探讨如何加强科技档案管理之我见.doc

1、探讨如何加强科技档案管理之我见摘 要：本文对科技档案管理中目前存在着一些问题提出一些建议，仅供各界管理档案人员参考。 关键词：科技档案；管理；问题；对策 中图分类号：C93 文献标识码： A 一、科技档案管理工作中存在的问题 1、重管理文件收集，轻档案资源建设 科技档案作为一种信息资源，具有独特的应用价值，但必须通过应用开发才能实现。档案信息的完整、系统、准确是档案资源开发利用的基础。完整，要求归档文件材料要齐全、要成套。系统，要求所收集的反映科研活动过程的文件材料输入/输出因果清晰、层次分明，项目系统文件构成完整，整理有序。准确，要求文件材料必须客观反映科研活动的真实过程，保证项目的依据充分

2、、方法正确、试验科学、结论正确。归档技术文件的完整性主要落实在归档收集过程中，在以往的归档管理实践中，由于归档管理人员理工科和工程技术知识的欠缺以及对归档项目整体了解的不足，往往使其在归档中不能很好地把握归档文件的完整性，导致归档文件不少技术类文件有遗漏，最终导致所归档文件不能反映科研项目的技术全貌、进程，造成技术路线的不连续。 2、资金、人员短缺，工作举步维艰 科技档案的重要性大家都有所共识，然而面对快速发展的经济建设，较之其他立见成效的专业工作，科技档案管理工作只在潜移默化中。正因为如此，各级领导对其扶植程度也不尽相同。有的不能从人力和资金上给予有力地支持，致使科技档案管理工作相对薄弱，甚

3、至连起码的装具都无法配备，造成许多已整理完毕的重要档案只能存放在木质箱柜中，更不必提防火、防盗、防虫等保护措施。另外，从事科技档案管理工作的人员大多是兼职档案管理人员，不具备专业的档案管理知识，对档案业务不熟练，档案整理很不规范，造成科技档案建设工作缺乏秩序。 3、归档材料不全，质量不高 主要表现在：第一，对科技档案工作的重要性认识不足。一些科技人员只重视科技成果的投入及产出，而忽视科技成果研究过程中档案的收集和积累。由于档案意识薄弱，科技管理部门及科技人员认为只要把科研工作搞上去，档案管理显得无关紧要。缺乏归档、整理、保管意识，导致档案收集不全，这在客观上造成科技档案流失严重。第二，科技人员

4、对科研成果倍加珍爱，为方便今后深入研究查找需要，或对自己成果能否得到有效保护存在疑虑，部分科技人员不愿将科研档案材料全部交出。第三，部分科技人员将科研成果视为已有，人为地封锁关键性科研材料，造成科研材料归档不全或缺少核心材料，归档的科技档案质量不高。 二、实现科技档案现代化管理的建议 档案部门如何在科技创新，适应市场需求中求生存，求发展，实现档案管理现代化，有待档案工作者认真思考，勇于实践。在现代科技迅速发展的今天，科技档案馆不仅要适应经济和社会发展的需要，尽快地将科技成果档案转化成生产力，还要对馆藏科技成果档案做进一步的开发和利用。作为真实、完整、有效的档案信息资源，科技档案将对科学决策、资

5、源利用、产品的开发都有着积极作用。管好、用好科技档案是促进经济发展，提高经济效率的重要条件。充分发挥科技档案的作用，可创造经济价值、增加社会财富。 科技创新是我国档案现代化管理的最佳效果，应最大限度地开发档案信息资源为社会各界服务。在市场经济发展过程中，档案信息资源开发利用工作必须与市场经济相适应，为经济建设服务。在这种情况下，作为存史和储存档案信息资料的基地以及社会各方面利用档案信息的中心，档案管理部门必须更新观念，大力改进和积极创新档案管理和利用方法，尽可能地使用现代科学技术，有力地促进档案信息资源的开发利用，不断提高科研档案的利用价值。为此，必须做好以下几个方面的工作。 1、更新观念，强

