中，是否呈现出现行价值。文件横向运动是横跨两个相互关联的社会实践活动的运动。不仅如此，在横跨两个社会实践活动时，在先发生的社会活动 A 中产生的半现行和非现行文件在后发生的社会活动B 中须发挥现行价值，且“将文件原形成者赋予它的意图、目的、思想如实地应用于活动 B 中，

9、推动活动 B 继续发展” 。在这一过程中，A 活动中的文件再次运动至现行期，发挥现行价值。 曼努艾尔巴斯克斯教授认为：“现行期是文件用作指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具，或从一般意义上说，为完成其内容规定的任务或其为之而形成的目标而发挥作用的阶段。 ”3比如，在古代建筑的修复活动中，过去的建筑图纸是必不可少的指导工具。这份历史档案建筑图纸重新进入现行期，为完成修复古代建筑，完全而忠实地还原古代建筑的原貌这一目的，成为“用作指挥、命令、批准、允许和传递信息的工具”发挥着现行价值。即在这项活动中，建筑图纸横跨了两个相互关联的社会实践活动，且在后发生的古代建筑修复活动中，将建筑图纸的意图、目的

10、和思想如实地、没有任何改动地应用于其中，并贯穿于修复活动始终。因此，在这个例子当中，建筑图纸这份历史档案5产生了横向运动。 此外，A 活动中的文件能够用于推动 B 活动的开展，成为 B 活动开展的依据，并不意味着此时文件就发生了横向运动。笔者借用吴教授所举的例子来说明这一情况。如， “人事档案虽是当事人过去各种情况（出生年月、政治面貌、受教育程度、工作经历、管理能力、技能水平和奖惩等）的真实反映，是真实的历史记录，但却是干部任免、就业聘用和各种评聘的重要依据” 。在这个例子当中，人事档案是在 A 活动中产生的，而干部任免则是相对应的 B 活动。显然，在这项 B活动中，A 活动所产生的档案“能够

11、用于推动 B 活动的开展” ，并且成为“B 活动开展的依据之一” ，但这显然是一种没有发生文件横向运动的档案利用活动，在 B 活动中，用人单位从档案中获取所需要的内容信息，被利用的档案只是发挥了情报价值和凭证价值而非现行价值，因此它不属于文件的横向运动。 第三，文件横向运动与档案利用的区别还表现在 A 活动中产生的文件，在 B 活动中是否没有更改且对 B 活动具有直接指导作用。无论是文件的横向运动，还是纯粹的档案利用活动，这份在 A 活动中产生的文件，对 B 活动的开展都会起到一定的指导作用。而文件横向运动区别于档案利用活动的特殊性就在于，A 活动中所产生的这份文件，对 B 活动的指导作用必须

12、是直接的，并且，这份文件在指导 B 活动的开展和延续中不可被更改。也就是说，针对在两个活动中都被使用的这份文件而言，后发生的 B 活动实质上应当是先发生的 A 活动的复制或者延续，这应当作为判断文件是否产生横向运动的重要依据之一。事实上，一旦 A 活动中产生的文件在 B 活动开展前根据 B 活动的需要被修改，则指导 B 活动开展6和延续的文件就变成了新产生修改后的文件，而不是原来的文件了。在这种情况下，就只能说文件被利用，而不能说是文件发生了横向运动。 比如，某电器公司 2011 年生产了一种空调，在生产活动结束之后，空调的设计图纸被归档。2013 年，该公司想要在当初生产的这种空调的基础上进

13、行改良生产新产品，于是将原先的设计图纸根据新需要进行更改，并根据新的图纸进行新产品的生产活动。在这种情况下，原先的设计图纸在新的生产活动中，只起到了参考作用，发挥了其作为档案的情报价值，而用于指导新产品生产的是修改后的设计图纸，因而只属于档案利用活动，不属于文件横向运动。 再比如，某公司根据当代服装复古的流行趋势，将其上世纪 30 年代老上海时期的服装设计图纸再利用，并完全按照当时的设计进行服装生产，在这个过程中，没有对当时的设计进行任何改动。在这种情况下，新展开的服装生产活动实际上是在未被改动的原先图纸的直接指导下开展的，实质上是对之前活动产品的完全复制。因而，在这一活动中，当初被归档的档案

