委婉语在外贸英语函电中功能分析.doc

1、委婉语在外贸英语函电中功能分析摘 要：随着国际贸易的迅猛发展，外贸英语函电在国际商务活动沟通中十分重要。外贸英语函电在传达信息时，委婉语的功能不容忽视。有时甚至决定商务活动表达成败与否。 关键词：委婉语；商务函电；运用 中图分类号：H0 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）36-0312-02 委婉语在外贸英语电往来中起着十分重要的作用，在函电中尽量使用委婉语，避免使用命令的语气，这样才能留住客户，拓展业务关系。函电的语言要得体，以免伤害他人，要尊重对方的意见，即使对方的建议有些不切实际或者无礼之处，回信仍要保持冷静，语气委婉。对方表达反驳或者不同意时尽量要用婉转的言辞，尽

2、量减少对别人的贬低，尽量增加对别人的赞杨，尽量减少对自己的肯定，尽量增大和别人的共同点。因此，本文将从委婉语的角度，通过实际工作中的调查与研究，以及相关书籍的查阅，分析与客户在商务函电往来中应该注意的问题，为日后的工作奠定良好的基础。 1.委婉语语言得体，给人留下好的印象 写信函就是把要说的话写下来，给指定的对象（客户）看，因而，写信函语言要朴实、自然，语言要亲切、得体，要把自己想法真实地传达给对方。外贸函电是一种应用文体，它是国际商务活动中书面交流主要手段之一。规范得体的商务信函、文件不仅展示出一个人的语言应用能力，更体现他所服务的企业或机构的形象。在正常的业务开展中，因为各个主体之间的平等

3、关系，多使用委婉的表达方法， ，既尊重了自己，也尊重了他人。 2.委婉语语气委婉，有利于开拓业务关系 在拓展业务关系中，一封高质量的外贸英语函电扮演这十分重要的角色，一封语言简练，表义清楚，语气委婉的的函电，马上可以拉近双方之间的距离，将准客户变成新客户，将新客户变成老客户。 3.委婉语体现出良好的个人素质 高质量的外贸英语函电是个人道德素养和职业素养的体现，多体谅对方，站在对方的角度思考问题，多使用委婉语，可得到对方尊重与体谅，同时也体现了自己为人诚恳，宽容待人的良好品质。 4.委婉语在处理赔偿事宜上，委婉语是语言的润滑剂 在办理赔偿事宜时，由于双方都十分着急，容易造成不愉快，伤害双方之间的

4、业务关系，但是如果能多使用一些委婉语，可能能使对方态度变得友善起来，使赔偿事宜能得到相对快速的解决。 5.委婉语简练直白，直奔主题 客户每天可能会收到上百封的外贸函电，如果函电写得过于冗长，会增加客户的阅读量，甚至有直接被扔进垃圾箱的可能，所以在函电的第一段，写一至两句问候性的语言即可，避免冗长。第二段即可书写本次函电的主题，语言应该尽量简练直白，避免过于华丽，用常见的单词 ，避免生僻或者拼写复杂的单词 。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。如将 In order to assist you in promoting sales at the initial stag

5、e，they are free of charge 改为 They are free to assist your initial stage promoting sales，更加符合英语的语言使用习惯，并且减少了字数，降低了客户的阅读量，也降低了自己的工作强度，提高了工作的效率 6.委婉语语言委婉，避免生硬 在国际贸易的过程中，每个个体都是平等的，函电的书写应本着平等协商的精神，不要使用命令式的语气书写，多使用疑问句和条件句会使自己的语言更加委婉，更加礼貌。试比较：We need your latest price list as soon as possible 和 we will app

6、reciate it if you can sent us the latest price list as soon as possible，显然第二句写得更加委婉礼貌。再比较 We need your copy of catalogue for gloves with details of your price and terms of payment 和 Will you please sent us a copy of your catalogue for gloves，with details of your price and the terms of payment？第二句使用了

7、疑问句，语气更加恳切。避免直接使用否定句，造成双方直接的尴尬，有时客户喜欢直接将价格杀到报价的一般，如果你直接表示 your offer is totally unacceptable.会使交易的双方陷入尴尬，不利于交易的继续进行，但是如果你委婉的说，I am afraid that we can not accept your price .就显得委婉的多，而且给双方留有回旋的余地。在函电中，应尽量使用被动语态，可以淡化出错的主体，给对方保留面子，语气委婉的被动句是首选。You made a terrible mistake in your letter of credit 和 A mikt

8、ake was made in your letter of credit，第二句淡化了出错的主体，避免使对方难堪，使双方的业务关系不会受到破坏。 7.委婉语索赔和理赔时要谅解对方 在国际贸易中比较常见的是买方向卖房提出索赔，如发错货物，货物的质量品质与销售合同不符，货物与样品不一致，数量短缺，逾期发货等。通常，买方在验收货物时发现有问题，应首先明确责任，如果确实需要向卖房索赔，写信是应注意语气，保持平和冷静，不要盛气凌人，否则不利于问题的解决。如将 It is your mistake that the quality of these materials is certainly much

9、 below that of the sample you sent to us 换成 We are both surprised and disappointed to find that the quality of these materials is certainly much below that of the sample you sent to us .就显得语气委婉，没有直接指出出错的主体，有利于问题的解决。拒绝对方请求时要婉转。 委婉语在商务函电中的作用是不容忽视的。一封语言委婉的书信，清晰的文字表达，能给对方留下好印象，对方会觉得你是一个能与他人合作，能体谅对方和非常专业

10、的人，从而很乐意与你展开合作，进而带来无限的商机。另外，商务英语函电的写作，在遵循语言委婉的同时，也要讲求语言简洁，表达清楚。进而能在对外贸易活动每一个环节上，尽可能的为双方节约时间，以提高在商务交往中的效率。写作商务函电最直接的目的就是进行有效的沟通和交流，简洁的表达与委婉的语言的都是最重要的。由此可见，学习在商务英语函电中如何正确的、恰当的使用委婉语是多么的重要。 参考文献： 1 孟建国.网络环境下口译课程焦虑模态研究J.新疆师范大学学报，2012， （3）：81-86. 2 孟建国.解读汉代语言胎教理论J.新疆师范大学学报，2005， （3）：109-112. 3 孟建国.委婉语翻译的过

11、程探析J. 华中农业大学学报，2010， （3）：132-136. 4 孟建国.英语广告的语篇功能及其翻译特点分析J.河北大学学报：哲社版，2009， （4）. 5 孟建国.英语双及物构式的语义理据与 ICMJ.西南民族大学学报，2010， （4）：238-242. 6 孟建国.翻译学中的语境与语篇分析J. 语言与翻译，2005， （1）：78-82. 7 孟建国.英文双及物构式的语义理据与理想认知模式J. 西安外国语大学学报，2011， （2）. 8 孟建国.高职外语类“工学结合”课程改革与 ESP 课程建设研究J.新疆职业教育研究，2004， （4）. 9 孟建国.高职高专教材建设应注重经典理论凸现及特质延伸J.浙江艺术职业学院学报，2010， （4）：96-101. 10 陈小燕.水电财务管理与服务刍议J.经济研究导刊，2012， （27）. 11 孟建国.外贸英语函电M.杭州：浙江大学出版社，2009：9. 12 孟建国.外贸函电：双语M.北京：中国财政经济出版社，2011：9. 责任编辑 魏 杰