6、化服务。有效地开发利用档案信息资源，必须转变观念。转变观念要突破自我封闭，因循守旧，安于现状的旧观念。只有确立开发观念，主动服务观念，法制观念，档案工作者才能在档案信息资源开发利用工作中发挥出应有的作用。档案工作者只有从封闭走向开放，主动融入社会，把握社会利用档案需求，才能增强应变能力，有效地开发和传递档案信息。档案工作者要以市场需求为导向，要树立与市场经济相适应的新观念，提高档案服务意识，做好科技档案信息资源开发利用工作直接有效地为科技部门提供服务。只有这样，才能在市场经济条件下，适应档案工作的发展需求。 变被动服务为主动服务。过去，档案部门一直采取被动式服务，使得档案信息资源没有得到很好的

7、开发利用。要改变这种局面，就要改变我们的行为方式，将观念彻底转变过来，从抓服务入手，变被动服务为主动服务。档案是重要的信息资源，档案工作者只有通过科学的管理、积极地开发，才能使档案发挥巨大的效能。主动服务就要求档案部门主动了解社会需求，从大量丰富馆藏档案信息中， 提供深层次的编研资料和高质量的科学检索工具，由封闭型转向开放型，以实现由机关转向为全社会服务；由单一型转向多样型，以实现馆藏结构合理，内容丰富，满足社会需求；由被动转向主动型，由坐、等、守摊变为主动热情提供利用，通过主动服务，不仅能使档案部门树立良好的形象，而且可以在提供服务的同时，使科技部门创造经济效益和社会效益。 2、加强管理，依

8、法治档。在市场经济复杂多变的情况下，搞好科技档案工作，使科技档案适应市场经济的发展需要，就必须认真贯彻档案法和档案法实施办法 ，必须要有适应科技档案管理工作需要的管理体制和完整的法规等制度，强化全民档案意识，依法治档，使档案管理工作在法制轨道上健康发展。随着市场经济的发展，拓宽了档案的形成领域，使科技档案及各项工作形成的档案数量相对增加，从而大大丰富了馆藏，促进档案工作的发展。然而，有些单位及个人单纯强调市场经济机制和经济效益，而忽视了维护档案的完整和安全。如有些部门为自已方便，对应归档材料不向档案部门移交，档案丢失损毁等现象时有发生。因此要深入贯彻执行档案法 ，健全档案执法监督机制，使档案工

9、作做到有法必依、执法必严、违法必究，用法律手段对上述现象加以监督和惩办，以强有力的手段，确保档案收集、整理、保管的完整性，切实做好科技档案管理工作。 3、加大力度，务实宣传。科技档案是科学技术储备的一种形式，这种科技资源储备为科技人员吸取前人成功经验及失败教训提供有价值的科学参考。科学技术就是在这种科技资源储备不断丰富的基础上不断发展的。做好科技档案工作不仅是法律赋予的责任和义务，同时也是科技工作发展的内在需要。切实做好科技档案工作，有赖于科技工作管理部门各级领导，科技档案管理部门和科技工作人员对科技档案工作重要性的认识和提高。我们应当大力宣传科技档案成果转化服务于社会经济建设和社会发展，提高

10、我国综合国力的意义，使大家认识到科技档案是科技人员劳动和智慧的结晶，对其后科技工作有着重要的查考、借鉴、启发价值。科技人员注重档案的收集与整理，可为今后项目研究设计、工作思路、技术路线准备资料，为项目工作的纵深研究创造基础条件。只有通过对科技档案成果的开发和利用，才能实现科技档案的真正价值。只有档案健全、完整，才能更好地开发、利用，为经济建设服务。完整可靠的档案材料是科技工作乃至统筹管理工作顺利进行的必不可少的保证，在科技活动中形成的大量档案材料的价值也越来越为世人所认识。因此，只有在加工、提炼档案材料的基础上，才能最大限度地节省人力、物力、财力，更快地发展经济。 4、采用现代化手段，实现规范

11、管理。科技档案管理现代化是科技档案管理规范化的重要手段，科技档案规范化管理必须依靠现代化管理手段。所以，档案人员应主动用现代管理知识武装自已，不断优化自身的知识结构，提高自己的能力和综合素质，以适应信息社会对档案管理人员的要求。档案工作者要增强紧迫感、使命感和责任感，学习新知识、新技能、新办法，丰富自己的专业知识和相关科学知识，成为一专多能的“通用型”人才，做好科技档案开发利用工作，为经济建设服务。 参考文献： 1 沈丽华. 发挥科技档案信息在科研课题研究中的作用J.科技档案，2007. 2 廖忠. 论企业档案信息资源的开发利用J. 航空档案，2003. 3 陈兆祦，等档案管理学基础M.北京：中国人民大学出版社，2005.