14、重新进入现行期发挥现行价值，直接指导相关联的新活动的开展，并忠实地重现了当时的目的和意图。因而，这份横跨两个相关联且前后相继的社会活动的设计图纸，发生了横向运动。 第四，在笔者看来，文件尚未归档，还不属于档案范畴时，其横向运动是唯一不属于档案利用活动的横向运动。由于其尚不属于档案范畴，故其不可能产生档案利用活动。但是，这份文件依然可以在横跨两个先后开展的、不同的且又相关的社会实践活动间严格地执行该文件的现行价值。 7比如某作家创作一部剧本，并由电视台拍摄成电视连续剧。在该电视剧播放过程中，某网络广播剧社在取得作家和电视台的授权之后，又将剧本制作成广播剧。在这一活动中，剧本作为现行文件，指导两项

15、先后开展的、不同的且又相互关联的社会实践活动，并在两项实践活动中，都体现了剧本的现行价值，如实地反映了剧本内容。因此，这项活动能够成为不属于档案利用活动的文件横向运动。 2 文件横向运动与档案利用的相同点 档案利用，是档案利用者通过工作系统查找、利用档案信息，满足其利用需求的行为过程，也是档案信息资源潜在的利用价值得以实现的过程。利用者利用档案是为了研究或解决问题，以达到某种目的。同时，文件发生横向运动时，B 活动也利用了 A 活动中文件的信息，实现了文件价值，并达到了指导 B 活动开展的目的。总结起来，笔者认为，档案利用与文件横向运动具有以下两个共同点。 第一，文件横向运动与档案利用活动都产

16、生于社会实践活动中，并横跨了两个先后开展的社会实践活动。文件横向运动的突破性意义就在于，它跳出了传统的以时间维度为导向的文件纵向运动的思维惯式，转而研究文件在空间领域的运动。使得档案研究的着眼点从某一项社会活动的始终发展到复杂多样的社会活动整体。其整个运动过程，都根植于社会实践活动。同样，档案利用活动也依赖于社会实践活动而产生，没有社会实践活动，档案利用活动也就不复存在。只有利用者在某项社会实践活动中利用档案信息，档案利用活动才能开展。 第二，在文件横向运动与档案利用活动中，先发生的 A 活动中产生8的文件，在后发生的 B 活动中都能起到参考作用。在笔者上文所举的例子当中，除了文件尚未归档、还

17、不属于档案范畴时的横向运动之外，A 活动中产生的文件在归档后，被 B 活动所利用，在这一行为中，A 活动中的文件用以达到指导 B 活动的开展，解决 B 活动中的问题，推动 B 活动的顺利进行的目的。这一行为既发生了文件横向运动，又属于档案利用活动。因此，除不属于档案范畴的文件的横向运动之外，其余文件的横向运动均应属于档案利用活动中的一种特殊情况。 文件运动就其本质来说是文件价值的运动，其中文件纵向运动集中明显地体现了文件运动的本质，因此，对文件运动的研究大都集中在文件纵向运动上。笔者认为，文件横向运动是文件运动理论研究中的一种新的视角，它打破了文件运动的单一的时间维度，转而研究空间维度上的文件

18、运动，对文件运动理论的发展具有很大的意义。但是文件横向运动的深入研究，不可回避的问题是它与档案利用的关系。因此，笔者通过对文件横向运动与档案利用活动进行对比研究，分析了二者之间的辩证关系，以期能够加深对文件横向运动理论的认识。囿于笔者的学识，这一分析尚有许多不足之处，权作抛砖引玉，期望更多学者参与讨论。 参考文献： 1吴品才.文件横向运动发生的条件J.中国档案.2003（7）：4042. 2祝庆轩，桑毓域.文件横向运动的内涵研究J.档案管理，2012（4）：1920. 3（阿根廷）曼努艾尔巴斯克斯著，何嘉荪译.现行半现行9非现行概念的滥用J.浙江档案.1992（7）：11. （作者单位：天津师范大学 来稿日期：2013-12-04）